Wim Caeyers Frederik Loy Lisette Heuvelmans Jan Vangheel Cindy Dexters Marc Sannen Lotte Vreys Nele Van Roey Lander Geyzen Greet Van Tiggelen Maria Belmans Hanne Paepen Hilde Valgaeren Koen Van Gompel Jens Timmermans Lieve Heurckmans Liesbet Lommelen Anneleen Dom Sofie Molenberghs Kris Paepen Wendy Soeffers Ward Buyens Ann Smeyers Maarten Van Camp Tomas Sergooris Hans De Groof Chris Xhenseval Emiel Ruts Laurens Moubax Sonja Smaers Paul Vanhoof Servais Verherstraeten Wim Caeyers Frederik Loy Lisette Heuvelmans Jan Vangheel Cindy Dexters Marc Sannen Lotte Vreys Nele Van Roey Lander Geyzen Greet Van Tiggelen Maria Belmans Hanne Paepen Hilde Valgaeren Koen Van Gompel Jens Timmermans Lieve Heurckmans Liesbet Lommelen Anneleen Dom Sofie Molenberghs Kris Paepen Wendy Soeffers Ward Buyens Ann Smeyers Maarten Van Camp Tomas Sergooris Hans De Groof Chris Xhenseval Emiel Ruts Sonja Smaers Paul Vanhoof Servais Verherstraeten Ward Buyens Jens Timmermans Sonja Smaers Greet Van Tiggelen Sofie Molenberghs Nele Van Roey Maarten Van Camp Ann Smeyers Hanne Paepen Wim Caeyers Jan Vangheel Hans De Groof Lotte Vreys Cindy Dexters Lieve Heurckmans Marc Sannen Servais Verherstraeten Paul Vanhoof Emiel Ruts Hilde Valgaeren Maria Belmans Lander Geyzen Chris Xhenseval Frederik Loy Wendy Soeffers Lisette Heuvelmans Liesbet Lommelen Koen Van Gompel Tomas Sergooris Kris Paepen Anneleen Dom aantal voorstanders: 31 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
BESLUIT
Artikel 1
De voorzitter verzoekt de raadsleden akkoord te gaan met de toevoeging en de behandeling van een agendapunt bij hoogdringendheid. Het agendapunt betreft 'OMG 2025/151 - zaak van de wegen - goedkeuring'.
Aan de stemming over de hoogdringendheid nemen 31 raadsleden deel.
Volgende raadsleden spreken zich uit over de hoogdringendheid en de behandeling van het agendapunt:
Wim Caeyers, Greet Van Tiggelen, Lotte Vreys, Hilde Valgaeren, Lieve Heurckmans, Hans De Groof, Frederik Loy, Wendy Soeffers, Servais Verherstraeten, Koen Van Gompel, Paul Vanhoof, Tomas Sergooris, Mia Belmans, Jan Vangheel, Hanne Paepen, Lander Geyzen, Anneleen Dom, Sofie Molenberghs, Maarten Van Camp, Chris Xhenseval, Nele Van Roey, Cindy Dexters, Ann Smeyers, Kris Paepen, Emiel Ruts, Ward Buyens, Jens Timmermans, Liesbet Lommelen, Marc Sannen, Sonja Smaers en Lizette Heuvelmans.
Artikel 2
De behandeling van het agendapunt 'OMG 2025/151 - zaak van de wegen - goedkeuring' wordt met eenparigheid van stemmen goedgekeurd.
Artikel 3
Het agendapunt wordt besproken als laatste punt van de agenda in de openbare zitting.
BESLUIT
Enig artikel
De notulen van de gemeenteraad van 26 mei 2025 worden goedgekeurd.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad neemt akte van de voordrachtsakte voor de politieraad in opvolging van Stef De Keyser:
- als kandidaat-effectief lid: Sonja Smaers
- als kandidaat-opvolger: Nele Van Roey
BESLUIT
Artikel 1
Het mandaat van Stef De Keyser (Vlaams Belang) als vertegenwoordiger namens de gemeente in de algemene vergadering en in de raad van bestuur van vzw EVA jeugd en sport Mol wordt beëindigd.
Artikel 2
Stijn Nijs (Vlaams Belang) wordt aangesteld als vertegenwoordiger namens de gemeente in de algemene vergadering en in de raad van bestuur van vzw EVA jeugd en sport Mol voor de resterende bestuursperiode 2025-2030.
Artikel 3
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit besluit en in het bijzonder het in kennis stellen daarvan aan vzw EVA jeugd en sport Mol.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad neemt volgende deontologische code voor gemeenteraadsleden aan:
INLEIDING
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn zijn zich bewust van hun belangrijke maatschappelijke rol. Luisterbereidheid, aanspreekbaarheid en dienstbaarheid van politici via rechtstreeks contact met de bevolking worden als waardevol en noodzakelijk beschouwd in een moderne democratie, inzonderheid naar de zwakkeren toe.
Het is belangrijk dat politieke mandatarissen voor de bevolking bereikbaar en aanspreekbaar zijn. Direct contact met de bevolking is een meerwaarde bij het aan politiek doen. Misbruiken inzake sociale dienstverlening dienen evenwel vermeden te worden. De doelstelling van goed bestuur houdt ook in dat geen tussenkomsten worden verricht die de goede werking van de overheidsadministraties in het gedrang brengen. Vandaar het belang van een goede regeling, zoals beoogd door voorliggende deontologische code.
De correcte naleving van de deontologische code kan er toe bijdragen dat ook de deontologie bij de bevolking wordt versterkt en dat vragen naar onoorbare tussenkomsten niet langer worden gesteld.
Dergelijke dienstverlening of onoorbare vragen mogen zich uiteraard niet verplaatsen naar de ambtenarij of naar de lokale uitvoerende organen.
Deze code is ook van toepassing op de leden van het college van burgemeester en schepenen, op de voorzitter en de leden van het Vast Bureau en op de voorzitter van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst van omdat zij in principe ook allen raadslid zijn. De toepassing van de code mag echter geen afbreuk doen aan de noodzakelijke administratieve contacten die nodig zijn om hun taak van voorbereiding van beleidsdossiers waar te maken.
1. HET STATUUT VAN DE CODE
Artikel 1
De deontologische code is het geheel van beginselen, gedragsregels en gebruiken die de gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn als leidraad nemen bij de uitoefening van hun mandaat en bij hun dienstverlening aan de bevolking. Deze code is ook van toepassing op groepen van gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn die aan collectieve dienstverlening doen, alsook op medewerkers of derden die in opdracht van gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn handelen.
Artikel 2
Gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn die een ander openbaar mandaat bekleden (b.v. provincieraadslid of een parlementair mandaat) houden zich, gelet op een zekere samenhang en functionele wisselwerking tussen deze mandaten, aan de deontologische code voor al hun activiteiten, ook als zij die uitoefenen uit hoofde van hun ander mandaat.
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn moeten erover waken dat zij, ook buiten hun politieke activiteiten en in het licht van deze code, geen activiteiten ontplooien die de eer en de waardigheid van hun mandaat kunnen schaden.
Artikel 3
Wanneer in deze code gemakshalve telkens gesproken wordt over de burger of bevolking, moet dit wel degelijk zo worden begrepen dat het niet enkel over een persoon kan gaan, maar ook over een groep, een vereniging of een bedrijf.
2. DIENSTVERLENING AAN DE BURGERS
2.1. Algemene plichten, doelstellingen en uitgangspunten
Artikel 4
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn zullen voor de omschrijving van hun eigen dienstverleningsactiviteiten geen termen gebruiken die verwarring creëren met officieel door overheden ingestelde dienstverlening (dus b.v. niet de termen “ombudsman”, “ombudsvrouw”, “ombudsdienst”, “klachtendienst”, “klachtenmanagement” of andere vergelijkbare samenstellingen met “ombud” en “klacht”).
Artikel 5
Bij hun optreden in en buiten het gemeente- en OCMW-bestuur en in hun contacten met individuen, groepen, instellingen en bedrijven geven de gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn voorrang aan het algemeen belang boven particuliere belangen en zij vermijden elke vorm van belangenvermenging.
Artikel 6
Elke vorm van rechtstreekse dienstverlening, informatiebemiddeling of doorverwijzing gebeurt zonder enige materiële of geldelijke tegenprestatie van welke aard ook en mag geen vorm van cliëntenwerving inhouden.
Artikel 7
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn moeten op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste staan van alle burgers die op hun dienstverlening een beroep doen, zonder onderscheid van geslacht, ras, huidskleur, afstamming, sociale stand, nationaliteit, filosofische overtuiging, partijvoorkeur of persoonlijke gevoelens jegens hen.
Artikel 8
Tussenkomsten bij gerechtelijke en politionele instanties of bij de sanctionerend ambtenaar om de juridische besluitvorming in individuele dossiers te beïnvloeden, bijvoorbeeld om een proces-verbaal te laten seponeren, zijn verboden.
2.2. Het gemeente raadslid en raadslid van de raad voor maatschappelijk welzijn als informatiebemiddelaar en als doorverwijzer
Artikel 9
Het behoort tot de wezenlijke taken van de gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn om informatie te ontvangen en te verstrekken en om door te verwijzen naar de geëigende diensten of instanties.
Meldingen, klachten, informatievragen of beleidssignalen over gemeentelijke aangelegenheden die burgers via gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn uiten, worden aan de geëigende diensten of instanties overgemaakt.
Artikel 10
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn stellen informatie ter beschikking over de werking van ombudsdiensten en de diensten die instaan voor het behandelen van klachten van de burger over het optreden van de overheid. Tevens verstrekken ze informatie over bestaande informatiediensten waar de burger voor informatie terecht kan.
Artikel 11
Bestuurlijke en gerechtelijke informatie waarop de vraagsteller geen recht heeft, die de goede werking van de administratie of het gerecht kan doorkruisen of die de privacy van anderen in het gedrang kan brengen, mag door de gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn niet worden doorgegeven.
Artikel 12
In het kader van hun algemene luisterbereidheid kunnen gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn de rol vervullen van aanspreekpunt.
Artikel 13
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn proberen, waar mogelijk, vraagstellers door te verwijzen naar de geëigende diensten van de administratie, het gerecht, enz., zoals bijvoorbeeld de ombudsdiensten en informatie-ambtenaren die van overheidswege ingesteld of aangesteld zijn om de problemen van de vraagstellers op te lossen, of naar particuliere en overheidsdiensten die professioneel gespecialiseerd zijn in het oplossen van de opgeworpen problemen.
2.3. Het gemeenteraadslid en raadslid van de raad voor maatschappelijk welzijn als administratieve begeleider en ondersteuner
Artikel 14
Gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met betrokken instanties: zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen over de stand van zaken van een dossier, daarover verdere uitleg en verantwoording te vragen, en voorafgaande vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers.
Artikel 15
Omdat steeds meer overheidsdiensten en gespecialiseerde diensten een ombudsdienst of klachtendienst hebben ingesteld ter oplossing van conflicten, moeten de gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn de burger in eerste instantie doorverwijzen naar de bevoegde ombuds- of klachtendienst.
Artikel 16
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben, voor wat betreft de dossiers en de bevoegdheden van de raad waarin zij zetelen, het recht te vragen naar concrete toelichting bij de bestaande regelgeving of bij een genomen beslissing, naar de stand van zaken van een dossier of de verantwoording voor het niet-beantwoorden van vragen gesteld door de burger. Zij richten dergelijke vragen tot de algemeen directeur.
Artikel 17
Bij het ondersteunen en begeleiden van vraagstellers, respecteren de gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn de onafhankelijkheid van de ambtenaren en diensten, de objectiviteit van de procedures en de termijnen die als normaal beschouwd worden voor de afhandeling van soortgelijke dossiers.
Artikel 18
Wanneer het gemeenteraadslid en raadslid van de raad voor maatschappelijk welzijn optreedt als administratief begeleider of ondersteuner van de burger (artikels 14 t.e.m. 17) wordt de eventuele briefwisseling terzake op naam van de burger gevoerd. Er wordt op geen enkele wijze melding gemaakt van de ondersteunende en begeleidende rol van het gemeenteraadslid en raadslid van de raad voor maatschappelijk welzijn.
2.4. Tussenkomsten
Artikel 19
Bespoedigingstussenkomsten, waarbij gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn een administratieve of gerechtelijke procedure proberen te versnellen in dossiers die zonder die tussenkomst weliswaar een langere verwerkingsperiode, maar toch een gunstig gevolg zouden krijgen, zijn niet toegestaan. Het bespoedigen van het dossier van de ene houdt immers automatisch het vertragen van de behandeling van andere dossiers in, wat een vorm van favoritisme is.
Artikel 20
Verzoeken van een gemeenteraadslid en raadslid van de raad voor maatschappelijk welzijn om een burger te begunstigen zijn verboden. Tussenkomsten bij juryleden of selectievoerende instanties, die tot doel hebben het bevorderen van kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie en binnen de gerechtelijke sector zijn niet toegestaan.
Artikel 21
Als gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een bepaalde functie of bevordering ambiëren, dan delen de gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn aan de kandidaten mee dat de benoeming of bevordering gebeurt op basis van de vastgelegde criteria en verwijzen ze de kandidaten door naar de geëigende instanties.
Artikel 22
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn mogen wel informatie inwinnen en doorgeven omtrent de voorwaarden en de organisatie van examens en bekwaamheidstests en de procedures voor benoemingen, aanstellingen en bevorderingen.
Artikel 23
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn mogen zich engageren tot het uitoefenen van toezicht op de objectiviteit van examens of bekwaamheidstests. Om die objectiviteit te garanderen, kunnen zij inlichtingen inwinnen over de evaluatieprocedures en –criteria. Bij de eigenlijke selecties komen zij niet tussenbeide. Na afloop van het selectieproces kunnen zij wel vragen stellen over de objectiviteit van het examen of de test, of over de objectiviteit van de evaluatie of de selectie, en in geval van overtreding of van vermoeden van overtreding, kunnen zij de tekortgedane partij bijstand verlenen, als die via de geëigende kanalen beroep aantekent.
Artikel 24
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn mogen werkzoekenden op de hoogte stellen van werkaanbiedingen in de particuliere en de overheidssector. Voor die informatietaak mogen zij geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers. Zij moeten zich ook onthouden van enige aanbeveling, zowel schriftelijk als mondeling.
2.5. Onrechtmatige en onwettelijke voordelen
Artikel 25
Elke poging tot bevoordeling, waarbij de burger door toedoen van een gemeenteraadslid en raadslid van de raad voor maatschappelijk welzijn iets probeert te bereiken wat onrechtmatig of wettelijk niet toelaatbaar is, is verboden.
Artikel 26
Tussenkomsten van gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn met de bedoeling de toewijzing of de uitvoering van contractuele verbintenissen met de overheid te beïnvloeden, zijn verboden.
2.6. Schijndienstbetoon en ongevraagd dienstbetoon
Artikel 27
Alle vormen van schijndienstbetoon, waarbij gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn bewust maar onterecht de indruk wekken dat zij bij de goede afloop van een dossier daadwerkelijk tussenbeide gekomen zijn (eventueel zonder dat de betrokken burger om een tussenkomst heeft gevraagd) zijn niet toegestaan. Wanneer een burger daar niet om heeft gevraagd, zal het gemeenteraadslid en raadslid van de raad voor maatschappelijk welzijn hem niet aanschrijven om hem, in plaats van of naast de officiële kennisgeving, op de hoogte te brengen van de beslissing die genomen werd in een dossier.
Artikel 28
Alle vormen van ongevraagd dienstbetoon, waarbij gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn daadwerkelijk optreden om de goede afloop van een dossier te waarborgen, zonder dat de betrokken burger daarom gevraagd heeft, zijn niet toegestaan.
2.7. Bekendmaking dienstverlening
Artikel 29
Het gemeente- en OCMW-bestuur zullen op geregelde tijdstippen de lijst van alle gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn met hun contactadressen en foto bekendmaken bij de bevolking.
