Zitting van 27 juni 2022

NOTULEN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN - 30 MEI 2022 - GOEDKEURING

GRONDEN

Voorgeschiedenis / Feiten en context

De raad voor maatschappelijk welzijn vergaderde in zitting van 30 mei 2022.

De notulen van deze raad werden in Meeting.mobile gekoppeld als bijlage aan dit agendapunt.

Juridische gronden

Artikel 34 § 1 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn - goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019 - bepaalt dat de notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

Behalve in spoedeisende gevallen, worden de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen ter beschikking worden gesteld.

Artikel 33 § 1 van het huishoudelijk reglement bepaalt dat de notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn alle besproken onderwerpen vermelden in chronologische volgorde, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen.

Bijlagen

1. Notulen raad voor maatschappelijk welzijn 30 mei 2022

MOTIVERING

Argumentatie

Het is verplicht dat de notulen van de vorige raad voor maatschappelijk welzijn worden goedgekeurd op de eerstvolgende zitting.

Financiële weerslag

Dit besluit heeft geen financiële weerslag voor het gemeentebestuur.

BESLUIT

Enig artikel

Zitting van 27 juni 2022

WELZIJNSZORG KEMPEN - JAARREKENING 2021 - KENNISNAME

GRONDEN

Voorgeschiedenis / Feiten en context

Jaarlijks stelt de Algemene Vergadering van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen  in de loop van het eerste semester van het boekjaar, dat volgt op het financiële boekjaar waarop de rekening betrekking heeft, de rekening vast.

Het besluit van de Algemene Vergadering en een afschrift van de jaarrekening van de Welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen wordt na de vaststelling  bezorgd aan de Raden voor Maatschappelijk Welzijn van de deelnemende OCMW’s.

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan binnen de 50 dagen na de overzending zijn advies ter kennis brengen van de toezichthoudende overheid.

Als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de toezichthoudende overheid binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, wordt hij geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht.

Als de toezichthoudende overheid geen besluit heeft verzonden over de goedkeuring van de jaarrekening binnen een termijn van honderdvijftig dagen, wordt ze geacht de jaarrekening goed te keuren. Die termijn gaat in op de dag nadat de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte gebracht heeft van de bekendmaking van de jaarrekening van de welzijnsvereniging, met toepassing van artikel 286, § 2, en de welzijnsvereniging de digitale rapportering erover aan de Vlaamse Regering heeft bezorgd.

Juridische gronden

Decreet Lokaal Bestuur dd. 22 december 2017 art. 490

Artikel 490 § 3 van dit decreet bepaalt: "De betrokken raden voor maatschappelijk welzijn kunnen advies uitbrengen over de jaarrekening van de welzijnsvereniging. Als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de toezichthoudende overheid binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, wordt hij geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht."

Besluit van 25 mei 2022 van de Algemene Vergadering welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen tot vaststelling van de rekening 2021.

Bijlagen

1) Jaarrekening 2021 van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen.

2) Besluit van de Algemene Vergadering van Welzijnszorg Kempen dd. 25 mei 2022.

MOTIVERING

Argumentatie

Welzijnszorg Kempen voldoet aan de voorwaarden van het financieel evenwicht.

De afspraken in kader van het MJP worden verder uitgewerkt.

Er dienen geen opmerkingen gemaakt te worden.

Financiële weerslag

Dit besluit heeft geen financiële weerslag voor het gemeentebestuur.

BESLUIT

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarrekening 2021 van de OCMW-vereniging Welzijnszorg Kempen.

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn heeft geen opmerkingen.

Artikel 3

Zitting van 27 juni 2022

SINT-JAN BERCHMANSCOLLEGE, JAKOB SMITSLAAN - VESTIGEN ERFDIENSTBAARHEID - GOEDKEURING

GRONDEN

Voorgeschiedenis / Feiten en context

Het Sint-Jan Berchmanscollege (SJB) is gelegen langs het Woonzorgcentrum Ten Hove (WZC). De scholieren die met de fiets naar school gaan, verlaten het SJB hoofdzakelijk via de Jakob Smitslaan. Dit geeft de nodige verkeersproblemen. Fietsers die woonachtig zijn ten noorden van SJB (richting Achterbos, Donk en Dessel) zouden vanaf de fietsenstallingen van SJB over de WZC-site naar de Rechtestraat en de Sint-Paulusstraat verbinding kunnen vinden. Hiervoor dient er een nieuw fietspad aangelegd te worden tussen de schoolsite en de openbare verharde weg op de WZC-site.

