Zitting van 27 februari 2023
2023KM01 CREAT AANKOOPCENTRALE - TOETREDING - GOEDKEURING
Met eenparigheid van stemmen goedgekeurd.
GRONDEN
Voorgeschiedenis / Feiten en context
De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 19 december 2022 het budget van 2023 vastgesteld.
Dit jaar staan een aantal zeer belangrijke projecten op stapel, zoals de introductie Teams als communicatiemedium, de uitrol van Office 365 en vernieuwing van onze serverinfrastructuur. Deze projecten zijn dermate belangrijke en omvangrijke dat het hele ICT team hier in betrokken moet zijn. Zij vormen immers de basis van onze ICT landschap voor de komende jaren.
Om een aantal van deze projecten, opgenomen in het meerjarenplan, op te zetten en tot een goed einde te brengen, is het belangrijk dat er voldoende expertise wordt ingezet. Op sommige gebieden is deze expertise niet vanzelfsprekend en wordt daarom beroep gedaan op een externe dienstverlening die, samen met het gemeentebestuur, ons organisatiebeleid verder kan professionaliseren. De raamcontracten van CREAT bieden hier een meerwaarde.
Juridische gronden
Dit besluit is gebaseerd op volgende wettelijke en reglementaire bepalingen:
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
Inspraak en advies
Advies dienst aankoop en overheidsopdrachten: gunstig
Bijlagen
1) Toetredingsmodaliteiten
2) Statuten TMVS
3) Toetreding nieuwe CREAT klant
MOTIVERING
Argumentatie
ICT Noden
Momenteel is de mankracht van het ICT team beperkt tot 4,4 VTE’s. Dit heeft een aantal gevolgen om de uitdagingen hierboven beschreven het hoofd te kunnen bieden.
1) Wij hebben nood aan betrouwbare partners die ons in de belangrijkste domeinen effectief ondersteunen. Zo kunnen wij rekenen op een zeer vruchtbare samenwerking met een aantal bedrijven en instellingen die ons vakkundig adviseren en ondersteunen bij de uitbouw van onze infrastructuur en de beveiliging ervan.
2) Onze partners beschikken bovendien bij voorkeur over een grondige kennis inzake overheidsopdrachten zodat zij op dat vlak eveneens ondersteuning en advies kunnen verlenen.
3) Om de continuïteit van onze dienstverlening te garanderen moeten wij ernaar streven voor te bouwen op bestaande (en bewezen) oplossingen en technologieën eerder dan telkens het roer volledig om te gooien en met een nieuwe technologie van nul onze diensten terug op te bouwen. Daarom gaat onze voorkeur naar partners die goed vertrouwd zijn met onze situatie, ons ICT landschap en onze noden en wensen. Het is aangewezen dat onze partners oplossingen kunnen bieden gebaseerd op componenten van zogenaamde “A-merken” wat niet alleen garant staat voor uniform en kwaliteitsvol materiaal maar ook betekent dat wij gedurende voldoende lange termijn van technische ondersteuning genieten en in geval van reparaties de nodige wisselstukken beschikbaar zijn.
4) Gezien de beperkte mankracht van ons team beschikken wij over onvoldoende diepgaande kennis en tijd om een uitgebreid bestek op te stellen en nadien de aangeleverde offertes op deskundige wijze te beoordelen. Dit houdt het risico in dat wij in dat geval gedwongen zouden kunnen zijn tot samenwerking met een partner die een minder kwaliteitsvolle en vooral minder veilige oplossing aanbiedt, maar die wel als “beste” uit de gunningsprocedure komt. CREAT heeft deze expertise en mankracht wel en bereikt met haar aankoopcentrale kwalitatieve partners.
Conclusie ICT-dienst
CREAT biedt een overeenkomst aan voor “Ondersteuning voor uw ICT hardware” waarvan we kunnen afnemen voor de levering van onze server infrastructuur, waarvan de waarde al snel oploopt tot € 500.000. De technologieën aangeboden binnen dit contract kunnen een oplossing bieden op maat van onze noden en wensen die steunen op zeer specifieke en veilige technologie.
De extra kosten die verbonden zijn aan de toetreding tot de aankoopcentrale worden ruimschoots gecompenseerd door het vermijden van tijdsverlies en arbeidskosten die met een volledig gunningsproces zouden gepaard gaan en door de schaalvoordelen van de aankoopcentrale.