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen, aanvullend op de informatieverstrekking door de lokale overheid, bekendheid geven aan hun bereikbaarheid voor de bevolking. Deze informatieverstrekking wordt beperkt tot het bekendmaken van een of meer contactadressen, naam en mandaat van het raadslid, spreekuren, telefoon- en faxnummer en e-mailadres.
Artikel 30
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn maken in hun verkiezingscampagnes en -mailings die gericht zijn op individuen, geen melding van de diensten die zij eventueel voor de betrokkenen hebben verricht. In geen geval mogen zij de indruk wekken dat zij om steun vragen in ruil voor bewezen diensten.
2.8. Melding van tussenkomsten in het administratief dossier
Artikel 31
De lokale mandatarissen zullen er voor zorgen dat de dossierbehandelende ambtenaren elke tussenkomst die niet behoort tot de normale hiërarchische lijn (ondermeer uitgaande van gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn en partijfunctionarissen op alle niveaus, vertegenwoordigers van drukkingsgroepen en publieke, semi-publieke of privé-hulpverleners) toevoegen aan het desbetreffende administratieve dossier. Gewone informatieve vragen moeten niet vermeld worden.
3. OMGAAN MET AMBTENAREN
Artikel 32
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn respecteren de deontologische rechten en plichten van de ambtenaren.
Artikel 33
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn gaan respectvol om met de ambtenaren zonder onderscheid van geslacht, ras, huidskleur, afstamming, sociale stand, nationaliteit, filosofische overtuiging, partijvoorkeur of persoonlijke gevoelens jegens hen.
Artikel 34
Bij procedures in verband met selectie en rekrutering, evaluatie, bezwaarschriften, klachten of tucht, zorgen gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn ervoor dat de spelregels correct worden gevolgd.
Artikel 35
Als de gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn inzage of een afschrift wensen met betrekking tot een dossier van de raad waarin zij zetelen, dan richten zij dit verzoek tot de algemeen directeur. Het is niet toegestaan om het verzoek rechtstreeks tot de ambtenaar te richten.
4. OMGAAN MET DE PERS
Artikel 36
De schriftelijke perscommunicatie in naam van het gemeentebestuur verloopt via de communicatiedienst, na overleg, in naam van de bevoegde mandataris(sen). Wanneer gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn over gemeentelijke dossiers door de pers worden gecontacteerd, kunnen zij steeds de informatiedienst consulteren voor advies en overleg.
Artikel 37
Elk gemeenteraadslid en raadslid van de raad voor maatschappelijk welzijn maakt tijdens contacten met de pers over dossiers die het gemeentebestuur en het OCMW aanbelangen, duidelijk in welke hoedanigheid hij of zij spreekt. Het raadslid dat spreekt in naam van het gemeentebestuur of het OCMW, doet dit enkel wanneer het standpunt inhoudelijk gedragen worden door het bestuur.
5. OMGAAN MET ANDERE GEMEENTE- EN OCMW-RAADSLEDEN
Artikel 38
De gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn gaan respectvol om met elkaar. Ze uiten geen kwetsende persoonlijke aantijgingen en gedragen zich welvoeglijk.
6. CORRECTE EN INTEGERE UITOEFENING VAN HET AMBT
Artikel 39
Als een mandataris, rechtstreeks of onrechtstreeks, een persoonlijke betrokkenheid of privé-belang heeft bij een bepaald dossier, stelt hij of zij de algemeen directeur daarvan op de hoogte en bemoeit zich niet met de behandeling van het dossier.
Artikel 40
Het aannemen van geschenken van derden, van uitnodigingen, etentjes, manifestaties of reizen, kunnen de schijn van partijdigheid wekken. Gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn doen er alles aan om die schijn weg te nemen of te voorkomen. Voormelde zaken worden enkel aanvaard onder de voorwaarde dat ze kunnen besproken worden in het openbaar, dat ze een geringe materiële waarde vertegenwoordigen en ze tot geen enkele gunst of wederdienst verplichten.
Artikel 41
Gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn gebruiken de middelen, materialen en faciliteiten van de gemeente alleen voor de uitoefening van hun mandaat. Ze springen hier zuinig mee om.
Artikel 42
In de uitoefening van hun mandaat kunnen gemeenteraadsleden en raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn kennis krijgen van vertrouwelijke informatie. Dergelijke informatie mag nooit aan derden verstrekt worden zolang het gemeentebestuur die nog niet officieel openbaar heeft gemaakt. De informatie mag evenmin misbruikt worden om er persoonlijk voordeel uit te halen.
Artikel 43
Privacygevoelige informatie mag door de mandataris nooit bekend gemaakt worden aan derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon. Dit geldt in het bijzonder voor de raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn die in de uitoefening van hun mandaat regelmatig geconfronteerd worden met dergelijke informatie.
7. DEONTOLOGISCHE COMMISSIE
Artikel 44
§ 1 Bevoegdheid
Er wordt zowel in de gemeenteraad als in de raad voor maatschappelijk welzijn een deontologische commissie ingesteld die waakt over de naleving van de deontologische code voor raadsleden.
De deontologische commissie kan alleen advies verlenen aan de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn. Enkel de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn kan een einduitspraak doen over een vermeende schending van de deontologische code.
De besprekingen binnen de deontologische commissie kunnen bijvoorbeeld leiden tot:
* een advies of aanbeveling aan de raad over de aanvulling of wijziging van de deontologische code
* een advies aan de raad over een casus op vraag van de raad
* vaststellingen over het gedrag van een mandataris en adviseren of dat al dan niet overeenstemt met de deontologische code van het orgaan waarvan die deel uit maakt
* sensibiliseringsvoorstellen aan het lokaal bestuur over deontologie en integriteit
* een uitspraak van afkeuring ten aanzien van bepaalde gedragingen
Als de deontologische commissie een onderzoek naar een inbreuk op de deontologische code afrondt, brengt ze de gemeenteraad of raad voor maatschappelijk welzijn op de hoogte van de resultaten van dat onderzoek en van haar advies.
De gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn kan vaststellen dat de deontologische niet geschonden werd.
Wanneer de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk vaststelt dat de deontologische code door een mandataris werd geschonden, kan de raad:
● zich uitdrukkelijk distantiëren van het gedrag van een raadslid
● vragen dat het raadslid zich verontschuldigt
● beslissen een melding te doen bij het parket of Audit Vlaanderen
● bij kennelijk wangedrag of grove nalatigheid een dossier overmaken aan de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen.
● …
§ 2 Samenstelling
De deontologische commissie voor de gemeenteraad is bevoegd voor:
● De gemeenteraadsleden
● De voorzitter van de gemeenteraad
● De schepenen
● De burgemeester
De deontologische commissie voor de raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor:
● De OCMW-raadsleden
● De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn
● De voorzitter en leden van het vast bureau
● De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst
De deontologische commissie bestaat uit 9 raadsleden, evenredig verdeeld over de fracties en wel als volgt:
Voorzitter van de gemeenteraad 1 lid
CD&V en N-VA: 4 leden;
Vooruit/Memo: 2 lid;
Vlaamse Belang: 1 lid;
ProMol: 1 lid;
De voorzitter van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn is tevens voorzitter van de deontologische commissie en dient als één van 5 leden van de meerderheidsfracties aanschouwd te worden.
Elke effectieve vertegenwoordiger dient een vaste plaatsvervanger aan te duiden die hem kan vervangen bij diens afwezigheid of in het geval waar er sprake is van mogelijke belangenvermenging in hoofde van dat effectieve lid. Indien de voorzitter in dat geval verkeert, wordt hij vervangen maar neemt het lid van dezelfde fractie als de voorzitter met de hoogste anciënniteit de rol van voorzitter van de deontologische commissie over. Enkel de effectieve leden ontvangen een uitnodiging en agenda voor de deontologische commissie.
Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.
Tot de eerstvolgende vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de deontologische commissie.
De algemeen directeur woont de samenkomsten van de deontologische commissie bij met raadgevende stem.
Leden van de deontologische commissie ontvangen geen presentiegeld.
De deontologische commissie kan zich bij de bespreking van een casus laten bijstaan door onafhankelijke experten. Het is de deontologische commissie die hierover desgevallend per casus beslist. Onafhankelijke experten kunnen in dat geval de bespreking bijwonen met raadgevende stem.”
De leden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de deontologische commissie bijwonen, en eventuele onafhankelijke experten, zijn tot geheimhouding verplicht.
§ 3 Werking
De deontologische commissie vergadert enkel als een casus wordt aangemeld en kent dus geen periodieke samenkomsten. Een aanmelding kan enkel vermeende inbreuken van een individuele mandataris bevatten en kan bijvoorbeeld niet gericht zijn tegen een fractie.
De voorzitter van de deontologische commissie roept de deontologische commissie bijeen en stelt de agenda op. De oproeping gebeurt digitaal, via de webtoepassing. Ter informatie wordt aan de leden van de deontologische commissie een e-mail, gericht aan het gemeentemol.be e-mailadres van het lid, verstuurd met de link naar deze webtoepassing. De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden tevens ter beschikking gesteld aan de leden via de webtoepassing.
De voorzitter moet de deontologische commissie bijeenroepen indien er een melding van een mogelijke schending van de deontologische code bij hem is aangemeld. Deze aanmelding kan enkel komen van leden die gevat zijn door de deontologische code voor raadsleden.
In zijn schriftelijke aanvraag aan de voorzitter tot bijeenroeping van de deontologische commissie moet de aanvrager de agenda vermelden, vergezeld van een verklarende nota die een aanduiding geeft van de vermeende inbreuk tegen de deontologische code. De voorzitter bepaalt de datum en plaats van de samenkomst die moet doorgaan binnen 30 kalenderdagen na het indienen van de aanvraag tot bijeenroeping van de deontologische commissie.
De oproeping wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan elk lid van de deontologische commissie bezorgd. De oproeping vermeldt de plaats, datum en tijdstip van de zitting en de agenda van de vergadering. De agendapunten dienen voldoende duidelijk omschreven te zijn.
De deontologische commissie kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. De deontologische commissie kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In de oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat.
Vooraleer een aanmelding kan worden behandeld, moet door de deontologische commissie worden geoordeeld of deze ontvankelijk is. Algemeen kan een aanmelding gedefinieerd worden als de uiting van ontevredenheid over het optreden van een mandataris. Bijkomend criterium is dat de ontevredenheid redelijkerwijze had kunnen voorkomen worden.
Volgende zaken zijn niet ontvankelijk in de aanmeldprocedure (niet-limitatief):
- Een uiting van algemene ontevredenheid over het beleid en de betrokken mandataris
- Gebeurtenissen waarvan het raadslid al meer dan een jaar geleden kennis heeft gekregen.
- Aanmeldingen die het voorwerp zijn van een gerechtelijke procedure.
- Aanmeldingen waarbij het lokaal bestuur geen betrokken partij is.
Wanneer de aanmelding niet ontvankelijk is, moet duidelijk vermeld worden waarom de aanmelding niet aanvaard wordt. Als de aanmelding ontvankelijk is, wordt een onderzoek ingesteld naar de gegrondheid van de aanmelding. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door de deontologische commissie. Het onderzoek gebeurt op basis van informatie aangedragen door de aanmelder en informatie van andere, niet-exhaustieve bronnen. De voorzitter zal deze informatie verzamelen.
Vooraleer over te gaan tot het formuleren van een eindadvies zal het betrokken raadslid door de deontologische commissie gehoord worden over de vermeende inbreuk tegen de deontologische code.
Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen.
De algemeen directeur is belast met de opmaak van het verslag van de samenkomsten van de deontologische commissie. Dit verslag bevat op een heldere manier de conclusies van de commissie.
§ 4 Openbaarheid
De deontologische commissie vergadert achter gesloten deuren. Een betrokkene die het voorwerp uitmaakt van de melding of klacht, kan om een openbare behandeling vragen voor zijn eigen tussenkomst. De deontologische commissie beslist in dat geval over deze vraag bij gewone meerderheid van stemmen.
8. DATUM VAN INWERKINGTREDING
Artikel 45
De code treedt in werking voor de gemeenteraadsleden de dag na goedkeuring in de gemeenteraad en voor de raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn de dag na goedkeuring in de raad voor maatschappelijk welzijn.
BESLUIT
Artikel 1
Ann Smeyers wordt aangesteld als voorzitter van de deontologische commissie gemeenteraad voor de resterende bestuursperiode 2025-2030.
Artikel 2
- Greet Van Tiggelen met als vaste plaatsvervanger Wendy Soeffers
- Lotte Vreys met als vaste plaatsvervanger Wim Caeyers
- Hilde Valgaeren met als vaste plaatsvervanger Wendy Soeffers
- Frederik Loy met als vaste plaatsvervanger Wim Caeyers
- Tomas Sergooris met als vaste plaatsvervanger Zehra Ünlü
- Koen Van Gompel met als vaste plaatsvervanger Liesbet Lommelen
- Sonja Smaers met als vaste plaatsvervanger Nele Van Roey
- Cindy Dexters met als vaste plaatsvervanger /
worden aangesteld als effectieve leden en plaatsvervangers voor de deontologische commissie van de gemeenteraad voor de resterende bestuursperiode 2025-2030.
BESLUIT
Artikel 1
Het huishoudelijk reglement, goedgekeurd in zitting van 11 maart 2019 en gewijzigd in zitting van 25 april 2025 wordt opgeheven.
Artikel 2
De gemeenteraad neemt een aangepast huishoudelijk reglement aan met volgende inhoud:
TOEPASSINGSGEBIED
Art. 1. – §1. Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op de werking van de gemeenteraad, zoals bedoeld in artikel 40 van het Decreet Lokaal Bestuur, en regelt de organisatie, de vergaderingen, de beraadslagingen, de besluitvorming en de rechten en plichten van de gemeenteraadsleden, overeenkomstig de geldende decretale en wettelijke bepalingen.
§2. Het reglement is bindend voor alle gemeenteraadsleden, de voorzitter, het college van burgemeester en schepenen wanneer zij deelnemen aan de werkzaamheden van de raad, de algemeen directeur, de gemeentelijke ambtenaren die betrokken zijn bij de ondersteuning van de raad, en voor elke persoon of instantie die door of op uitnodiging van de gemeenteraad aan de werkzaamheden deelneemt.
§3. De bepalingen van dit reglement doen geen afbreuk aan hogere regelgeving, onder andere het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en de Wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur. In geval van tegenstrijdigheid heeft deze hogere regelgeving voorrang.
§4. Dit reglement is eveneens van toepassing op de voorbereidende en bijkomende vergaderingen van de gemeenteraad, voor zover deze rechtstreeks verband houden met de uitoefening van zijn bevoegdheden, met uitzondering van informele contacten of partijpolitieke bijeenkomsten.
DEFINITIES
Art. 2. - Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
1° Gemeenteraad
Het vertegenwoordigend orgaan van de gemeente, samengesteld uit rechtstreeks verkozen leden, bevoegd voor het vaststellen van het gemeentelijk beleid en het nemen van beslissingen in autonome en gedelegeerde aangelegenheden.
(Art. 40 e.v. Decreet Lokaal Bestuur)
2° Voorzitter van de gemeenteraad (hierna: voorzitter)
Het gemeenteraadslid dat overeenkomstig artikel 19 DLB werd aangeduid om de gemeenteraad voor te zitten. De voorzitter leidt de vergaderingen, ziet toe op de orde en waarborgt het reglementair verloop van de vergadering.
(Art. 19 DLB)
3° Gemeenteraadslid
Een persoon die, overeenkomstig de bepalingen van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, via rechtstreekse verkiezingen door de inwoners van de gemeente werd verkozen om zitting te nemen in de gemeenteraad.
(Art. 5, 2° en art. 9, 1° DLB)
4° Fractie
Een groepering van twee of meer gemeenteraadsleden die tot dezelfde politieke partij of lijst behoren, en die binnen de gemeenteraad gezamenlijk optreden voor beraadslagingen, stemmingen en communicatie. Fracties worden erkend op basis van schriftelijke kennisgeving aan de voorzitter van de gemeenteraad na de installatievergadering, met vermelding van de samenstelling en eventuele fractieleider.