Om dit fietspad een permanent karakter te geven dient er een erfdienstbaarheid van doorgang gevestigd te worden.

Juridische gronden

Artikel 78, 11° van het decreet over het lokaal bestuur voor het OCMW.  De OCMW-raad is bevoegd voor de daden van beschikking met betrekking tot onroerende goederen van het OCMW.

Boek 3 goederenrecht van het nieuw Burgerlijk Wetboek, betreffende de bepalingen inzake erfpacht.

Inspraak en advies

Afdeling patrimonium & projecten: gunstig voor het vestigen van een erfpacht met het Sint-Jan Berchmanscollege voor een grondstrook gelegen in Mol, 4de afdeling, sectie F, nr. 315e, met een oppervlakte van 1a29ca.

Atlas-notarissen uit Mol stelde een ontwerpakte vestiging erfpacht op.

Het bodemattest van Ovam van 17 mei 2022 vermeldt: "Deze grond is niet opgenomen in het grondeninformatieregister."

Het Vast Bureau ging in zitting van 5 mei 2022 principieel akkoord met het vestigen van een erfpacht.

Bijlagen

1. Ovam bodemattest
2. Kadastrale legger
3. Ontwerpakte
4. Notarisbrief
5. VastBureau - Sint-Jan Berchmanscollege - vestigen erfdienstbaarheid
6. Opmetingsplan
7. Kadastraal plan

MOTIVERING

Argumentatie

De spreiding van het fietsverkeer voorkomt veel verkeersdruk en -conflicten op de Jakob Smitslaan.  De grondstrook waarop de fietspad wordt aangelegd is eigendom van het OCMW van Mol.  Het OCMW stelt deze grondstrook gratis ter beschikking van het Sint-Jan Berchmanscollege.  Het Sint-Jan Berchmanscollege organiseert en draagt alle kosten verbonden aan de vestiging van de erfpacht en de aanleg van de fietspad.

Financiële weerslag

Dit besluit heeft geen financiële weerslag voor het gemeentebestuur.  Alle kosten verbonden aan de vestiging van de erfpacht vallen ten laste van de erfpachter, het Sint-Jan Berchmanscollege uit Mol.

BESLUIT

Artikel 1

De OCMW-raad hecht goedkeuring aan het vestigen van een erfpacht met het Sint-Jan Berchmanscollege voor een strook grond, gelegen in Mol, 4de afdeling, sectie F, nr. 315e, met een oppervlakte van 1a29ca.  Deze grondstrook wordt kosteloos ter beschikking gesteld door het OCMW.

Artikel 2

De OCMW-raad hecht goedkeuring aan de voorwaarden opgenomen in de ontwerpakte opgesteld door Atlas-notarissen uit Mol.  De OCMW-raad keurt de ontwerpakte goed.

Artikel 3

Zitting van 27 juni 2022

TEN HOVE - AANPASSING PRIJZEN RESTAURANT EN CAFETARIA - GOEDKEURING

GRONDEN

Voorgeschiedenis / Feiten en context

Op 25 september 2013 keurde de OCMW-raad de huidige prijzen voor dranken en versnaperingen in het cafetaria Ten Hove goed.  De huidige prijzen voor warme maaltijden in het restaurant dateren vanaf de OCMW-raad van 29 april 2015.

Met de recente prijsstijgingen van allerhande goederen en diensten zijn de huidige prijzen in het cafetaria en het restaurant in Ten Hove niet langer houdbaar.

Er werd een prijsvoorstel uitgewerkt.

Juridische gronden

Artikelen 77 en 78 decreet lokaal bestuur.

Inspraak en advies

Advies seniorenraad over prijsvoorstel cafetaria Ten Hove van 15 april 2022: positief.

Advies seniorenraad over prijsvoorstel restaurant Ten Hove van 20 mei 2022: positief.

Bijlagen

1) prijsvoorstel

2) Adviezen seniorenraad dd.15 april en 20 mei 2022

MOTIVERING

Argumentatie

Het prijsvoorstel heeft rekening gehouden met de consumptieindex en volgende berekening:

consumptieindex april 2022: 120,09

laatste prijsstijging dateert van september 2015

consumptieindex september 2015: 101,15  stijging 18,7%

Rekening houdende met de stijging van de consumptieindex van 18,7% zijn de voorgestelde prijsverhogingen aanvaardbaar.

