Zitting van 25 maart 2024
PROTOCOL VOOR DE WEDERZIJDSE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS TUSSEN HET AGENTSCHAP BINNENLANDS BESTUUR, HET AGENTSCHAP WONEN IN VLAANDEREN, DE GEMEENTE MOL EN HET OCMW MOL - VERKLARING VOOR AKKOORD - GOEDKEURING
GRONDEN
Voorgeschiedenis / Feiten en context
Voor het beheer van de opvangplaatsen van tijdelijke ontheemden uit Oekraïne werken gemeente en OCMW (verplicht) met de Vlaamse Huisvestingstool samen. In deze tool worden persoonsgegevens verwerkt, voornamelijk adresgegevens van de locaties waar tijdelijk ontheemden worden opgevangen, contactgegevens van de aanbieder van de locaties en gegevens van de coördinator.
Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en Wonen in Vlaanderen (W-Vl) hebben als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (“GEB” of data protection impact assessment “DPIA”) laten uitvoeren. Rekening houdend met de persoonsgegevens die verwerkt worden in de tool, was een protocol noodzakelijk tussen deze partijen en het lokaal bestuur om conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit protocol voor de wederzijdse elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen het Vlaams gewest (in casu de agentschappen ABB en Wonen in Vlaanderen), gemeenten en OCMW’s in het kader van de Vlaamse Huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen werd afgesloten op 31 januari 2024. Het protocol treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf het begin van de subsidiëring van de opvangplaatsen voor Oekraïense ontheemden op 14 maart 2022.
In het protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de wederzijdse elektronische mededeling van de persoonsgegevens, bestaande uit twee gegevensstromen (Gegevensstroom 1 en 2) tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur, uiteengezet. Gegevensstroom 1 betreft de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit de tool naar het lokaal bestuur. Deze gegevens zijn afkomstig via de aanmeldingen op het portaal van de tool. Gegevensstroom 2 betreft de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit het lokaal bestuur naar de tool.
ABB vraagt nu aan de lokale besturen om een verklaring voor akkoord bij het protocol van 31 januari 2024 goed te keuren en te ondertekenen waarbij de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken Vlaams gewest (in casu de agentschappen ABB en Wonen in Vlaanderen) en gemeente en OCMW Mol als aparte rechtspersonen akkoord gaan met de inhoud van het protocol. De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken verbinden er zich toe het lokaal bestuur op de hoogte te stellen van elke wijziging aan het protocol en hiervoor een nieuwe verklaring voor akkoord voor te leggen.
Alle partijen, dus ook gemeente en OCMW Mol, publiceren het protocol in zijn geheel op hun website.
Juridische gronden
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Protocol van 31 januari 2024 voor de wederzijdse elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen het Vlaams gewest (in casu de agentschappen ABB en Wonen in Vlaanderen), gemeenten en OCMW’s in het kader van de Vlaamse Huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen.
Voorstel van verklaring voor akkoord bij dit protocol.
Inspraak en advies
De Data Protection Officer (DPO) van gemeente en OCMW Mol gaf positief advies.
Bijlagen
1) Protocol van 31 januari 2024 voor de wederzijdse elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen het Agentschap Binnenlands Bestuur, het Agentschap Wonen in Vlaanderen, steden/gemeenten en OCMW’s in het kader van de Vlaamse Huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen.
2) Verklaring voor akkoord
3) Positief advies DPO
MOTIVERING
Argumentatie
De verklaring voor akkoord met de inhoud van het protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van 31-01-2024 tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur in het kader van de Vlaamse Huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen, dient goedgekeurd en ondertekend te worden om gebruik te kunnen maken van de Vlaamse Huisvestignstool.
Het protocol voldoet aan alle eisen zoals gesteld in art. 8 §1 van het egovdecreet. Het protocol voorziet daarenboven in een set van degelijke afspraken waarbinnen een veilige en correcte gegevensdeling kan gebeuren.
Financiële weerslag
Dit besluit heeft geen financiële weerslag voor het gemeentebestuur.
BESLUIT
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de bij dit agendapunt gevoegde verklaring goed met de inhoud van het protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van 31-01-2024 tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur in het kader van de Vlaamse Huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen.
Artikel 2
Het protocol en de verklaring voor akkoord worden integraal gepubliceerd op de website van het lokaal bestuur Mol.
Beroepsmogelijkheden Tegen deze beslissing kan binnen 30 dagen na de bekendmaking een klacht worden ingediend bij de toezichthoudende overheid via het digitaal klachtenformulier op https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/digitaal-klachtenformulier ofwel via aangetekende zending naar Agentschap Binnenlands Bestuur, VAC Herman Teirlinck Brussel, Thurn & Taxis-site, Havenlaan 88 bus 70, 1000 Brussel ofwel via afgifte tegen ontvangstbewijs op het adres Agentschap Binnenlands Bestuur, VAC Herman Teirlinck Brussel, Thurn & Taxis-site, Havenlaan 88 bus 70, 1000 Brussel. Deze beslissing kan tevens het voorwerp uitmaken van een verzoek tot nietigverklaring en/of schorsing, eventueel bij uiterst dringende noodzakelijkheid, bij de Raad van State (afdeling bestuursrechtspraak) Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. Het verzoekschrift daartoe moet aan deze instantie ofwel worden verzonden bij een per post aangetekend schrijven, ofwel wordt dit ingediend volgens de elektronische procedure (zie daarvoor de rubriek ‘e-procedure’ op de website van de Raad van State - http://www.raadvst-consetat.be). Het beroep moet binnen een termijn van 60 dagen na de bekendmaking, betekening of kennisname van deze beslissing worden ingediend. Het verzoek tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid moet ingediend worden binnen de termijn bepaald door de rechtspraak van de Raad van State op straffe van onontvankelijkheid. Het beroep dient te beantwoorden aan de vormvoorschriften en termijnen van het Besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. |