Een raadslid kan slechts deel uitmaken van één fractie tegelijk. Fractievorming is van belang voor de toewijzing van spreekrechten, commissiezetels en andere organisatorische aangelegenheden binnen de raad.
5° Algemeen directeur
De functionaris die, als hoogste ambtenaar van de gemeente, instaat voor de organisatie van de diensten en de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de besluiten van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Hij woont de vergaderingen van de gemeenteraad bij en is belast met het opmaken van de notulen.
(Art. 151 e.v. DLB)
6° Rangorde
De volgorde van voorrang die wordt toegepast bij de aanwijzing of vervanging van gemeenteraadsleden of andere mandatarissen wanneer zij verhinderd zijn of hun ambt tijdelijk niet kunnen uitoefenen.
De rangorde wordt bepaald op basis van het aantal naamstemmen dat elk verkozen gemeenteraadslid behaalde bij de laatste gemeenteraadsverkiezingen, waarbij een hoger aantal stemmen voorrang geeft.
(Art. 6, §7 DLB)
7° Vergadering of zitting
Een formeel samengeroepen bijeenkomst van de gemeenteraad, waarvoor een oproeping met agenda werd verstuurd conform de bepalingen van artikel 26 DLB, en die plaatsvindt op de daartoe vastgestelde locatie, datum en tijdstip, onder leiding van de voorzitter van de gemeenteraad. Tijdens de vergadering wordt beraadslaagd en beslist over de geagendeerde punten.
8° Oproeping
Het document waarmee de gemeenteraadsleden worden uitgenodigd voor een vergadering van de gemeenteraad, met vermelding van de datum, het tijdstip, de plaats van de vergadering en de volledige agenda.
(Art. 26 DLB)
9° Agenda
De opsomming van de onderwerpen die tijdens een vergadering zullen worden behandeld. De agenda wordt opgenomen in de oproeping.
(Art. 26 DLB)
10° Verklarende nota
Een toelichtend document dat wordt toegevoegd aan een agendapunt en dat nadere uitleg geeft over het onderwerp, het doel, de juridische en/of financiële implicaties van het voorgestelde besluit.
(Art. 26, §2 DLB)
11° Ontwerpbesluit
De voorgestelde tekst van een beslissing die ter bespreking en stemming wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Bij goedkeuring wordt het een formeel besluit van de raad.
(Art. 26, §2 en art. 186 DLB)
12° Beleidsvragen
Mondelinge of schriftelijke vragen die door een gemeenteraadslid worden gesteld met betrekking tot het gevoerde of geplande gemeentebeleid, met het oog op democratische controle.
(Art. 34 DLB)
13° Beleidsrapport
Een document dat door het gemeentebestuur wordt opgesteld in het kader van de beleids- en beheerscyclus en dat de strategische en operationele doelstellingen, de financiële vertaling ervan en de realisatiegraad van het gevoerde beleid bevat. Het beleidsrapport omvat, al naargelang het geval:
– het meerjarenplan;
– de aanpassing van het meerjarenplan;
– de jaarrekening.
Het beleidsrapport wordt opgemaakt overeenkomstig de bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad.
(Art. 249 t.e.m. 270 DLB)
14° Orde van de vergadering
Het gestructureerd verloop van de vergadering, overeenkomstig de agenda, en onder leiding van de voorzitter van de gemeenteraad, met naleving van onderhavig huishoudelijk reglement.
(Art. 19 DLB)
15° Besloten vergadering
Een vergadering of een gedeelte van een vergadering van de gemeenteraad die niet toegankelijk is voor het publiek, wanneer dit vereist is op grond van wettelijke uitzonderingen op de openbaarheid, zoals vastgelegd in het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 of als 2/3de van de aanwezige gemeenteraadsleden hierom vragen coform artikel 5.
(Art. 32 DLB)
16° Dringende noodzakelijkheid
Een uitzonderlijke en objectief vaststelbare situatie waarin het gemeentelijk belang zodanig in het gedrang komt, dat het volgen van de reguliere oproepings- of agenderingsprocedure een wezenlijke belemmering zou vormen voor de noodzakelijke besluitvorming.
(Art. 26, §1 en §2 DLB)
17° Motie
Een formeel voorstel dat door één of meerdere raadsleden wordt ingediend om een standpunt in te nemen, een actie te vragen of het vertrouwen in een orgaan of lid ervan uit te spreken of te ontzeggen. Moties worden behandeld conform de bepalingen van onderhavig huishoudelijk reglement.
18° Aangelegenheden die de persoonlijke levenssfeer raken
Onderwerpen die gegevens of omstandigheden betreffen met betrekking tot het privéleven van individuen, zoals personeelsdossiers, sociale dossiers of tuchtprocedures, die in besloten vergadering worden behandeld met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
(Art. 32, 1° DLB en art. 8 Wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur)
BIJEENROEPING GEMEENTERAAD
Art. 3. - § 1. - De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.
De data van de gemeenteraadsvergaderingen (hierna: vergaderingen) voor het lopende jaar worden door de voorzitter bij de aanvang van het nieuwe kalenderjaar vastgelegd en worden onverwijld meegedeeld aan de gemeenteraadsleden. Eventuele wijzigingen worden zo snel mogelijk meegedeeld.
§ 2. - De voorzitter roept de gemeenteraad bijeen (hierna: oproeping) en stelt de agenda op. De oproeping gebeurt via e-mail, gericht aan het gemeentemol.be e-mailadres van het raadslid, verstuurd met een verwijzing naar de webtoepassing waar de agendapunten raadpleegbaar zijn.
Voor gemeenteraadsleden die de algemeen directeur hier om verzoeken, wordt de oproeping per post toegezonden.
Indien het gemeenteraadslid de oproeping niet zou ontvangen hebben op de dag dat hij deze normaal ontvangen zou moeten hebben, neemt het raadslid contact op met de algemeen directeur om alsnog een exemplaar van de oproeping te bekomen.
De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden tevens ter beschikking gesteld aan de leden via de webtoepassing.
Wanneer de voorzitter hiertoe beslist kunnen begeleidende documenten bij een agendapunt om praktische redenen enkel aan de fractievoorzitters overhandigd worden.
§ 3. - De voorzitter moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van:
1° het college van burgemeester en schepenen;
2° een derde van de zittinghebbende leden;
3° de burgemeester voor zover het verzoek betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester.
4° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige vergadering nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van 6 weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.
De aanvragers richten hun schriftelijke aanvraag tot bijeenroeping aan de voorzitter en stellen de algemeen directeur hiervan in kennis. De aanvragers vermelden de agenda, vergezeld van een verklarende nota, een ontwerpbesluit, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in artikel 4 kan nakomen.
De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en uur en met de voorgestelde agenda.
Art. 4. - § 1. - De oproeping wordt tenminste acht kalenderdagen vóór de dag van de vergadering aan elk raadslid bezorgd.
Vergaderingen vinden gewoonlijk plaats op maandagen. De dag van verzending van de oproeping is niet in de termijn inbegrepen. Om praktische redenen worden de punten verzonden op vrijdag, 9 kalenderdagen vóór de dag van de vergadering.
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
§ 2. - De oproeping vermeldt de plaats, datum en tijdstip van de vergadering en de agenda van de openbare en van de besloten vergadering. De agendapunten dienen voldoende duidelijk omschreven te zijn. Bij elk punt van de agenda wordt een beknopte toelichting gegeven en/of wordt een ontwerp van besluit toegevoegd.
Art. 5. - § 1. - Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun beleidsvragen bij voorkeur per e-mail aan de algemeen directeur (secretariaat@gemeentemol.be), die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter.
Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken.
De dag van overhandiging van de punten is niet in de termijn inbegrepen. Om praktische redenen dienen de punten ten laatste de woensdag om 10 uur voorafgaand aan de geplande vergadering aan de algemeen directeur worden bezorgd.
§ 2. - De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden.
OPENBAARHEID VAN DE VERGADERING
Art. 6. - § 1. De vergaderingen zijn in principe openbaar.
§ 2. De openbaarheid van de vergadering verleent geen automatisch recht tot het maken van beeld- en/of geluidsopnames door aanwezigen, ongeacht of het gaat om mandatarissen, leden van de pers, gemeentepersoneel of andere aanwezigen. De algemeen directeur maakt echter wel geluidsopnames van de vergadering in het kader van het opmaken van het verslag van de vergadering en stelt deze ter beschikking via de gemeentelijke website.
§ 3. Het maken van beeld- of geluidsopnames – waaronder fotografie, filmopnames of audio-opnames – tijdens de vergadering is slechts toegestaan na voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de voorzitter, én mits individuele, expliciete toestemming van elke persoon die herkenbaar in beeld of geluid wordt gebracht.
§ 4. De toestemming tot het maken van opnames impliceert niet de toestemming tot publicatie of verdere verspreiding van het beeld- of geluidsmateriaal. Voor dergelijke publicatie is afzonderlijke toestemming vereist van de betrokken personen. De algemeen directeur maakt echter wel geluidsopnames van de vergadering in het kader van het opmaken van het verslag van de vergadering en stelt deze ter beschikking via de gemeentelijke website.
§ 5. De voorzitter kan op eigen initiatief of op verzoek van één of meerdere aanwezigen de toelating tot het maken van opnames weigeren of intrekken, wanneer dit nodig wordt geacht ter bescherming van de orde van de vergadering of van de persoonlijke levenssfeer van de aanwezigen.
§ 6. Het gemeenteraadslid dat zonder de vereiste toestemmingen opnames maakt of laat maken, kan worden gesanctioneerd overeenkomstig de bepalingen inzake de ordeverstoring in het huishoudelijk reglement. Voor derden kan de voorzitter passende maatregelen nemen, waaronder verwijdering uit de vergaderzaal.
§ 7. De vergadering is openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen. De vergaderingen over de beleidsrapporten zijn ook openbaar. Ingeval de gemeenteraad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt - indien de betrokkene hierom verzoekt - de hoorzitting in het openbaar gehouden.
Art. 7. - De vergadering is niet openbaar:
1° Als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering.
2° Wanneer twee derde van de aanwezige gemeenteraadsleden in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. De gemeenteraad moet deze beslissing motiveren.
Art. 8. - De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.
Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de eerstvolgende vergadering. In geval van dringende noodzakelijkheid van een punt of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken.
GEHEIMHOUDING
Art. 9. - De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK
Art. 10. - § 1. - Plaats, dag en uur van de vergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt op de website van de gemeente. Dit gebeurt uiterlijk acht dagen voor de vergadering.
§ 2. - Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekendgemaakt.
In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering op dezelfde wijze bekendgemaakt.
Art. 11. - § 1. - De gemeente maakt, aan alle natuurlijke personen, rechtspersonen of groeperingen, inclusief perscorrespondenten die erom verzoeken, de agenda en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig de regels in verband met openbaarheid van bestuur.
§ 2. - Eenieder die de vergadering bijwoont, krijgt de agenda van de openbare vergadering overhandigd.
§ 3. - De beslissingen van de gemeenteraad worden door de burgemeester bekendgemaakt op de website van de gemeente zoals bepaald in de artikelen 285 tot 287 van het DLB.
Via de website van de gemeente Mol is de openbare vergadering in uitgesteld relais integraal na een week te beluisteren.
Art. 12. - § 1. - Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren ter beschikking gehouden van de raadsleden. Deze kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen.
De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden tevens ter beschikking gesteld via de webtoepassing.
Bij omvangrijke dossiers of praktisch moeilijk digitaliseerbare dossiers die niet elektronisch beschikbaar zijn, kan de algemeen directeur het raadslid verzoeken om ter plaatse inzage te nemen van het dossier.
§ 2. - Het ontwerp van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening wordt op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop het wordt besproken aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd. Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijhorende documentatie ter beschikking gesteld. Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de raadsleden zoals de oproeping in artikel 3, § 2 van dit reglement.
§ 3. - Aan de raadsleden wordt, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting verstrekt over de stukken in de dossiers voor de gemeenteraad. De algemeen directeur heeft indien hij het nodig acht altijd het recht om zelf een technische toelichting te geven of te laten geven door de door hem aangewezen personeelsleden met betrekking tot een dossier dat op de agenda voorkomt.
Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure, steunend op documenten en feiten.
Het gaat niet over het interpreteren van stukken of beleidsopties van de politieke verantwoordelijken, niet over de persoonlijke visie van de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden of appreciatie over dossiers of het verwoorden van persoonlijke standpunten van leden van het college. Bovenstaande behoort tot de zwijgplicht.
Op een schriftelijke vraag van een raadslid aan de algemeen directeur wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen.
INZAGE VAN DE DOSSIERS
Art. 13. - § 1. - De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen.
§ 2. - Het verslag van het college van burgemeester en schepenen wordt uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college van burgemeester en schepenen volgend op deze waarop het verslag werd goedgekeurd, verstuurd aan de gemeenteraadsleden. Dit wordt beschikbaar gesteld via meetingmobile.
§ 3. - Zonder voorafgaande aanvraag kunnen de volgende documenten worden ingezien tijdens de openingsuren:
1° de meerjarenplannen en budgetten van de gemeente en de gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen;
2° de rekeningen van de gemeente, de gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen;
3° de goedgekeurde notulen van de vergaderingen;
4° de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen;
5° de gemeentelijke reglementen en verordeningen, belasting- en retributiereglementen;
6° het register van de inkomende en uitgaande stukken;
7° de deontologische code voor gemeenteraadsleden;
8° het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.
§ 4. - Buiten de documenten en dossiers bedoeld in artikel 11 en artikel 12, § 2 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten ter plaatse te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente.
Er bestaat geen inzagerecht van het bevolkingsregister, strafregister, register van burgerlijke stand, documenten waarop de wet op de privacy van toepassing is en andere documenten waarvan het inzagerecht wettelijk uitgesloten is.
De raadsleden kunnen deze andere documenten raadplegen tijdens de kantooruren.
Om de algemeen directeur of zijn aangestelde in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan de algemeen directeur schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.
Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld wanneer de stukken kunnen worden ingezien.
Het raadslid, dat de in deze paragraaf bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.
§ 5. - De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente.
De raadsleden richten hiertoe een mondeling of schriftelijk verzoek aan de algemeen directeur.
De gemotiveerde beslissing van de algemeen directeur of zijn aangestelde tot weigering van de aflevering van een afschrift moet uiterlijk twintig dagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld.
§ 6. - De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke inrichtingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken.
Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en uur.
Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting moeten de raadsleden passief optreden.
§ 7. - De briefwisseling gericht aan de voorzitter en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden. Dit gebeurt via hun postbakje op het secretariaat en/of via een e-mail.
Art. 14. - De gemeenteraadsleden hebben het recht aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.
Na afhandeling van de agenda van de openbare vergaderingen en de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda staan. Deze vraagstelling moet beknopt worden geformuleerd en een onmiddellijk antwoord mogelijk maken. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende vergadering geantwoord. Om praktische redenen dienen de vragen, zoals de toegevoegde punten bedoeld in artikel 5, §1, ten laatste de woensdag om 10 uur voorafgaand aan de vergadering waarop de vraag zal worden gesteld aan de algemeen directeur te worden bezorgd.
De mondelinge en schriftelijke vragen worden pas behandeld na volledige behandeling van de openbare agenda’s van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De vragen mogen niet bedoeld zijn om de persoonlijke intenties van de leden van het college van burgemeester en schepenen te kennen, noch mogen ze verplichten tot het uitvoeren van zeer tijdsintensieve of kostelijke studies of opzoekingen tot het opmaken van dure statistische gegevensbestanden of het houden van enquêtes. Aan de leden van het college van burgemeester en schepenen wordt aldus een informatie- en verantwoordingsverplichting opgelegd, waardoor de controletaak van de gemeenteraad in het algemeen en de functie van het individuele gemeenteraadslid aan belang winnen, zonder echter aan de prerogatieven van de burgemeester, de schepenen en de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst te raken. Dit betekent dat aan het vragenrecht geen directe politieke sanctie kan worden verbonden. De vraag en het antwoord maken niet het voorwerp uit van een stemming in de gemeenteraad.