De  bedragen van deze tarieven worden voor de jaren 2023, 2024 en 2025, op 1 januari van elk kalenderjaar aangepast aan de schommelingen van de index  van de consumptieprijzen. Het geïndexeerd bedrag zal worden afgerond naar een veelvoud van 10 cent.

De aanpassingen en afrondingen gebeuren conform de volgende principes: geïndexeerd bedrag = R x I/i

waarbij:

R = tarief vastgesteld in artikel X

I = index van december van het aan het dienstjaar voorafgaand kalenderjaar

i = index van de maand april 2022

Aangepast bedrag = afgerond geïndexeerd bedrag waarbij:

- bedragen die eindigen op 1, 2, 3 of 4 eurocent worden afgerond naar het lagere veelvoud van 10 cent.

- bedragen die eindigen op 5, 6, 7, 8 of 9 eurocent worden afgerond naar het hogere veelvoud van 10 cent.

Financiële weerslag

BESLUIT

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het in bijlage gevoegde prijsvoorstel voor cafetaria en restaurant Ten Hove goed.

Artikel 2

De aangepaste prijzen kunnen ingaan vanaf 1 juli 2022.

Artikel 3

De  bedragen van deze tarieven worden voor de jaren 2023, 2024 en 2025, op 1 januari van elk kalenderjaar aangepast aan de schommelingen van de index van de consumptieprijzen. Het geïndexeerd bedrag zal worden afgerond naar een veelvoud van 10 cent.

De aanpassingen en afrondingen gebeuren conform de volgende principes: geïndexeerd bedrag = R x I/i

waarbij:

R = tarief vastgesteld in artikel 1

I = index van december van het aan het dienstjaar voorafgaand kalenderjaar

i = index van de maand april 2022

Aangepast bedrag = afgerond geïndexeerd bedrag waarbij:

- bedragen die eindigen op 1, 2, 3 of 4 eurocent worden afgerond naar het lagere veelvoud van 10 cent.

Zitting van 27 juni 2022

VOEDSEL FONDS VOOR EUROPESE STEUN AAN DE MEEST BEHOEFTIGEN - PARTNEROVEREENKOMST - GOEDKEURING

GRONDEN

Voorgeschiedenis / Feiten en context

Dankzij het Fonds voor Europese steun aan de meest behoeftigen (FEAD) ontvangt België via de Europese Unie middelen om voedselhulp en/of materiële steun aan te bieden aan deze personen. Met de steun van dit Fonds levert de POD Maatschappelijke Integratie jaarlijks aan ongeveer 358 OCMW's en 419 verenigingen - in samenwerking met de 9 voedselbanken van het land - producten die gratis verdeeld worden aan de meest behoeftigen in gans België. Deze materiële steun moet vergezeld zijn van maatregelen tot maatschappelijke integratie, meer bepaald diensten voor advies en bijstand die tot doel hebben om de persoon uit de armoede te helpen.

Meestal bestaat het aanbod uit rijst, spaghetti, melk, olie, confituur, maaltijden in blik, ...

Om aanspraak te kunnen maken op deze FEAD-middelen moet de vereniging in kwestie voldoen aan een aantal voorwaarden. In de eerste plaats door een partnerovereenkomst af te sluiten met het lokaal bestuur. Om in te tekenen voor de FEAD-voeding voor 2022-2023, kan dit aangevraagd worden tot 30 juni 2022.

In deze partnerovereenkomst wordt afgesproken dat OCMW Mol actief doorverwijst naar de verdeling van de FEAD - middelen. Volgens het reglement kan enkel het OCMW oordelen of iemand behoeftig is. Of iemand behoeftig is, wordt herleid tot het gegeven 'alle personen die onder de armoedegrens wonen'. Op basis van deze categorie moet elk OCMW en elke erkende partnerorganisatie een mechanisme op poten zetten dat toelaat te verifiëren of de eindontvangers wel degelijk onder deze categorie vallen. Dit mechanisme zal gecontroleerd worden tijdens eventuele controles.

