Zitting van 24 juni 2024
ORGANISATIEBEHEERSING- JAARLIJKSE RAPPORTERING - KENNISNAME
Met eenparigheid van stemmen goedgekeurd.
GRONDEN
Voorgeschiedenis / Feiten en context
Tijdens de periode mei-december 2014 voerden de gemeente en het OCMW een zelfevaluatie uit op basis van de leidraad organisatiebeheersing die Audit Vlaanderen hanteert bij organisatie-audits. Audit Vlaanderen voerde een audit na zelfevaluatie uit in de periode januari-maart 2015. In deze audit werd de kwaliteit van de zelfevaluatie en een aantal specifieke aangelegenheden zoals het verankeren van het organisatiebeheersingssysteem, de organisatiestructuur, de monitoring, de evaluatie van de decretale graden, en de financieel onderbouwde kostenanalyses onderzocht. De aanbevelingen werden in mei 2015 gecommuniceerd via het Auditrapport van Audit Vlaanderen.
De actieplannen, gekoppeld aan deze aanbevelingen werden opgenomen in de budgetten van 2016, 2017 en 2018 van beide organisaties. De rapporteringen maakten deel uit van de jaarlijkse rekening, voorgelegd aan de gemeente- en de OCMW-raad.
Het managementteam van de gemeente Mol en het stuurcomité algemeen beleid voerden in het voorjaar van 2017 opnieuw een zelfevaluatie uit. Op basis van deze zelfevaluatie werden de actieplannen voor 2017, 2018 en 2019 geformuleerd. In 2022 vond opnieuw een organisatiebrede zelfevaluatie plaats om de meest risicovolle processen voor de organisatie te detecteren. Daarnaast, wordt in de organisatie op permanente basis gewerkt aan het verbeteren van processen.
Juridische gronden
Artikels 217, 218, 219, 220, 221 en 222 van het Decreet Lokaal Bestuur.
De algemeen directeur delegeerde aan de strategische coördinator bij besluit van 14-06-2022 zijn bevoegdheden om jaarlijks te rapporteren over de stand van zaken met betrekking tot organisatiebeheersing aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. De delegatie houdt eveneens in dat de strategisch coördinator in overleg met het managementteam het algemene kader van organisatiebeheersing vaststelt, alsook voor de organisatie van de cyclus van zelfevaluatie en verbeteracties verantwoordelijk is.
Inspraak en advies
Het thema organisatiebeheersing, het kader en de stand van zaken werden besproken op de gemeenteraadscommissies van 03-02-2020, 01-03-2021 en 16-05-2022.
Bijlage
1) Presentatie
MOTIVERING
Argumentatie
In de zelfevaluatie selecteerde het managementteam 2 clusters van vastgestelde risico's.
1. De organisatie kent de processen niet die het meest kritiek zijn voor het bereiken van haar doelstellingen. Het uitwerken van processen gebeurt ongecoördineerd en versnipperd waardoor er energie verloren gaat. De organisatie komt in de problemen bij het onverwacht en langdurig uitvallen van medewerkers in sleutelprocessen.
2. De continuïteit van de interne dienstverlening kan niet altijd worden gegarandeerd bij langdurig afwezige sleutelfiguren. Bepaalde knelpunten zijn moeilijk invulbaar.
Om deze risico's op een duurzame manier aan te pakken besloot het managementteam een top-down en bottom-up aanpak te hanteren. Dit betekent:
- De macroprocessen van de organisatie in kaart brengen.
- De processen die het meest kritisch zijn, prioritair aanpakken.
- In kader van reorganisatie processen in kaart brengen, en eventueel herformuleren.
Daarnaast, wordt in de organisatie op permanente basis gewerkt aan het verbeteren van processen.
Financiële weerslag
Dit besluit heeft geen financiële weerslag voor het gemeentebestuur.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad neemt kennis van de rapportering 2024 over organisatiebeheersing.
Beroepsmogelijkheden Tegen deze beslissing kan binnen 30 dagen na de bekendmaking een klacht worden ingediend bij de toezichthoudende overheid via het digitaal klachtenformulier op https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/digitaal-klachtenformulier ofwel via aangetekende zending naar Agentschap Binnenlands Bestuur, VAC Herman Teirlinck Brussel, Thurn & Taxis-site, Havenlaan 88 bus 70, 1000 Brussel ofwel via afgifte tegen ontvangstbewijs op het adres Agentschap Binnenlands Bestuur, VAC Herman Teirlinck Brussel, Thurn & Taxis-site, Havenlaan 88 bus 70, 1000 Brussel. Deze beslissing kan tevens het voorwerp uitmaken van een verzoek tot nietigverklaring en/of schorsing, eventueel bij uiterst dringende noodzakelijkheid, bij de Raad van State (afdeling bestuursrechtspraak) Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. Het verzoekschrift daartoe moet aan deze instantie ofwel worden verzonden bij een per post aangetekend schrijven, ofwel wordt dit ingediend volgens de elektronische procedure (zie daarvoor de rubriek ‘e-procedure’ op de website van de Raad van State - http://www.raadvst-consetat.be). Het beroep moet binnen een termijn van 60 dagen na de bekendmaking, betekening of kennisname van deze beslissing worden ingediend. Het verzoek tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid moet ingediend worden binnen de termijn bepaald door de rechtspraak van de Raad van State op straffe van onontvankelijkheid. Het beroep dient te beantwoorden aan de vormvoorschriften en termijnen van het Besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. |