QUORUM
Art. 15. - § 1. - De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Er wordt voor deze vergadering geen presentiegeld betaald.
§ 2. - De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het DLB overgenomen.
Art. 16. - Bij aanvang van de vergadering tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.
WIJZE VAN VERGADEREN
Art. 17. - De voorzitter zit de vergaderingen voor. Hij opent en sluit de vergaderingen.
Als de voorzitter tijdelijk afwezig is, of wanneer het hem verboden is om deel te nemen aan de bespreking en de stemming overeenkomstig artikel 27 van het DLB, wordt hij als volgt vervangen:
1° indien de voorzitter zijn bevoegdheid schriftelijk heeft opgedragen aan een gemeenteraadslid, neemt deze laatste het voorzitterschap waar;
2° indien de voorzitter zijn bevoegdheid niet heeft opgedragen aan een gemeenteraadslid overeenkomstig de bepaling vermeld in het eerste punt, neemt het gemeenteraadslid met de meeste anciënniteit het voorzitterschap waar. Bij gelijke anciënniteit geniet het gemeenteraadslid dat bij de laatste volledige vernieuwing van de gemeenteraad het hoogste aantal naamstemmen heeft behaald, de voorkeur. Als het gemeenteraadslid met de meeste anciënniteit de voorzitter in die gevallen niet kan vervangen, wordt het voorzitterschap waargenomen door een ander gemeenteraadslid in volgorde van anciënniteit. Bij gelijke anciënniteit wordt het mandaat waargenomen door het gemeenteraadslid dat bij de verkiezingen de meeste naamstemmen heeft behaald.
In casu geldt de rangorde van de huidige gemeenteraad.
De voorzitter die als verhinderd wordt beschouwd of tijdelijk afwezig is, wordt vervangen zolang hij verhinderd of tijdelijk afwezig is. De gemeenteraad neemt akte van de verhindering, en van de beëindiging van de periode van verhindering. Als het niet gaat om een door het decreet opgelegde verhindering, dan richt de voorzitter zijn verzoek tot vervanging wegens verhindering aan de gemeenteraad.
Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
Art. 18. - § 1. - De voorzitter, of de algemeen directeur op verzoek van de voorzitter, geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen of toelichtingen die de raad aanbelangen.
De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist.
§ 2. - Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Art. 19. - § 1. - De agendapunten kunnen worden toegelicht. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.
De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden.
§ 2 - Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen.
De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.
Art. 20. - Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
Art. 21. - § 1. - In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de ontwerp van beslissing, waarvan de bespreking wordt geschorst:
1° om te vragen dat men niet zal besluiten;
2° om de verdaging te vragen;
3° om een punt te verwijzen naar een raadscommissie;
4° om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;
§ 2. - De amendementen worden voor het ontwerp van beslissing en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.
Art. 22. - Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Art. 23. - De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
Art. 24. - De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.
Art. 25. - Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Art. 26. - Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.
Art. 27. - De vergaderingen raad voor maatschappelijk welzijn gaan in principe op dezelfde dag door. De agendapunten worden in principe in deze volgorde behandeld:
1° de agendapunten van de openbare vergadering, met uitzondering van de mondelinge en schriftelijke vragen;
2° de agendapunten van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn, met uitzondering van de mondelinge en schriftelijke vragen;
3° mondelinge en schriftelijke vragen gemeenteraad;
4° mondelinge en schriftelijke vragen raad voor maatschappelijk welzijn;
5° de agendapunten van de besloten vergadering van de gemeenteraad;
6° de agendapunten van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Indien de punten van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn aan de orde zijn, wordt de vergadering desgevallend geschorst.
WIJZE VAN STEMMEN
Art. 28. - § 1. - Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§ 2. - De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen.
Art. 29. - § 1. - De gemeenteraad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport. Nadat zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn elk hun deel van het beleidsrapport hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.
§ 2 - De gemeenteraad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.
In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meerdere onderdelen die hij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van het beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering. Als de raad voor maatschappelijk welzijn voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de raad voor maatschappelijk welzijn het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.
Art. 30. - § 1. - De gemeenteraadsleden stemmen niet geheim behalve in de gevallen bedoeld in § 4.
§ 2. - Er zijn twee mogelijke werkwijzen van stemmen:
1° de mondelinge stemming;
2° de geheime stemming.
§ 3. - In principe wordt mondeling gestemd.
§ 4. - Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:
1° de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen;
2° het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
3° individuele personeelszaken.
Art. 31. - De mondelinge stemming geschiedt door, in de volgorde zoals hierna bepaald, elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken.
Iedere stemming wordt begonnen met de burgemeester, de schepen of het raadslid dat rechts naast de voorzitter zit en wordt voortgezet in tegenovergestelde richting van de wijzers van het uurwerk. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.
Wanneer er na de stem van de voorzitter evenveel stemmen voor als tegen het voorstel zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen, behalve in de gevallen van artikel 34. De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen.
Art. 32. - Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerei ter beschikking gesteld.
De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blancostembriefje. Zowel onthoudingen als ongeldige stemmen tellen niet mee.
Voor de stemming en de stemopneming wordt een bureau samengesteld bestaande uit de voorzitter en de twee jongste raadsleden die geen persoonlijk belang hebben bij de stemming. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.
Art. 33. - Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
Art. 34. - Voor elke benoeming tot ambten, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
NOTULEN EN ZITTINGSVERSLAG
Art. 35. - § 1. - De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.
§ 2. - De zittingsverslagen van de vergaderingen vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en de antwoorden. De gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare vergadering.
Een raadslid kan vragen om in het zittingsverslag de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.
§ 3. - Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikelen 7 en 8 in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
Art. 36. - § 1. - De notulen en het zittingsverslag van de vergadering worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 277 en 278 van het DLB.
§ 2. - Ten laatste op het einde van de vergadering wordt aan de algemeen directeur gemeld welke tussenkomsten en stemmotiveringen de raadsleden opgenomen willen zien in de notulen. Daartoe dienen de raadsleden een afschrift van de voorgelezen tekst(en) onverwijld over te maken aan het gemeentesecretariaat.
§ 3. - De notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, tenminste acht dagen voor de volgende vergadering bekendgemaakt via de webtoepassing, en zijn op het gemeentesecretariaat ter beschikking van de raadsleden, die er kennis van willen nemen.
§ 4. - Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
§ 5. - Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de algemeen directeur en de meerderheid van de aanwezige leden ondertekend.
RAADSCOMMISSIE
Art. 37. - De gemeenteraad richt een raadscommissie op die samengesteld is uit de gemeenteraadsleden. De raadscommissie heeft als taak het voorbereiden van de besprekingen in de vergaderingen van de gemeenteraad waaronder het stellen van technische vragen aan de administratie, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De raadscommissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.
Art. 38. - Er worden minstens drie raadscommissies per jaar georganiseerd.
Art. 39. - De raadscommissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad.
Indien de voorzitter verhinderd is of afstand doet van zijn mandaat als voorzitter of als gemeenteraadslid, wordt hij opgevolgd door zijn plaatsvervanger.
Art. 40. - De raadscommissie wordt door de voorzitter bijeengeroepen. Het college van burgemeester en schepenen of een derde van de gemeenteraadsleden kunnen de voorzitter vragen de raadscommissie bijeen te roepen. De oproeping en het versturen van de agenda gebeurt via e-mail met verwijzing naar de webtoepassing.
De commissie kan geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Bij aanvang van de vergadering, tekenen de leden van de commissie een aanwezigheidslijst, die aan de algemeen directeur of zijn afgevaardigde wordt bezorgd. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.
Het opmaken van de verslagen en notulen van de raadscommissie wordt waargenomen door een of meer ambtenaren van de gemeente, aangeduid door de algemeen directeur.
FRACTIES
Art. 41. - Op de installatievergadering van de gemeenteraad worden de fracties vastgesteld. Tot aan de eerstvolgende vernieuwing van de gemeenteraad kunnen geen nieuwe fracties worden gevormd. Evenmin kunnen fracties worden samengevoegd.
Raadsleden kunnen de fractie waartoe zij behoren verlaten door hun verzoek daartoe schriftelijk te richten aan de voorzitter.
Een raadslid kan uit een fractie worden ontzet op verzoek van een meerderheid van de raadsleden van de fractie waartoe hij behoort. Het verzoek daartoe wordt gericht aan de voorzitter.
De voorzitter deelt het verzoek tot ontslag of tot ontzetting uit de fractie mee aan de eerstvolgende gemeenteraad die er akte van neemt. Het raadslid dat ontslag neemt of ontzet wordt, heeft de keuze om als onafhankelijk raadslid te zetelen of zich aan te sluiten bij een bestaande fractie. Indien het raadslid niet expliciet kiest om zich aan te sluiten bij een bestaande fractie, wordt hij geacht als onafhankelijk raadslid te zetelen.
Alle rechten van de fracties, zoals bijvoorbeeld het recht om iemand af te vaardigen in adviesraden, behoren toe aan de fracties zoals die in de installatievergadering werden vastgesteld. De rechten van de fractie vervallen van zodra de fractie geen enkel raadslid meer telt. Een fractie verkrijgt geen bijkomende rechten indien andere raadsleden zich bij de fractie aansluiten.
VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE GEMEENTERAAD
Art. 42. - § 1. - Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen. De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.
§ 2. - De verzoekschriften worden aangetekend of tegen ontvangstbewijs gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan van de gemeente aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.
§ 3. - Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Verzoekschriften die duidelijk tot de bevoegdheid van het OCMW behoren, worden overgemaakt aan het bevoegde orgaan van het OCMW. De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;
2° het louter een mening is en geen concreet verzoek;
3° de vraag anoniem, zonder vermelding van naam en voornaam en adres, werd ingediend;
4° het taalgebruik beledigend is.
Het orgaan of de voorzitter van dit orgaan maakt deze beoordeling. Het / Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen zodat het wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Art. 43. - § 1. - De voorzitter plaatst het verzoekschrift voor de gemeenteraad op de agenda van de eerstvolgende vergadering indien het verzoekschrift minstens twintig dagen voor de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
§ 2. - De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een raadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
§ 3. - De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door de gemeenteraad of een raadscommissie. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
§ 4. - De gemeenteraad verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.
PRESENTIEGELD
Art. 44. - Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen voor zover zij deze minstens gedurende de helft van de vergadering bijgewoond hebben:
1° de gemeenteraad;
2° de raadscommissies;
3° de ad hoc raadscommissies.
Voor een informatievergadering van de gemeenteraad wordt geen presentiegeld verleend.
Er kan geen tweemaal presentiegeld worden verleend op eenzelfde dag.
Art. 45. - Het presentiegeld voor de vergaderingen bedraagt € 265,25. Dit bedrag wordt geïndexeerd volgens de spilindex.
De voorzitter ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen die hij voorzit.
Het presentiegeld voor de leden én de voorzitter van de vergaderingen van de raadscommissies bedraagt € 132,63 De vaste plaatsvervangers die de raadscommissies bijwonen ontvangen geen presentiegeld indien ook de effectieve vertegenwoordiger aanwezig is.
Het presentiegeld voor de leden én de voorzitter van de vergaderingen van de ad hoc raadscommissies bedraagt € 132,63.
KOPIERECHT
Art. 46. - Teneinde de inzage van de dossiers van de raad te vergemakkelijken, kunnen de gemeenteraadsleden op hun verzoek een kopie bekomen van de door hen aan te duiden stukken uit de dossiers die ze komen inzien. Op telefonische verzoeken om kopies wordt niet ingegaan. Documenten waarvan het kopierecht niet mogelijk is conform openbaarheid van bestuur, zijn uitgesloten.
Art. 47. - De door het raadslid gevraagde kopies zijn bedoeld voor zijn persoonlijk gebruik en zijn niet bestemd om verder verspreid of bekendgemaakt te worden.
VERZEKERINGEN
Art. 48. - De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de gemeenteraadsleden. De gemeente sluit daarnaast ook een verzekering af voor de ongevallen die de gemeenteraadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt.
De leden van het college van burgemeester en schepenen vallen niet onder de polis. Zij vallen onder de polis arbeidsongevallen van personeelsleden.
KOSTEN VORMING EN VERTEGENWOORDIGING VAN DE GEMEENTE TIJDENS DE UITOEFENING VAN HET MANDAAT
Art. 49. - Binnen de perken van het voorziene budget, kunnen de raadsleden studiedagen of vormingscursussen volgen of het gemeentebestuur vertegenwoordigen tijdens overlegmomenten op kosten van het gemeentebestuur voor zover dit betrekking heeft op de uitoefening van hun mandaat en voor zover de raadsleden voor deze vertegenwoordiging geen middelen ontvangen van derden. Onkosten met betrekking tot vervoer, worden enkel terugbetaald indien het raadslid gebruik maakt van het openbaar vervoer of van de gemeentelijke dienstvoertuigen.
Raadsleden richten hiertoe voorafgaandelijk een schriftelijk verzoek aan de algemeen directeur via het emailadres secretariaat@gemeentemol.be. De kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten verantwoord worden met bewijsstukken.
Ze betreffen in principe enkel vormingscycli, studiedagen of overlegmomenten in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s. De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur in overleg met de vormingsambtenaar en moeten passen binnen het vormingsbudget dat in het meerjarenplan werd voorzien.
ONDERTEKENINGSBEVOEGDHEID AMBTENAREN
Art. 50. - § 1. - In uitvoering van artikel 279, § 6 DLB worden de volgende stukken ondertekend door de omgevingsambtenaar, diens vervanger of de algemeen directeur:
Het betreft hier ten exemplatieve titel:
- een proces-verbaal van openbaar onderzoek zoals bepaald in het decreet betreffende de
omgevingsvergunning
- adviezen in het kader van een vergunningsaanvraag zoals bepaald in artikel 24 van het Decreet
betreffende de omgevingsvergunning
- attesten van aanplakking en gewaarmerkte afschriften hiervan zoals bedoeld in het Decreet
betreffende de omgevingsvergunning.
- stedenbouwkundige uittreksels zoals bedoeld in artikel 5.2.7. VCRO, vastgoedinformatie en
begeleidende brieven aan de aanvragers hiervan
§ 2. - In uitvoering van artikel 279, § 6 decreet over het lokaal bestuur worden volgende stukken ondertekend door het afdelingshoofd patrimonium of de door hem / haar aangestelde expert:
- digitale bouwaanvragen voor gemeente en OCMW waarbij de gemeente of het OCMW optreedt als bouwheer
§ 3. - Alle stukken, anders dan de effectieve beslissingen van de gemeenteraad en van het college, alle akten en bekendmakingen van de gemeente en samenwerkingsovereenkomsten, kunnen ondertekend worden door de respectievelijke afdelingshoofden van de afdelingen van waaruit deze stukken vertrekken of de dossierbeheerder. Dit geldt tevens voor elektronische stukken en elektronische ondertekeningen en aangiften.
Bij hun afwezigheid kunnen de stukken ondertekend worden door het departementshoofd, door de diensthoofden van de diensten die ressorteren onder hun verantwoordelijkheid of door de door het afdelingshoofd aangeduide personeelsleden van hun dienst.
Diegenen die bevoegd zijn stukken te ondertekenen dienen boven hun handtekening hun naam en functie te vermelden en, in voorkomend geval, melding te maken van de opdracht.
§ 4. In uitvoering van artikel 279, § 6 DLB worden overeenkomsten en alle andere zaken van dagelijks beheer van het Jakob Smitsmuseum gedelegeerd naar de conservator.
BINDENDE KRACHT
Art. 51. - Dit reglement is van kracht vanaf de goedkeuring door de raad. Het blijft geldig na volledige vernieuwing van de raad, totdat de nieuwe raad een nieuw reglement heeft goedgekeurd.