Diverse controles met mogelijk sancties worden gepland. De controles hebben als doel na te gaan of alle bepalingen van dit reglement worden gerespecteerd. Ze dienen, onder andere, om na te gaan of de levering en afhaling van de levensmiddelen en hun transfer tussen de opeenvolgende betrokken partijen correct gebeuren.

Juridische gronden

Artikelen 77 en 78 Decreet Lokaal bestuur.

Bijlagen

1) Voorstel Actie Min samenwerkingsovereenkomst

2) FEAD reglement

MOTIVERING

Argumentatie

Actie Min Mol vraagt het afsluiten van een partnerovereenkomst. Na het afsluiten van deze kan Actie Min Mol aanspraak maken op de FEAD-middelen. Actie Min MOl heeft dit ook reeds gevraagd voor 2021-2022.Toen is afgesproken dat het lokaal bestuur het lopende project in Retie afwacht en dit opnieuw zou bespreken. De evaluatie in Retie is positief, bovendien heeft Actie Min Mol zelf de opslagplaats voor de goederen gezocht en gevonden.  

Financiële weerslag

Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het gemeentebestuur.

BESLUIT

Enig artikel

Zitting van 27 juni 2022

ORGANISATIEBEHEERSING -  JAARLIJKSE RAPPORTERING 2021 - KENNISNAME

GRONDEN

Voorgeschiedenis / Feiten en context

Tijdens de periode mei-december 2014 voerden de gemeente en het OCMW een zelfevaluatie uit op basis van de leidraad organisatiebeheersing die Audit Vlaanderen hanteert bij organisatie-audits. Audit Vlaanderen voerde een audit na zelfevaluatie uit in de periode januari-maart 2015. In deze  audit werd de kwaliteit van de zelfevaluatie en een aantal specifieke aangelegenheden zoals het verankeren van het organisatiebeheersingssysteem, de organisatiestructuur, de monitoring, de evaluatie van de decretale graden, en de financieel onderbouwde kostenanalyses onderzocht. De aanbevelingen werden in mei 2015 gecommuniceerd via het Auditrapport van Audit Vlaanderen.

De actieplannen, gekoppeld aan deze aanbevelingen werden opgenomen in de budgetten van 2016, 2017 en 2018 van beide organisaties. De rapporteringen maakten deel uit van de jaarlijkse rekening, voorgelegd aan de gemeente- en de OCMW-raad.

Het managementteam van de gemeente Mol en het stuurcomité algemeen beleid voerden in het voorjaar van 2017 opnieuw een zelfevaluatie uit. Op basis van deze zelfevaluatie werden de actieplannen voor 2017, 2018 en 2019 geformuleerd. De voor 2021 geplande zelfevaluatie werd omwille van de corona-epidemie verschoven naar 2022. 

Juridische gronden

Artikels 217, 218, 219, 220, 221 en 222 van het Decreet Lokaal Bestuur.

De algemeen directeur delegeerde aan de strategische coördinator bij besluit van 14-06-2022 zijn bevoegdheden om jaarlijks te rapporteren over de stand van zaken met betrekking tot organisatiebeheersing aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. De delegatie houdt eveneens in dat de strategisch coördinator in overleg met het managementteam het algemene kader van organisatiebeheersing vaststelt, alsook voor de organisatie van de cyclus van zelfevaluatie en verbeteracties verantwoordelijk is.

Inspraak en advies

Het thema organisatiebeheersing, het kader en de stand van zaken werden besproken op de gemeenteraadscommissies van 03 02 2020 en 01 03 2021 en 16 05 2022.

Bijlagen

1) presentatie

MOTIVERING

Argumentatie

Het managementteam selecteerde de volgende risico's die uit de zelfevaluatie naar voren kwamen:

1. Het eerste risico is een cluster van nauw bij elkaar aansluitende vaststellingen:  De organisatie kent de processen niet die het meest kritiek zijn voor het bereiken van haar doelstellingen. Het uitwerken van processen gebeurt ongecoördineerd en versnipperd waardoor er energie verloren gaat. De organisatie komt in de problemen bij het onverwacht en langdurig uitvallen van medewerkers in sleutelprocessen. 

2.De continuïteit van de interne dienstverlening kan niet altijd worden gegarandeerd bij langdurig afwezige sleutelfiguren. 

Financiële weerslag

Dit besluit heeft geen financiële weerslag voor het gemeentebestuur.