Noden dienst facility
Vanuit de dienst facility binnen het departement ruimte is er interesse om via deze aankoopcentrale in te stappen in de overeenkomst ‘Persoonlijke beschermingsmiddelen en bedrijfskledij’. Hiervoor heeft CREAT een raamovereenkomst die ons prijs/kwaliteit de nodige garanties biedt. Vanuit financieel oogpunt is instappen via CREAT in dit dossier de beste keuze. Omwille van de schaalgrootte bij CREAT zullen we financieel zeker goedkoper uitkomen t.o.v. het opzetten van een overheidsopdracht in eigen beheer.
Er loopt bij CREAT ook een overeenkomst ‘Koffieautomaten met bijhorende verbruiksproducten’. Als we toetreden tot de aankoopcentrale bestaat de optie om ook in te stappen in deze overeenkomst. Deze optie vereist verder nader onderzoek om te kunnen beoordelen of instappen in dit dossier de beste keuze is voor onze organisatie.
Via CREAT hebben we toegang tot een zeer uitgebreid aanbod van overeenkomsten waarbij we beschikken over productinformatie en prijzen. Die informatie kan zeer interessant zijn om een vergelijking te maken met procedures in eigen beheer of via een andere weg.
Financiële weerslag
Bij toetreding tot de aankoopcentrale CREAT zal OCMW Mol gevraagd worden een eenmalige aankoop van aandelen te doen. Voor het OCMW wordt de aankoop van een vaste hoeveelheid van 5 aandelen gevraagd. Voor het OCMW betekent dit een kostprijs van € 5.000.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het budget van 2023, op budgetcode 28110000/003000 – Actie 8/1/2.
De facturatie van aankopen via de aankoopcentrale CREAT gebeurt steeds vanuit TMVS.
BESLUIT
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met de toetreding van OCMW Mol tot CREAT aankoopcentrale – TMVS, volgens de modaliteiten vastgelegd in de statuten van TMVS en volgens het toetredingsdossier dat als bijlage aan dit besluit wordt toegevoegd.
Artikel 2
De heer Andreas Verbeke wordt voorgedragen als lid voor de Algemene vergadering van TMVS.
De heer Hans De Groof wordt voorgedragen als plaatsvervanger voor de Algemene vergadering van TMVS.
Artikel 3
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist de éénmalige aankoop van aandelen ten bedrage van € 5.000,00 te doen.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het budget van 2023, op budgetcode 28110000/003000 – actie 8/1/2.
Artikel 4
Een voor eensluidend verklaard afschrift van dit toetredingsbesluit wordt overgemaakt aan CREAT - TMVS.
Artikel 5
Het vast bureau wordt gelast met de uitvoering van dit besluit door afroepen van de raamcontracten van CREAT te gunnen.
Beroepsmogelijkheden Tegen deze beslissing kan binnen 30 dagen na de bekendmaking een klacht worden ingediend bij de toezichthoudende overheid via het digitaal klachtenformulier op https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/digitaal-klachtenformulier ofwel via aangetekende zending naar Agentschap Binnenlands Bestuur, VAC Herman Teirlinck Brussel, Thurn & Taxis-site, Havenlaan 88 bus 70, 1000 Brussel ofwel via afgifte tegen ontvangstbewijs op het adres Agentschap Binnenlands Bestuur, VAC Herman Teirlinck Brussel, Thurn & Taxis-site, Havenlaan 88 bus 70, 1000 Brussel. Deze beslissing kan tevens het voorwerp uitmaken van een verzoek tot nietigverklaring en/of schorsing, eventueel bij uiterst dringende noodzakelijkheid, bij de Raad van State (afdeling bestuursrechtspraak) Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. Het verzoekschrift daartoe moet aan deze instantie ofwel worden verzonden bij een per post aangetekend schrijven, ofwel wordt dit ingediend volgens de elektronische procedure (zie daarvoor de rubriek ‘e-procedure’ op de website van de Raad van State - http://www.raadvst-consetat.be). Het beroep moet binnen een termijn van 60 dagen na de bekendmaking, betekening of kennisname van deze beslissing worden ingediend. Het verzoek tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid moet ingediend worden binnen de termijn bepaald door de rechtspraak van de Raad van State op straffe van onontvankelijkheid. Het beroep dient te beantwoorden aan de vormvoorschriften en termijnen van het Besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. |