Art. 52. - Een exemplaar van dit huishoudelijk reglement wordt ter beschikking gehouden tijdens alle vergaderingen van de raad. Tevens ontvangt elk gemeenteraadslid een exemplaar.
Art. 53. - Indien de vergaderingen van de gemeenteraad of gemeenteraadscommissies omwille van de openbare gezondheid / veiligheid niet fysiek kunnen plaatshebben, kunnen deze onder bepaalde voorwaarden digitaal worden georganiseerd:
- De wijze van vergaderen (digitaal) en de motivering (gezondheidssituatie) wordt vastgelegd in een burgemeestersbesluit (politieverordening) op grond van artikels 134, §1 en 135 van de Nieuwe Gemeentewet.
- De digitale vergadering moet openbaar te volgen zijn via een audiovisuele livestream. Een audiostream volstaat niet om aan de openbaarheid te voldoen. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de livestream.
- De procedure voor geheime stemming moet aan de noodzakelijke democratische voorwaarden voldoen.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het hernieuwde kader voor de organisatiebeheersing goed.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad neemt in het kader van de periodieke rapportering m.b.t. de regiowerking kennis van:
- Pidpa - verslag RvB 15 november 2024
- Pidpa - verslag RvB 6 december 2024
- Iveka - notulen RBC Noord 12 september 2024
- Iveka - notulen RBC Zuid 12 september 2024
- Iveka - notulen RBC Zuid 13 september 2024
- Iveka - notulen RvB 20 september 2024
- Iveka - notulen BAV 22 november 2024
- Pidpa - verslag AV 25 november 2024
- Pidpa - verslag RvB 20 december 2024
- Pidpa - bericht aan gemeentelijke vennoten 6 december 2024
- Iveka - notulen RBC Noord 22 november 2024
- Iveka - notulen RBC Zuid 22 november 2024
- Iveka - notulen RvB 22 november 2024
- Pidpa - verslag RvB 24 januari 2025
- Pidpa - verslag RvB 21 februari 2025
- Pidpa - verslag AV 28 maart 2025
- Woonboog - verslag AV 20 mei 2025
- Fluvius Kempen - notulen RvB 26 februari 2025
- IKA - notulen AV 17 maart 2025
- IKA - notulen RvB 17 maart 2025 (1)
- IKA - notulen RvB 17 maart 2025 (2)
- Pidpa - notulen RvB 28 maart 2025
- Pidpa - notulen RvB installatievergadering 28 maart 2025
- Fluvius Kempen - notulen RvB 20 maart 2025
- Fluvius Kempen - notulen RvB 25 maart 2025
Wim Caeyers Frederik Loy Lisette Heuvelmans Jan Vangheel Cindy Dexters Marc Sannen Lotte Vreys Nele Van Roey Lander Geyzen Greet Van Tiggelen Maria Belmans Hanne Paepen Hilde Valgaeren Koen Van Gompel Jens Timmermans Lieve Heurckmans Liesbet Lommelen Anneleen Dom Sofie Molenberghs Kris Paepen Wendy Soeffers Ward Buyens Ann Smeyers Maarten Van Camp Tomas Sergooris Hans De Groof Chris Xhenseval Emiel Ruts Laurens Moubax Sonja Smaers Paul Vanhoof Servais Verherstraeten Wim Caeyers Frederik Loy Lisette Heuvelmans Jan Vangheel Cindy Dexters Marc Sannen Lotte Vreys Nele Van Roey Lander Geyzen Greet Van Tiggelen Maria Belmans Hanne Paepen Hilde Valgaeren Koen Van Gompel Jens Timmermans Lieve Heurckmans Liesbet Lommelen Anneleen Dom Sofie Molenberghs Kris Paepen Wendy Soeffers Ward Buyens Ann Smeyers Maarten Van Camp Tomas Sergooris Hans De Groof Chris Xhenseval Emiel Ruts Sonja Smaers Paul Vanhoof Servais Verherstraeten Wendy Soeffers Ann Smeyers Hilde Valgaeren Kris Paepen Maria Belmans Marc Sannen Sofie Molenberghs Maarten Van Camp Cindy Dexters Servais Verherstraeten Lotte Vreys Jens Timmermans Emiel Ruts Sonja Smaers Nele Van Roey Hanne Paepen Frederik Loy Ward Buyens Anneleen Dom Wim Caeyers Lieve Heurckmans Jan Vangheel Lisette Heuvelmans Chris Xhenseval Greet Van Tiggelen Hans De Groof Paul Vanhoof Lander Geyzen Liesbet Lommelen Koen Van Gompel Tomas Sergooris aantal voorstanders: 26 , aantal onthouders: 5 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
BESLUIT
Enig Artikel
De gemeenteraad besluit het reglement 'retributie schoolkosten GIBBO Galbergen - schooljaar 2025-2026' in te voeren. Het reglement luidt als volgt:
Artikel 1
Als bijdrageregeling voor de schoolkosten GIBBO Galbergen schooljaar 2025-2026 wordt een retributiereglement ingevoerd.
Artikel 2
De retributie is verschuldigd door de gebruiker van de dienstverlening.
Artikel 3
Het bedrag van de retributie wordt vastgesteld als volgt:
Sociale en culturele activiteiten
● Sportdag ● Schaatsen ● Dag van de leerling ● Schooluitstappen (€ 5 / uitstap, met een maximum van € 15 per schooljaar) ● Zwemmen (€ 2,30 / zwembeurt x 10 beurten) | € 15 € 7 € 10 € 15
€ 23 |
Verplichte schoolbenodigdheden
Voor alle leerlingen:
● Turnshirt van de school | € 6 |
Richting gebonden:
Basis bouw opleidingsfase 1 + 2 – Bouw C&D
● T-shirt werkpak ● Veiligheidsschoenen ● Werkbroek ● Werkbak (€ 130 – huurkoop - verspreid over hetzij 4 of 3 schooljaren, afhankelijk van start in de opleiding) | € 9 € 26 € 35 € 32,5 of € 43,33 |
Basis groenvoorziening en decoratie opleidingsfase 1 + 2
● T-shirt werkpak ● Warme trui werkpak ● Veiligheidsschoenen ● Werkbroek | € 9 € 35 € 26 € 35 |
Basis horeca opleidingsfase 1 + 2
● Veiligheidsschoenen | € 40 |
Voeding C&D
● Veiligheidsschoenen | € 40 |
Basis metaal opleidingsfase 1 + 2 – Metaal C&D
● Brandwerend werkpak ● Veiligheidsschoenen | € 70 € 20 |
ABO/DUAAL Metaal
● Brandwerend werkpak ● Veiligheidsschoenen ● Werkbak | € 70 € 40 € 30 |
Algemene werkingsmiddelen
● Kopies cursusmateriaal ● Kopies cursusmateriaal leerlingen DUAAL | € 19 € 9,50 |
Digitale werkingsmiddelen(ICT, software, …)
● Verzekering iPad (uitgezonderd leerlingen observatiejaren) ● Verzekering iPad (leerlingen observatiejaren) | € 18,33 € 11 |
Werkingsmiddelen praktijkvakken(Aankoop materialen werkstukken, voedingswaren, … )
Observatiejaren
Afdeling Voeding (observatiejaren) ● Afdeling Bouw (observatiejaren) ● Afdeling Groen & decoratie (observatiejaren) ● Afdeling Metaal (observatiejaren) ● Afdeling Personenzorg (observatiejaren) | € 15 € 10 € 7 € 17 € 7 |
Basis bouw opleidingsfase 1 + 2 – Bouw C&D
BGV Bouw | € 69 |
Basis groenvoorziening en decoratie opleidingsfase 1 + 2
BGV Groenvoorziening en decoratie | € 23 |
Basis horeca opleidingsfase 1 + 2
BGV Voeding ● Huur kledij keuken/schooljaar | € 110 € 19 |
Voeding C&D
BGV Voeding ● Huur kledij keuken/schooljaar | € 210 € 19 |
DUAAL Fastfood/keukenmedewerker
● BGV Voeding ● Huur keukenkledij/per schooljaar | € 70 € 19 |
Basis logistiek en onderhoud opleidingsfase 1 + 2
BGV Personenzorg | € 80 |
Basis metaal opleidingsfase 1 + 2 – Metaal C&D
● BGV Metaal | € 90 |
ABO/DUAAL Metaal
● BGV Metaal | € 45 |
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad beslist om verder deel te nemen aan het project Kempens Woonplatform Zuidoost.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt het voorliggend dossier met betrekking tot de subsidieaanvraag voor het project Kempens Woonplatform Zuidoost goed.
Wim Caeyers Frederik Loy Lisette Heuvelmans Jan Vangheel Cindy Dexters Marc Sannen Lotte Vreys Nele Van Roey Lander Geyzen Greet Van Tiggelen Maria Belmans Hanne Paepen Hilde Valgaeren Koen Van Gompel Jens Timmermans Lieve Heurckmans Liesbet Lommelen Anneleen Dom Sofie Molenberghs Kris Paepen Wendy Soeffers Ward Buyens Ann Smeyers Maarten Van Camp Tomas Sergooris Hans De Groof Chris Xhenseval Emiel Ruts Laurens Moubax Sonja Smaers Paul Vanhoof Servais Verherstraeten Wim Caeyers Frederik Loy Lisette Heuvelmans Jan Vangheel Cindy Dexters Marc Sannen Lotte Vreys Nele Van Roey Lander Geyzen Greet Van Tiggelen Maria Belmans Hanne Paepen Hilde Valgaeren Koen Van Gompel Jens Timmermans Lieve Heurckmans Liesbet Lommelen Anneleen Dom Sofie Molenberghs Kris Paepen Wendy Soeffers Ward Buyens Ann Smeyers Maarten Van Camp Tomas Sergooris Hans De Groof Chris Xhenseval Emiel Ruts Sonja Smaers Paul Vanhoof Servais Verherstraeten Lotte Vreys Maarten Van Camp Wendy Soeffers Marc Sannen Sonja Smaers Chris Xhenseval Jan Vangheel Hanne Paepen Emiel Ruts Hilde Valgaeren Nele Van Roey Lisette Heuvelmans Ward Buyens Frederik Loy Jens Timmermans Maria Belmans Sofie Molenberghs Servais Verherstraeten Kris Paepen Wim Caeyers Hans De Groof Greet Van Tiggelen Lieve Heurckmans Ann Smeyers Anneleen Dom Tomas Sergooris Lander Geyzen Paul Vanhoof Koen Van Gompel Liesbet Lommelen Cindy Dexters aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 6 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad keurt de zaak van de wegen met gratis grondafstand van 3 024 m² goed.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad keurt de zaak van de wegen met gratis grondafstand van 1a 25ca goed.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad keurt de zaak van de wegen met gratis grondafstand van lot 3 goed.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad keurt de zaak van de wegen met gratis grondafstand van lot A goed.
Besluit
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het rooilijnplan van 12 maart 2025, opgemaakt door landmeter Van Eester, goed waarbij een strook grond van 39,6 m² ingelijfd wordt bij het openbaar domein.
Besluit
Enig artikel
De gemeenteraad keurt de zaak van de wegen, waarbij een strook grond van 31m² ingelijfd wordt bij het openbaar domein, goed.
Wim Caeyers Frederik Loy Lisette Heuvelmans Jan Vangheel Cindy Dexters Marc Sannen Lotte Vreys Nele Van Roey Lander Geyzen Greet Van Tiggelen Maria Belmans Hanne Paepen Hilde Valgaeren Koen Van Gompel Jens Timmermans Lieve Heurckmans Liesbet Lommelen Anneleen Dom Sofie Molenberghs Kris Paepen Wendy Soeffers Ward Buyens Ann Smeyers Maarten Van Camp Tomas Sergooris Hans De Groof Chris Xhenseval Emiel Ruts Laurens Moubax Sonja Smaers Paul Vanhoof Servais Verherstraeten Wim Caeyers Frederik Loy Lisette Heuvelmans Jan Vangheel Cindy Dexters Marc Sannen Lotte Vreys Nele Van Roey Lander Geyzen Greet Van Tiggelen Maria Belmans Hanne Paepen Hilde Valgaeren Koen Van Gompel Jens Timmermans Lieve Heurckmans Liesbet Lommelen Anneleen Dom Sofie Molenberghs Kris Paepen Wendy Soeffers Ward Buyens Ann Smeyers Maarten Van Camp Tomas Sergooris Hans De Groof Chris Xhenseval Emiel Ruts Sonja Smaers Paul Vanhoof Servais Verherstraeten Hilde Valgaeren Hans De Groof Maarten Van Camp Lotte Vreys Kris Paepen Emiel Ruts Lieve Heurckmans Maria Belmans Wendy Soeffers Servais Verherstraeten Greet Van Tiggelen Ward Buyens Sofie Molenberghs Anneleen Dom Jens Timmermans Jan Vangheel Nele Van Roey Frederik Loy Lisette Heuvelmans Chris Xhenseval Hanne Paepen Wim Caeyers Sonja Smaers Ann Smeyers Marc Sannen Koen Van Gompel Paul Vanhoof Lander Geyzen Cindy Dexters Liesbet Lommelen Tomas Sergooris aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 6 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
BESLUIT
Artikel 1
Het rooilijnplan, opgesteld door landmeter-expert Thomas Collin van landmeterskantoor J+T Collin, wordt voorlopig vastgesteld.
Artikel 2
Het rooilijnplan, opgesteld door landmeter-expert Thomas Collin van landmeterskantoor J+T Collin, wordt definitief vastgesteld.
Artikel 3
De gemeenteraad keurt het rooilijnplan, opgemaakt door landmeter-expert Thomas Collin van landmeterskantoor J+T Collin, goed. Een deel van de percelen sectie F nrs. 2095 E, 2095 F en 2095 N met een oppervlakte van 255,98 m² (zone NG1) wordt afgebakend voor het vestigen van een eeuwigdurende kosteloze publiekrechtelijke erfdienstbaarheid o.v.v. recht van doorgang gekoppeld aan een beheersoverdracht. De nieuwe rooilijn van de openbare erfdienstbaarheid is gekoppeld aan het verkrijgen van de omgevingsvergunning.
Artikel 4
De akte inzake de vestiging van erfdienstbaarheid van openbaar nut gekoppeld aan de beheersoverdracht wordt opgemaakt conform de belofte inzake een erfdienstbaarheid van openbaar nut zoals in bijlage gegeven.
Alle kosten voor de vestiging van de erfdienstbaarheid van openbaar nut zijn ten laste van de aanvrager/eigenaar. De betreffende notariële akte zal, na de aflevering van een gunstige omgevingsvergunning, ter goedkeuring voorgelegd worden aan de gemeenteraad.
De notariële akte wordt uiterlijk verleden op de datum van het verlijden van de basisakte en/of voor de start der werken.
Wim Caeyers Frederik Loy Lisette Heuvelmans Jan Vangheel Cindy Dexters Marc Sannen Lotte Vreys Nele Van Roey Lander Geyzen Greet Van Tiggelen Maria Belmans Hanne Paepen Hilde Valgaeren Koen Van Gompel Jens Timmermans Lieve Heurckmans Liesbet Lommelen Anneleen Dom Sofie Molenberghs Kris Paepen Wendy Soeffers Ward Buyens Ann Smeyers Maarten Van Camp Tomas Sergooris Hans De Groof Chris Xhenseval Emiel Ruts Laurens Moubax Sonja Smaers Paul Vanhoof Servais Verherstraeten Wim Caeyers Frederik Loy Lisette Heuvelmans Jan Vangheel Cindy Dexters Marc Sannen Lotte Vreys Nele Van Roey Lander Geyzen Greet Van Tiggelen Maria Belmans Hanne Paepen Hilde Valgaeren Koen Van Gompel Jens Timmermans Lieve Heurckmans Liesbet Lommelen Anneleen Dom Sofie Molenberghs Kris Paepen Wendy Soeffers Ward Buyens Ann Smeyers Maarten Van Camp Tomas Sergooris Hans De Groof Chris Xhenseval Emiel Ruts Sonja Smaers Paul Vanhoof Servais Verherstraeten Emiel Ruts Ward Buyens Frederik Loy Maarten Van Camp Wendy Soeffers Jens Timmermans Kris Paepen Lisette Heuvelmans Marc Sannen Anneleen Dom Nele Van Roey Maria Belmans Servais Verherstraeten Sofie Molenberghs Greet Van Tiggelen Chris Xhenseval Jan Vangheel Ann Smeyers Hilde Valgaeren Lotte Vreys Sonja Smaers Hanne Paepen Lieve Heurckmans Wim Caeyers Hans De Groof Liesbet Lommelen Paul Vanhoof Lander Geyzen Tomas Sergooris Koen Van Gompel Cindy Dexters aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 5 Goedgekeurd
Besluit
Artikel 1
De gemeenteraad keurt de zaak van de wegen, waarbij een strook grond van 664 m² ingelijfd wordt bij het openbaar domein, goed.