BESLUIT

Enig artikel

Zitting van 27 juni 2022

ORGANISATIEBEHEERSING - KADER - GOEDKEURING

GRONDEN

Voorgeschiedenis / Feiten en context

Zowel het voormalige gemeente- als OCMW-decreet voorzagen reeds de verplichting om over een organisatiebeheerssysteem te beschikken. In 2014 werd zowel voor het gemeentebestuur als voor het OCMW een kader voor het opzetten van een organisatiebeheerssysteem goedgekeurd door de respectievelijke raden. We leggen een vernieuwd kader voor organisatiebeheersing voor aan de gemeente- en OCMW-raad.

Zoals het decreet bestuur het voorschrijft, is het kadervoor het organisatiebeheerssysteem dat nu voorligt, vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. De opzet is om een helder,  werkbaar en gedragen organisatiebeheersingssysteem te ontwikkelen en duurzaam te verankeren in alle gelederen van de organisatie.

Tijdens de periode mei-december 2014 voerden de gemeente en het OCMW een zelfevaluatie uit op basis van de leidraad organisatiebeheersing die Audit Vlaanderen hanteert bij organisatie-audits. Audit Vlaanderen voerde een audit na zelfevaluatie uit in de periode januari-maart 2015. In deze  audit werd de kwaliteit van de zelfevaluatie en een aantal specifieke aangelegenheden zoals het verankeren van het organisatiebeheersingssysteem, de organisatiestructuur, de monitoring, de evaluatie van de decretale graden, en de financieel onderbouwde kostenanalyses onderzocht. De aanbevelingen werden in mei 2015 gecommuniceerd via het Auditrapport van Audit Vlaanderen.

De actieplannen, gekoppeld aan deze aanbevelingen werden opgenomen in de budgetten van 2016, 2017 en 2018 van beide organisaties. De rapporteringen maakten deel uit van de jaarlijkse rekening, voorgelegd aan de gemeente- en de OCMW-raad.

Het managementteam van de gemeente Mol en het stuurcomité algemeen beleid voerden in het voorjaar van 2017 opnieuw een zelfevaluatie uit. Op basis van deze zelfevaluatie werden de actieplannen voor 2017, 2018 en 2019 geformuleerd. In de periode 2020-2025 voorzien we eveneens in twee cycli van zelfevalutie met daaraan verbeteracties gekoppeld.

Juridische gronden

Artikels 217 t.e.m.222 van het Decreet Lokaal Bestuur.

De algemeen directeur delegeerde aan de strategische coördinator bij besluit van 14-06-2022 zijn bevoegdheden om jaarlijks te rapporteren over de stand van zaken met betrekking tot organisatiebeheersing aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. De delegatie houdt eveneens in dat de strategisch coördinator in overleg met het managementteam het algemene kader van organisatiebeheersing vaststelt, alsook voor de organisatie van de cyclus van zelfevaluatie en verbeteracties verantwoordelijk is.

Inspraak en advies

Het kader voor organisatiebeheersing werd voorgelegd aan de raadscommissie ondersteuning.

Bijlagen

1. Kader organisatiebeheersingssysteem gemeentebestuur Mol

MOTIVERING

Argumentatie

Het decreet lokaal bestuur verplicht de lokale besturen om over een systeem van organisatieheersing te beschikken, maar bepaalt niet op welke manier dit moet gebeuren. 

We leggen een vernieuwd kader voor organisatiebeheersing voor aan de gemeente- en OCMW-raad.

Zoals het decreet bestuur het voorschrijft, is het kadervoor het organisatiebeheerssysteem dat nu voorligt, vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. De opzet is om een helder,  werkbaar en gedragen organisatiebeheersingssysteem te ontwikkelen en duurzaam te verankeren in alle gelederen van de organisatie

Het kader voor organisatiebeheersing omvat informatie over: 

1. op basis van welk model(len) het gemeentebestuur werkt aan organisatiebeheersing;

2. met welke periodiciteit en op welke manier het gemeentebestuur wenst stil te staan bij haar eigen werking (werkwijze);

3. hoe de algemeen directeur rapporteert over organisatiebeheersing (opvolging en rapportering) 

Financiële weerslag

Dit besluit heeft geen financiële weerslag voor het gemeentebestuur.

BESLUIT

Enig artikel