Artikel 2
Het rooilijnplan, opgesteld door landmeter-expert Stef Neefs van de firma Landmeetbureau Neefs & Roos, wordt voorlopig vastgesteld.
Artikel 3
Gedurende het openbaar onderzoek, dat werd georganiseerd van 4 maart 2025 tot en met 2 april 2025, werd er 1 bezwaarschrift ingediend. Het bezwaarschrift werd in dit besluit samengevat en behandeld onder het item 'Inspraak en advies'.
Artikel 4
Het rooilijnplan, opgesteld door landmeter-expert Stef Neefs van de firma Landmeetbureau Neefs & Roos, wordt definitief vastgesteld.
Artikel 5
De gemeenteraad keurt het rooilijnplan, opgemaakt door landmeetbureau Neefs & Roos, goed. Een deel van de percelen sectie F nrs. 108D en 107L met een oppervlakte van 283 m²(loten E en F) wordt afgebakend voor het vestigen van een eeuwigdurende kosteloze publiekrechtelijke erfdienstbaarheid o.v.v. recht van doorgang gekoppeld aan een beheersoverdracht. De nieuwe rooilijn van de openbare erfdienstbaarheid is gekoppeld aan het verkrijgen van de omgevingsvergunning.
Artikel 6
De akte inzake de vestiging van erfdienstbaarheid van openbaar nut gekoppeld aan de beheersoverdracht wordt opgemaakt conform de belofte inzake een erfdienstbaarheid van openbaar nut zoals in bijlage gegeven.
Alle kosten voor de vestiging van de erfdienstbaarheid van openbaar nut zijn ten laste van de aanvrager/eigenaar. De betreffende notariële akte zal, na de aflevering van een gunstige omgevingsvergunning, ter goedkeuring voorgelegd worden aan de gemeenteraad.
De notariële akte wordt uiterlijk verleden op de datum van het verlijden van de basisakte en/of voor de start der werken.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad is akkoord om het perceel (lot 4A) gelegen in Mol, 5de afdeling, sectie C, nr. 473L2deel, met een totale oppervlakte van 8ca, kosteloos in te lijven in het gemeentelijk openbaar domein. Lot 4 staat aangeduid op het opmetingsplan, opgesteld door landmeter-expert Johan Livens op 28 maart 2025.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt de voorwaarden opgenomen in de ontwerpakte, opgesteld door notaris Jan Van Ermenghem uit Meerhout, goed.
Artikel 3
De gratis grondafstand gebeurt om reden van openbaar nut, ter realisatie van een gedeelte van de rooilijn.
Artikel 4
Aangezien deze overdracht gebeurt voor algemeen nut, zijnde de inlijving in het gemeentelijk openbaar domein, wordt er vrijstelling van registratierechten gevraagd.
Artikel 5
Aan de algemene administratie van de patrimoniumdocumentatie wordt ontslag verleend om bij de overschrijving van deze akte ambtshalve een hypothecaire inschrijving te nemen.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad is akkoord om de percelen (loten 1A en 2A) gelegen in Mol, 4de afdeling, sectie F, nrs. 14N2, 14P2 en 14R2, met een totale oppervlakte van 25ca, kosteloos in te lijven in het gemeentelijk openbaar domein. Loten 1A en 2A staan aangeduid op het afbakeningsplan, opgesteld door landmeter-expert Stef Geukens op 26 november 2024.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt de voorwaarden opgenomen in de ontwerpakte, opgesteld door notaris Hervé De Graef uit Mol, goed.
Artikel 3
De gratis grondafstand gebeurt om reden van openbaar nut, ter realisatie van een gedeelte van de rooilijn.
Artikel 4
Aangezien deze overdracht gebeurt voor algemeen nut, zijnde de inlijving in het gemeentelijk openbaar domein, wordt er vrijstelling van registratierechten gevraagd.
Artikel 5
Aan de algemene administratie van de patrimoniumdocumentatie wordt ontslag verleend om bij de overschrijving van deze akte ambtshalve een hypothecaire inschrijving te nemen.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad is akkoord om de percelen (loten 5 en 6) gelegen in Mol, 5de afdeling, sectie D, nrs. 1169Adeel en 1169Bdeel, met een totale oppervlakte van 2a50ca, kosteloos in te lijven in het gemeentelijk openbaar domein. Loten 5 en 6 staan aangeduid op het opmetingsplan, opgesteld door landmeter-expert Johan Livens op 14 mei 2025.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt de voorwaarden opgenomen in de ontwerpakte, opgesteld door notaris Jan Van Ermenghem uit Meerhout, goed.
Artikel 3
De gratis grondafstand gebeurt om reden van openbaar nut, ter realisatie van een gedeelte van de rooilijn.
Artikel 4
Aangezien deze overdracht gebeurt voor algemeen nut, zijnde de inlijving in het gemeentelijk openbaar domein, wordt er vrijstelling van registratierechten gevraagd.
Artikel 5
Aan de algemene administratie van de patrimoniumdocumentatie wordt ontslag verleend om bij de overschrijving van deze akte ambtshalve een hypothecaire inschrijving te nemen.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad is akkoord om het perceel (lot 1) gelegen in Mol, 3de afdeling, sectie E, nr. 1395Mdeel, met een oppervlakte van 66ca, kosteloos in te lijven in het gemeentelijk openbaar domein. Lot 1 staat aangeduid op het opmetingsplan, opgesteld door landmeter-expert Stef Geukens op 13 december 2024.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt de voorwaarden opgenomen in de ontwerpakte, opgesteld door notaris Hervé De Graef uit Mol, goed.
Artikel 3
De gratis grondafstand gebeurt om reden van openbaar nut, ter realisatie van een gedeelte van de rooilijn.
Artikel 4
Aangezien deze overdracht gebeurt voor algemeen nut, zijnde de inlijving in het gemeentelijk openbaar domein, wordt er vrijstelling van registratierechten gevraagd.
Artikel 5
Aan de algemene administratie van de patrimoniumdocumentatie wordt ontslag verleend om bij de overschrijving van deze akte ambtshalve een hypothecaire inschrijving te nemen.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de verkoop van de pastorie van Achterbos gelegen in Mol, Achterbos 54, percelen gelegen in Mol, 4de afdeling, sectie C, deel van nrs. 265G en 267B, met een oppervlakte van 13a72ca. Afgebeeld als lot 1 op het plan opgemaakt door landmeter-expert Peter Vandebosch op 5 mei 2025.
Artikel 2
De verkoop zal plaatsvinden op het online verkoopsplatform Biddit. De gemeenteraad keurt de verkoopsvoorwaarden, opgestelde door de Molse notarissen, goed.
Artikel 3
De minimale verkoopprijs zal het schattingsbedrag zijn. Het schattingsverslag werd opgesteld op 12 maart 2025 door landmeter-expert Jef Haeverans.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de verlenging van de erfpachtovereenkomst met vzw kinderdagverblijf Molleke voor een periode van 25 jaar. De erfpacht wordt alzo verlengd tot 6 mei 2055. De verlenging van de erfpacht heeft betrekking op het kinderdagverblijf Molleke en aanhorigheden gelegen in Mol, Rivierstraat 11, 4de afdeling, sectie F, nr. 1254b, 17a60ca groot.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt de voorwaarden opgenomen in de voorliggende akte erfpacht-verlenging, opgesteld door notaris Hervé De Graef uit Mol, goed.
Artikel 3
Alle kosten verbonden aan het verlengen van de erfpachtovereenkomst vallen ten laste van de erfpachter, vzw kinderdagverblijf Molleke.
Artikel 4
Aan de administratie van de patrimoniumdocumentatie wordt ontslag verleend om bij de overschrijving van deze akte ambtshalve een hypothecaire inschrijving te nemen.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad gaat akkoord met het afsluiten van een notariële gebruiksovereenkomst, inclusief bouwrecht met KOM, voor het realiseren van een nieuwe BKO in Wezel. Het betreft het onbebouwd gedeelte van het perceel gelegen in Mol, Keiheuvelstraat 7, 1ste afdeling, sectie F, nr. 1150M3.
Het gebruik is gratis en wordt aangegaan tot 31 december 2060.
Artikel 2
De gemeenteraad gaat akkoord met de voorwaarden zoals opgenomen in de notariële gebruiksovereenkomst opgesteld door notaris Hervé De Graef uit Mol.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan volgende 3-partijenovereenkomst:
artikel 1:
De erfpachtgever geeft toestemming aan de erfpachter om de in de voorafgaande verklaring beschreven waarborg(en) te verlenen aan de bank.
De erfpachtgever en de erfpachter verklaren voor Lot 1 af te zien van de ontbindende voorwaarde, voorzien in de erfpachtakte verleden op 11-09-2024, en krachtens dewelke de erfpacht van rechtswege ontbonden wordt.
● bij gezamenlijke verkoop door de erfpachtgever en de erfpachthouder van hun rechten op het goed;
● indien de erfpachthouder zonder toestemming van de erfpachtgever het erfpachtrecht of de opgerichte gebouwen en beplantingen vervreemd, met zakelijke rechten bezwaard, of in hypotheek geeft zonder voorgaand schriftelijk akkoord van de erfpachtgever;
● bij faillissement van de erfpachthouder of bij het onderworpen worden aan een andere insolventieprocedure zoals een gerechtelijke reorganisatie of een collectieve schuldenregeling;
● na een derde en zonder gevolg gelaten (aangetekende) ingebrekestelling indien en voor zover de erfpachthouder geheel of gedeeltelijk verzuimt de bepalingen van deze overeenkomst na te leven;
● indien de erfpachthouder zonder toestemming van de erfpachtgever de voormelde bestemming van het onroerend goed éénzijdig wijzigt.
Deze ontbindende voorwaarden worden voor ongeschreven gehouden.
artikel 2:
De erfpachtgever verbindt zich onherroepelijk tegenover de bank om het erfpachtrecht voor Lot 1 om welke reden en op welke wijze ook, zelfs met het akkoord van de erfpachter, niet vervroegd te beëindigen zonder de bank minstens 60 kalenderdagen vooraf schriftelijk van dit voornemen op de hoogte te stellen, met vermelding van de redenen van de beëindiging.
Als de bank van dit voornemen op de hoogte wordt gesteld, zal zij haar houding schriftelijk aan de erfpachtgever meedelen, uiterlijk 60 kalenderdagen nadat zij de mededeling over het voornemen tot beëindiging heeft ontvangen.
De erfpachter gaat ermee akkoord dat de bank bij ontvangst van zulke mededeling, ongeacht de wijze van tenietgaan van het erfpachtrecht, de kredietopening onmiddellijk geheel of gedeeltelijk kan beëindigen en/of een hypotheek kan laten vestigen op grond van de in haar voordeel verleende volmacht tot hypothekeren, zonder dat dit afbreuk doet aan andere beweegredenen om dit te doen.
De bank heeft het recht de door de erfpachter aan de erfpachtgever verschuldigde bedragen zelf te betalen voor rekening van de erfpachter om de vervroegde beëindiging van de erfpacht te beletten.
Als de bank beslist haar kredietopening te beëindigen en haar hypotheek/hypotheken te realiseren door (in samenwerking met de erfpachtgever) een nieuwe erfpachter te zoeken, dan gaat de erfpachtgever akkoord om, in tegenstelling tot zijn eerder voornemen, het erfpachtrecht niet vervroegd te beëindigen zonder uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van de bank. De door de koper voor het erfpachtrecht en de krachtens dit recht verkregen of opgerichte bouwwerken te betalen bedragen zullen worden aangewend om de door de erfpachter aan de bank verschuldigde sommen te betalen.
artikel 3:
De bank verbindt er zich toe niet tot realisatie van haar hypotheek over te gaan zonder de erfpachtgever hiervan 30 kalenderdagen vooraf in kennis te stellen.
artikel 4:
In alle gevallen waarin het erfpachtrecht vervroegd teniet gaat op welke wijze ook, zal de bank krachtens de principes van zakelijke subrogatie een voorrecht hebben op de bedragen die de erfpachtgever aan de erfpachter moet betalen overeenkomstig de erfpachtovereenkomst of de wet als vergoeding voor de door de erfpachter verkregen of opgerichte bouwwerken. De erfpachtgever zal ter zake geen enkele betaling aan de erfpachter uitvoeren zolang de schulden van de erfpachter bij de bank niet integraal zijn aangezuiverd.
artikel 5:
De erfpachter verklaart van het voorgaande kennis te hebben genomen en er akkoord mee te gaan.
artikel 6:
Voor de uitvoering van deze overeenkomst, in het bijzonder van de onder artikel 2 en 3 vermelde kennisgevingen, kiezen de erfpachter en de erfpachtgever domicilie op hun hoger vermeld adres. Deze domiciliekeuze geldt voor alle briefwisseling en betekeningen, die de bank echter ook mag richten aan het haar laatst bekende adres. De bank kiest domicilie te 3000 Leuven.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst betreffende de occasioneel gezamenlijke overheidsopdracht 'Steenovens' goed. De samenwerkingsovereenkomst wordt integraal gevoegd als bijlage bij dit agendapunt.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het bijgevoegde jaarlijks evaluatieverslag 2024 van de Interlokale Vereniging Onderwijs Balen-Dessel-Mol goed.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt het jaarverslag 2024 interlokale vereniging Baldemore goed.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt het financieel verslag 2024 interlokale vereniging Baldemore goed.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het inhoudelijk en financieel eindverslag goed.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad neemt kennis van de evaluatie van de samenwerkingsovereenkomst van en door de EVA vzw jeugd en sport Mol.
Artikel 2
De gemeenteraad geeft de goedkeuring aan de samenwerkingsovereenkomst tussen het gemeentebestuur en de EVA vzw jeugd en sport Mol:
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN DE GEMEENTE MOL EN EVA-VZW JEUGD EN SPORT MOL TUSSEN:
De gemeente Mol, Molenhoekstraat 2, 2400 Mol, vertegenwoordigd door de gemeenteraad, voor wie optreden S. Hendrix, algemeen directeur en P. Van Rompaey, voorzitter gemeenteraad, handelend in uitvoering van de beslissing van de gemeenteraad de dato 23 december 2019, hierna genoemd de gemeente
De EVA-vzw Jeugd en Sport Mol, Molenhoekstraat 2, 2400 Mol, vertegenwoordigd door B. Van Dijck, afdelingshoofd jeugd en sport en H.. De Groof, voorzitter raad van bestuur, handelend conform artikels 31 van de statuten en krachtens een beslissing van de algemene vergadering de dato 19 november 2019 hierna genoemd de vereniging
is overeengekomen hetgeen volgt:
1. Voorwerp van de overeenkomst
Deze samenwerkingsovereenkomst regelt de verhoudingen tussen de gemeente en de vereniging, de afstemming van het beleid tussen de gemeente en de vereniging, de nadere omschrijving en afbakening van de opdrachten en verantwoordelijkheden van de vereniging ten opzichte van de gemeente, en de engagementen van de gemeente ten opzichte van de vereniging.
Deze samenwerkingsovereenkomst kadert binnen de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur, meer in het bijzonder het artikel 247, en binnen de bepalingen van het decreet houdende het stimuleren en subsidiëren van een lokaal sport en jeugdbeleid.
2. Duur en einde van de overeenkomst
Deze overeenkomst gaat in op 1 januari 2020 en eindigt op 31 december 2025. Als bij het verstrijken van de samenwerkingsovereenkomst geen nieuwe overeenkomst in werking getreden is, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege stilzwijgend verlengd.
De gemeente kan een einde stellen aan deze samenwerkingsovereenkomst, mits betekening van een aangetekend schrijven. Hierbij moet een opzegtermijn van minstens één jaar gerespecteerd worden, zodat contractuele verplichtingen kunnen worden nagekomen. Bovendien is de gemeente gerechtigd
deze samenwerkingsovereenkomst eenzijdig en onmiddellijk te beëindigen, telkens wanneer het algemeen belang dit vereist. Dit zal inzonderheid het geval zijn indien zij grote tekortkomingen of zware overtredingen vaststelt tegen de bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst of indien hoogdringende omstandigheden van algemeen belang dit vereisen. De vastgestelde tekortkomingen zullen per aangetekend schrijven gemeld worden aan de vereniging.
Beide partijen kunnen te allen tijde in onderling overleg de overeenkomst beëindigen.
3. Opdracht van de vereniging
De vereniging is belast met het verwezenlijken van welbepaalde beleidsuitvoerende en beleidsvoorbereidende taken van gemeentelijk belang, met name:
-Het stimuleren van de sportbeoefening voor alle Molse bevolkingsgroepen door het organiseren en coördineren van sportactiviteiten.
-Het nastreven en het tot stand brengen van alles wat beweging, gezondheid, sport en spel en welzijn kan bevorderen en verspreiden door gelegenheden te scheppen om de beoefening ervan mogelijk te maken
-De samenwerking te bevorderen tussen sport en jeugdverenigingen.
-Het ondersteunen van het gemeentebestuur inzake de exploitatie sport en jeugdinfrastructuur en – organisaties.
-Het bijdragen tot de voorbereiding en de concretisering van het integrale strategische meerjarenplan van de gemeente Mol wat de doelstellingen rond sport en jeugd betreft
-Het financieel beheer van de activiteiten die te maken hebben met bovengenoemde opdrachten
-Het uitbaten en het onderhouden van de infrastructuur die haar daarvoor worden aangewezen en ter beschikking gesteld.
De vereniging mag eveneens alle activiteiten ondernemen die dit doel kunnen bevorderen. Zij kan in die zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan besteed wordt aan het doel waarvoor zij werd opgericht.
De vereniging is hiertoe gemachtigd door de gemeente overeenkomstig artikel 245 van het Decreet Lokaal Bestuur .
Voor de beleidsperiode 2020-2025 wordt de vereniging in het bijzonder belast met de realisatie van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties die opgenomen zijn in het strategisch meerjarenplan 2020-2025 van de gemeente Mol.
De vereniging voert de in de statuten en in deze samenwerkingsovereenkomst omschreven opdrachten autonoom en op een kwaliteitsvolle manier uit, en is vrij, binnen het kader van de gemeentelijke beleidsplannen, in de manier waarop ze haar opdracht vervult. Het is de vereniging niet toegelaten haar opdrachten geheel of gedeeltelijk over te dragen aan enige derde die zou handelen in eigen naam en/of voor eigen rekening, behoudens met schriftelijke toestemming van de gemeente.
Deze taakvervulling dient in overeenstemming te zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur en verder met alle toepasselijke regelgeving (het Decreet lokaal bestuur, het decreet Lokaal Sportbeleid wetgeving overheidsopdrachten, …) en met het door de gemeente gevoerde beleid inzake jeugd en sport.
De vereniging mag alle verrichtingen doen, binnen de grenzen van haar statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, welke rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel, of van aard zijn de verwezenlijking ervan te begunstigen.
Alle middelen waarover de vereniging beschikt [jaarlijkse financiële toelage van de gemeente; middelen toegekend door andere overheden en privépersonen; eigen inkomsten; enige andere middelen], worden uitsluitend aangewend voor het bereiken van haar doelstellingen en het vervullen van haar opdracht.
De vereniging is niet bevoegd voor de beleidsbepaling, welke bevoegdheid uitsluitend bij de gemeente rust. Onder beleidsbepaling wordt verstaan het nemen van beslissingen met belangrijke financiële, politieke of organisatorische impact of impact op de beeldvorming van de gemeente of met een impact op de dienstverlening aan de burger, zoals bijvoorbeeld de organisatie van een grootschalig evenement, tariefbepaling, openingsuren, …
4. Financiën
4.1. Reserves van de vereniging
De financiële middelen (zichtrekeningen, spaarrekeningen, beleggingen e.d.) waarover de vereniging beschikte op 1 januari 2019 blijven eigendom van de vereniging. De vereniging zal deze middelen uitsluitend aanwenden voor de verwezenlijking van haar doel. Op het einde van de looptijd van deze samenwerkingsovereenkomst bedraagt het eigen vermogen maximum € 100.000 op de zichtrekening en € 100.000 op de spaarrekening.
4.2. Engagementen van de gemeente
De gemeente engageert zich ertoe de nodige financiële middelen te voorzien opdat de vereniging haar opdracht en doelstellingen, zoals vastgelegd in de statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, optimaal kan realiseren. Daartoe maakt de vereniging jaarlijks een ontwerp van budget op voor het volgende boekjaar met daarin de werkingstoelage. Het ontwerp van budget omvat een inhoudelijk programma betreffende de besteding van de dotatie en de afbouw van de reserves. Het bedrag van de werkingstoelage die de gemeente dient te voorzien wordt onderhandeld tussen de gemeente en de vereniging. Het bedrag dat werd ingeschreven in de meerjarenplanning van de gemeente is de richtlijn voor de opmaak van het budget van de vereniging. De vereniging legt het ontwerp van budget voor aan de algemene vergadering uiterlijk twee maanden voor de start van dat boekjaar. Het besluit van de algemene vergadering over het ontwerp van budget wordt onverwijld overgemaakt aan de gemeente. In de eerste 6 maanden van de nieuwe legislatuur maakt de vereniging op dezelfde wijze een ontwerp van financieel meerjarenplan op voor de volgende beleidsperiode. Voor tijdelijke en bijzondere projecten kan de vereniging een eenmalige toelage vragen voor een bepaald jaar.
De gemeenteraad bepaalt de jaarlijkse werkingstoelage, in de mate van het mogelijke rekening houdende met het voorstel van de algemene vergadering van de vereniging, en voorziet de nodige middelen in het meerjarenplan.
De werkingstoelage wordt vier keer per jaar overgemaakt aan de vereniging via een storting op de zichtrekening van de vereniging die telkens 1/4 van de op het budget goedgekeurde werkingstoelage bedraagt.
4.3. Bevoegdheden van de vereniging
De dagelijkse financiële verrichtingen worden door de vereniging waargenomen.
De vereniging kan alle roerende goederen verwerven die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar doel, mits inachtneming van de ter zake geldende overheidsopdrachtenreglementering. De vereniging kan geen onroerende goederen verwerven.
De vereniging kan, voor zover dit past binnen de uitvoering van haar taken, eigen inkomsten verwerven.
Hieronder valt onder meer:
Innen van toegangsgelden
Innen van huurgelden van de infrastructuur
Innen inkomsten gerante cafetaria sporthal Den Uyt
Sponsoring
Lidgelden
Inschrijvingsgelden van sportactiviteiten en jeugdactiviteiten
Subsidies
Terugvordering van allerlei onkosten
Terugvordering van vergoedingen,(verzekeringen, personeelskosten, …)
…
4.4. Boekhouding
De vereniging voert een boekhouding in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften. De kosten die hieraan verbonden zijn (vb. boekhoudkantoor, boekhoudprogramma) vallen ten laste van de vereniging.
4.5. Tariefzetting verhuur zalen
Uitsluitend het college van burgemeester en schepenen is bevoegd tot wijziging van de tarieven met betrekking tot de verhuur van de zalen, rekening houdend met de wettelijke bepalingen en na advies van de vereniging.
De vereniging kan een voorstel doen aan het college van burgemeester en schepenen tot wijziging van de tarieven. Het gemeentebestuur kan enkel op uitdrukkelijk gemotiveerde wijze afwijken van het voorstel van de vereniging.
4.6. Verantwoordelijkheden van de vereniging
De vereniging maakt jaarlijks haar budget en jaarplan op en bezorgt die aan het gemeentebestuur.
De vereniging streeft ernaar haar budget in evenwicht af te sluiten.
De vereniging draagt alle kosten en uitgaven die een uitvloeisel zijn van haar opdracht zoals
kosten voor de organisatie van activiteiten, aankoop materiaal, vergoedingen begeleiders, verplaatsingsonkosten, verzekeringen, catering, huur infrastructuur, …
De vereniging zal alle mogelijke inspanningen leveren om maximale subsidiëring van hogere overheden en sponsoring te verkrijgen voor de vereniging of de gemeente.
De vereniging maakt jaarlijks een jaarrekening op. De jaarrekening wordt ter goedkeuring aan de algemene vergadering van de vereniging voorgelegd die gehouden wordt binnen zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar.
Indien uit de rekening blijkt dat de vereniging voor het vorige boekjaar een overschot heeft op haar werking, wordt dit overschot uiterlijk op 30 juni van het huidige boekjaar teruggestort aan de gemeente, verminderd met eventuele geleden verliezen van vorige boekjaren. In afwijking van het voorgaande wordt voor het eerste jaar van deze samenwerkingsovereenkomst het eventuele overschot van het boekjaar 2018 opgenomen in de reserves van de vereniging.
Bij (verwachte) tekorten maakt de vereniging een aangepast voorstel van budget voor het volgende jaar, of budgetwijziging van het lopende jaar over aan de gemeente. Hieraan wordt een gemotiveerde nota toegevoegd.
5. Infrastructuur en materialen
5.1. Onroerende goederen
De gemeente geeft aan de vereniging de volgende infrastructuur in gebruik, zonder dat er sprake kan zijn van eigendomsoverdracht, verpachting of verhuring tussen partijen: Rode Kruislaan 20, 2400 Mol:
Sporthal Den Uyt
Café verbonden aan de sporthal Den Uyt
Looppiste + fitnesstoestellen + beachvolleybalvelden
Petanqueterrein
Sportbox
Atletiekpiste
calisthenics parcours
kunstgrasveld Den Uyt
Polyvalente zaal site de Zwaan
jeugdverblijfcentra De Maat en Galbergen die eigendom zijn van de gemeente
sport -en speelterreinen in Mol aangelegd door het bestuur
skateterrein
Grasveld Galbergen
Infrastructuur die door de gemeente Mol toegewezen wordt om de werking van de vereniging mogelijk te maken.
Sportinfrastructuur van Campus Rozenberg, Rozenberg 2, 2400 Mol
Sportinfrastructuur van Campus College St.-Jan Berchmans, Jakob Smitslaan 36, 2400 Mol
Sportinfrastructuur van Campus Sint-Paulus, Kruisven 25, 2400 Mol
Sportinfrastructuur van Gemeentelijke basisschool Rauw, Gemeenteheistraat 1, 2400 Mol
Sportinfrastructuur van Vrije basisschool De Toren, Achterbos 27, 2400 Mol
Sportinfrastructuur van Vrije basisschool Millekemol, St.-Odradastraat 40, 2400 Mol
Sportinfrastructuur Campus Het Spoor, Chrysantenlaan 10, 2400 Mol
Sportinfrastructuur Campus St Lutgardus, Gasstraat 9, 2400 Mol
Het grasveld op de site Galbergen, Don Boscostraat, 2400 Mol
5.2. Onderhoud onroerende goederen en energiekosten
De gemeente staat in voor het eigenaarsonderhoud van de infrastructuur.
Dit omvat onder meer:
Onderhoud elektrische installaties en keuringen
Onderhoud verwarmingssystemen
Onderhoud van de brandmeldingscentrale, de brandhaspels, de ontsmetting van douche, de meet- en regelapparatuur, de alarminstallaties.
Energiekosten
Onderhoudskosten, schoonmaakmateriaal, dienstverlening inzake schoonmaak van de administratieve ruimtes. Ook bij renovatie en uitbreiding van de gebouwen zal de gemeente instaan voor het onderhoud hiervan.
5.3. Aansprakelijkheid voor schade door instorting veroorzaakt, cfr. art. 1386 BW
De gemeente verklaart ter volledige ontlasting van de vereniging de aansprakelijkheid op zich te nemen, voortvloeiend uit art. 1386 van het Burgerlijk Wetboek, met betrekking tot de in gebruik gegeven infrastructuur.
5.4. Roerende goederen
Indien er nieuwe roerende goederen(roerende goederen die onroerend worden door bestemming uitgezonderd) moeten aangekocht worden voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de vereniging, worden deze aangekocht door de vereniging en blijven zij eigendom van de vereniging. De vereniging voorziet hiertoe de nodige budgetten in haar ontwerp van begroting.
Roerende goederen die onroerend worden door bestemming, worden aangekocht door de eigenaar van het gebouw. Een lijst met roerende goederen in eigendom van de vereniging is steeds raadpleegbaar.
5.5. Bevoegdheid tot zaalverhuur
De vereniging kan de door de gemeente in gebruik gegeven infrastructuur ter beschikking stellen aan derden voor zover dit past binnen de opdracht en de doelstellingen van de vereniging. Tussen de vereniging en de derde wordt voor langdurige verhuur steeds een gebruiksovereenkomst opgesteld volgens de algemene voorwaarden die worden vastgesteld door de gemeenteraad op voorstel van de vereniging. Occasionele infrastructuurverhuur gebeurt via registratie in het reservatiesysteem.
5.6. Bevoegdheid tot vastleggen openingsuren/dienstverlening aan de burger
Het college van burgemeester en schepenen beslist over de eventuele wijzigingen inzake openingsuren en dienstverlening aan de burger. De vereniging doet hiertoe een voorstel. Het college van burgemeester en schepenen kan enkel op uitdrukkelijk gemotiveerde wijze afwijken van het voorstel van de vereniging.
5.7. Privileges van de gemeente
De gemeente kan kosteloos gebruik maken van infrastructuur volgens de algemene voorwaarden van de vereniging en mits naleving van volgende principes:
Het gebruik wordt in onderling overleg met de vereniging vastgelegd
Het gebruik mag de gewone werking van de vereniging niet in het gedrang brengen
Het gebruik mag geen afbreuk doen aan reeds bestaande reservaties
Kosten inherent aan de georganiseerde activiteit vallen ten laste van gemeente
Het gemeentepersoneel beschikt, op vertoon van een geldige vrijetijdspas, over volgende voordelen:
Gratis gebruik van de sporthal Den Uyt voor individueel gebruik
5.8. Verantwoordelijkheden van de vereniging
De vereniging dient alle goederen van de gemeente en van haarzelf zorgvuldig te beheren op de wijze van een voorzichtig en redelijk persoon.
De vereniging mag de infrastructuur uitsluitend voorbehouden voor activiteiten die betrekking hebben op de opdracht en de doelstellingen van de vereniging in de meest ruime zin van het woord.
De vereniging mag geen wijzigingen aanbrengen aan de in gebruik gegeven infrastructuur zonder instemming van de gemeente. De met toestemming aangebrachte wijzigingen blijven eigendom van de gemeente zonder recht op vergoeding.
5.9. Uitbating cafetaria
De uitbating van de cafetaria van Sporthal den Uyt zal uitgevoerd worden door de concessienemer. De concessieovereenkomst wordt afgesloten tussen de uitbater als concessienemer en de vereniging als concessiegever.
6. Oprichting of deelname aan andere rechtspersonen
De vereniging kan beslissen tot het oprichten van, het deelnemen in of het zich laten vertegenwoordigen in andere rechtspersonen, voor zover dat in overeenstemming is met haar maatschappelijk doel en voor zover de gemeenteraad hiermee voorafgaandelijk heeft ingestemd.
7. Personeel
De gemeente is, behoudens de personeelsleden van de vereniging, de juridische werkgever en de aanstellende overheid van de personeelsleden. De rechtspositieregeling en het arbeidsreglement van de gemeente is integraal van toepassing. Dit houdt onder meer in dat de arbeidsvoorwaarden, arbeidstijd en het loon worden toegepast zoals opgenomen staat in de rechtspositieregeling. De vereniging werft geen medewerkers aan, behoudens:
aanwerving van jobstudenten volgens dezelfde aanwervingsprocedure als deze die wordt gehanteerd door de gemeente
-vrijwilligers met onkostenvergoeding
-verenigingswerker ( tijdelijke contracten )
- flexijobbers
- arbeiders of bedienden ( tijdelijke contracten )
De vereniging kan geen eigen personeel voor onbepaalde duur aanwerven.
Het personeel van de gemeentelijke afdeling Jeugd en Sport wordt ter beschikking gesteld aan de EVA vzw Jeugd en Sport voor de uitvoering van het doel van de EVA vzw Jeugd en Sport.
8. Communicatie en promotie
Omwille van de nood aan een eigen profiel beschikt de vereniging voor haar website, programmabrochure, affiches, … over een eigen herkenbare huisstijl en logo.
De vereniging ontwikkelt geen initiatieven om zich als afzonderlijke organisatie of structuur te profileren buiten de gemeentelijke context. Uit de communicatie van de vereniging moet blijken dat zij deel uitmaakt van het gemeentebestuur.
De gemeentelijke communicatiekanalen (vb. website, elektronische informatieborden, informatieblad, …) staan via de communicatiecel open voor de vereniging. Binnen deze kanalen wordt de vereniging behandeld op dezelfde manier als een gemeentelijke dienst en geniet de vereniging van dezelfde mogelijkheden.
De kosten van het gebruik van de algemene communicatiekanalen vallen ten laste van de gemeente. Specifieke kosten buiten de reguliere communicatiekanalen die louter ten behoeve van de vereniging
worden gemaakt (vb. drukkosten brochures, affiches, advertenties, …) vallen ten laste van de vereniging.
9. Overige ondersteuning en samenwerking
De vereniging kan kosteloos gebruik maken van volgende ondersteunende dienstverlening door de gemeente, volgens de regels die ook voor gemeentediensten gelden:
ICT: software en -hardware, installatie- en onderhoudskosten, …
Telefonie: infrastructuur, telefoonkosten, …
Kopies, drukwerk, post: kopiemachines, regulier drukwerk en frankeerkosten. Courante briefwisseling wordt gefrankeerd door de gemeente. Grote mailings vallen ten laste van de vereniging. Drukwerk van brochures, promotionele activiteiten van de vereniging vallen ten laste van de vereniging.
Advies: begeleiding bij grotere aanbestedingsdossiers, advies patrimoniumbeheer, juridisch advies, communicatie, advies bij aanvraag vergunningen, …
De vereniging draagt zelf de kosten voor lidmaatschap van diverse verenigingen. De vereniging geeft geen nominatieve subsidies.
10. Verzekeringen
10.1. Brandverzekering
De gemeente staat in voor de brandverzekering van de gebouwen, die eigendom zijn van de gemeente of door haar gehuurd worden.
Ten opzichte van de vereniging als gebruiker of huurder van een gemeentegebouw en ten opzichte van derden-gebruikers geldt de clausule van afstand van verhaal.
Eventuele brandverzekering voor roerende goederen kan worden afgesloten door de vereniging.
10.2. Burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand
De vereniging dient haar burgerlijke aansprakelijkheid zodanig te verzekeren dat zij geniet van voldoende dekking voor elk schadegeval dat zich kan voordoen in het kader van haar werking. Tevens dient de rechtsbijstand te worden verzekerd.
De BA-verzekering voor de vrijwilligers dient in principe vervat te zijn in de algemene BA-verzekering van de vereniging. Zo niet, moet daartoe een afzonderlijke verzekering worden afgesloten.
10.3. Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
De gemeente sluit de verplichte verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing af.
10.4. Arbeidsongevallen personeel
De werkgever sluit de arbeidsongevallenverzekering af voor het personeel dat hij tewerkstelt.
10.5. Lichamelijke ongevallen (losse) medewerkers, vrijwilligers
De vereniging dient de lichamelijke ongevallen van losse medewerkers en vrijwilligers te verzekeren.
10.6. Bestuurdersaansprakelijkheid
De vereniging dient de aansprakelijkheid van haar bestuurders te verzekeren.
10.7. Andere verzekeringen
De vereniging kan, indien zij dat wenselijk acht, nog bijkomende verzekeringen afsluiten.
11. Overheidsopdrachten
De vereniging is als extern verzelfstandigde entiteit van de gemeente onderworpen aan de overheidsopdrachtenreglementering.
De vereniging is belast met de uitvoering van welbepaalde taken van gemeentelijk belang, en vormt in die zin een verlengstuk van de gemeente (‘in house’-relatie). De overheidsopdrachtenreglementering speelt derhalve niet wanneer de gemeente een beroep doet op de vereniging in het kader van de uitvoering van gemeentelijke beleidstaken.
Voor leveringen, werken of diensten die een bedrag vertegenwoordigen van meer dan 30 000 euro excl. btw zal de vereniging steeds een overheidsopdrachtenprocedure voeren die begeleid wordt door de dienst aankoop & aanbestedingen van de gemeente.
12. Rapportering, controle en evaluatie
12.1. Legislatuur gebonden evaluatie
In het begin van elke nieuwe legislatuur en uiterlijk voor 1 juni van het jaar dat volgt op de gemeenteraadsverkiezingen, maakt de vereniging een evaluatieverslag op. Hierin worden enerzijds de samenwerkingsovereenkomst, en anderzijds de verzelfstandiging grondig geëvalueerd, ter voorlegging aan de gemeenteraad. Desgevallend zullen in onderling overleg tussen de gemeenteraad en de vereniging aanpassingen aan de samenwerkingsovereenkomst worden doorgevoerd, of zal de samenwerkingsovereenkomst een einde nemen.
12.2. Tussentijdse evaluatie op verzoek
Op verzoek van een van de partijen kan steeds een tussentijdse evaluatie gebeuren met mogelijke bijsturing.
12.3. Rapportering in gemeenteraadscommissie
Op verzoek van de gemeente rapporteert de vereniging over haar activiteiten, jaarplan, evaluatieverslag, budget en/of rekening in een gemeenteraadscommissie.
12.4. Rapportering over afwijkingen
De vereniging verbindt zich ertoe om op elk moment buiten de opgelegde rapporteringsdatum en rapporteringsverplichting de gemeente te informeren over dreigende afwijkingen ten opzichte van deze samenwerkingsovereenkomst en het budget.
12.5. Verslaggeving van vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering.
De vereniging bezorgt een goedgekeurd verslag van alle vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering aan de gemeente en dit wordt publiek gemaakt via de gemeentelijke website cfr de door het gemeentebestuur gebruikte werkwijze. Alle verslagen worden bewaard op de zetel van de vereniging en zijn ter inzage beschikbaar.
12.6. Recht op controle door de gemeente
De gemeente zal steeds het recht hebben controle uit te oefenen op de werking van de vereniging, onder meer op alle inkomsten en uitgaven en alle boekhoudkundige bescheiden ter zake. De controle hierop gebeurt door personeelsleden van de gemeente of door externen, daartoe aangeduid door de gemeente. De documenten en verantwoordingsstukken zijn ter inzage van de gemeenteraadsleden.
De vereniging zal op elk ogenblik toegang verlenen tot de verschillende gebouwen en installaties zodanig dat de gemeente zich rekenschap kan geven van de manier waarop de uitbating en
beheer verlopen en van de toestand van de lokalen, de accommodaties, het materieel, het meubilair en de eventuele collecties.
12.7. Directeur van de EVA vzw Jeugd en Sport als scharnierfunctie
Het personeelslid van de gemeente dat hiërarchisch het hoofd is van de afdeling waaronder de uitvoering van de beleidsdoelstellingen van de vereniging valt en tevens directeur van de EVA vzw Jeugd en Sport, zal de rol op zich nemen van contactpersoon tussen de gemeente en de vereniging. Alle communicatie tussen de vereniging en de gemeente verloopt in eerste instantie via hem/haar. Op regelmatige basis vindt een overleg plaats tussen het departementshoofd en de directeur van de vereniging waarin beiden elkaar op de hoogte houden van relevante gebeurtenissen binnen hun organisatie of ontwikkelingen die een invloed kunnen hebben op de werking van de vereniging.
12.8. Organisatiebeheersing
De systemen voor organisatiebeheersing zoals deze bestaan binnen de gemeente, worden integraal binnen de vereniging gehanteerd.
12.9. Externe controle op de financiële toestand
De vereniging (algemene vergadering) benoemt een rekeningcommissaris (bedrijfsrevisor) die jaarlijks haar financiële toestand, haar rekening en balans en de regelmatigheid van haar financiële operaties controleert, er een verslag van opmaakt en ter goedkeuring voorlegt aan de algemene vergadering van de vereniging. De rekeningcommissaris dient te worden benoemd uit de leden van het Instituut der bedrijfsrevisoren. De vereniging draagt de kosten verbonden aan deze controle.
13. Presentiegelden
Noch aan de leden van de algemene vergadering, noch aan de bestuurders wordt een presentiegeld toegekend. Evenmin worden onkostenvergoedingen toegekend.
14. Ontbinding van de vereniging
Bij ontbinding van de vereniging zullen de activa, na aanzuivering van de passiva, worden overgedragen aan de gemeente Mol.
Bij ontbinding van de vereniging komen alle infrastructuur en goederen in volle eigendom toe aan de gemeente.
15. Sancties
Wanneer één van de partijen zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet naleeft, wordt een overleg georganiseerd tussen beide partijen, waarin getracht wordt tot een oplossing te komen.
Bij herhaaldelijke niet-naleving van de bepalingen van deze overeenkomst door de vzw, kan de gemeente, na schriftelijke waarschuwing, zelf de nodige maatregelen nemen om de uitvoering van de overeenkomst te verzekeren. De gemeente heeft in dat geval de mogelijkheid om de werkingstoelage van de vereniging te verminderen en/of geen of minder middelen (materialen, personeel, …) ter beschikking te stellen van de vzw.
Deze beslissing kan tevens het voorwerp uitmaken van een verzoek tot nietigverklaring en/of schorsing, eventueel bij uiterst dringende noodzakelijkheid, bij de Raad van State (afdeling bestuursrechtspraak) Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel.
Het verzoekschrift daartoe moet aan deze instantie ofwel worden verzonden bij een per post aangetekend schrijven, ofwel wordt dit ingediend volgens de elektronische procedure (zie daarvoor de rubriek ‘e-procedure’ op de website van de Raad van State - http://www.raadvst-consetat.be).
Het beroep moet binnen een termijn van 60 dagen na de bekendmaking, betekening of kennisname van deze beslissing worden ingediend. Het verzoek tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid moet ingediend worden binnen de termijn bepaald door de rechtspraak van de Raad van State op straffe van onontvankelijkheid.
Het beroep dient te beantwoorden aan de vormvoorschriften en termijnen van het Besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.
Opgemaakt te Mol, in twee exemplaren, op 7 november 2024.
Iedere partij verklaart een exemplaar van huidige overeenkomst ontvangen te hebben.
Voor de gemeente Mol
Stefan Hendrix Peter Van Rompaey
algemeen directeur voorzitter gemeenteraad
Voor de vereniging
Bart Van Dijck Hans De Groof
directeur voorzitter raad van bestuur
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad neemt kennis van de evaluatie van de samenwerkingsovereenkomst van en door de EVA vzw Kinderdagverblijf Molleke.
Artikel 2
De gemeenteraad geeft de principiële goedkeuring aan de samenwerkingsovereenkomst tussen het gemeentebestuur en EVA vzw Molleke:
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN DE GEMEENTE MOL EN EVA VZW KINDERDAGVERBLIJF MOLLEKE
TUSSEN:
De gemeente Mol, Molenhoekstraat 2, 2400 Mol, vertegenwoordigd door de gemeenteraad, voor wie optreden S. Hendrix, algemeen directeur en P. Van Rompaey, voorzitter gemeenteraad, handelend in uitvoering van een beslissing van de gemeenteraad de dato 23 december 2019, hierna genoemd de gemeente
EN
De EVA-vzw Kinderdagverblijf Molleke, Rivierstraat 11, 2400 Mol, vertegenwoordigd door S. Sterckx, directeur en B. Duchateau, voorzitter raad van bestuur, handelend conform artikel 31 van de statuten en krachtens een beslissing van de algemene vergadering de dato 22 oktober 2019, hierna genoemd de vereniging
is overeengekomen hetgeen volgt:
1 VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
Deze samenwerkingsovereenkomst regelt de verhoudingen tussen de gemeente en de vereniging, de afstemming van het beleid tussen de gemeente en de vereniging, de nadere omschrijving en afbakening van de opdrachten en verantwoordelijkheden van de vereniging ten opzichte van de gemeente, en de engagementen van de gemeente ten opzichte van de vereniging.
Deze samenwerkingsovereenkomst kadert binnen de bepalingen van het decreet lokaal bestuur, meer in het bijzonder het artikel 247.
2 DUUR EN EINDE VAN DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst gaat in op 1 januari 2020 en eindigt op 31 december 2025. Als bij het verstrijken van de samenwerkingsovereenkomst geen nieuwe overeenkomst in werking getreden is, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege verlengd tot een nieuwe samenwerkingsovereenkomst wordt vastgelegd.
De gemeente kan een einde stellen aan deze samenwerkingsovereenkomst, mits betekening van een aangetekend schrijven. Hierbij moet een opzegtermijn van minstens één jaar gerespecteerd worden, zodat contractuele verplichtingen kunnen worden nagekomen. Bovendien is de gemeente gerechtigd deze samenwerkingsovereenkomst eenzijdig en onmiddellijk te beëindigen, telkens wanneer het algemeen belang dit vereist. Dit zal inzonderheid het geval zijn indien zij grote tekortkomingen of zware overtredingen vaststelt tegen de bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst of indien hoogdringende omstandigheden van algemeen belang dit vereisen. De vastgestelde tekortkomingen zullen per aangetekend schrijven gemeld worden aan de vereniging.
Beide partijen kunnen te allen tijde in onderling overleg de overeenkomst beëindigen.
3 OPDRACHT VAN DE VERENIGING
De vereniging wordt belast met de verwezenlijking van welbepaalde beleidsuitvoerende en beleidsvoorbereidende taken van gemeentelijk belang, met name het organiseren, oprichten, coördineren en beheren van elke geschikte vorm van groepsopvang van baby’s en peuters.
De vereniging mag eveneens alle activiteiten ondernemen die dit doel kunnen bevorderen. Zij kan in die zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan besteed wordt aan het doel waarvoor zij werd opgericht.
Voor de beleidsperiode 2020-2025 wordt de vereniging in het bijzonder belast met de realisatie van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties die betrekken hebben op de opvang van baby’s en peuters en die opgenomen zijn in het strategisch meerjarenplan 2020-2025 van het lokaal bestuur.
De vereniging neemt het engagement om een beleidsondersteunende rol op te nemen in bestaande overlegstructuren die relevant zijn voor de werking van de vereniging. De vereniging deelt haar kwaliteit, ervaring en expertise in deze overlegstructuren zoals het lokaal overleg kinderopvang, kernteam kinderwelzijn, denktank inclusieve kinderopvang, stuurgroep huis van het kind…. De vereniging speelt in de mate van het mogelijk in op de beleidsaanbevelingen die volgen uit het lokaal loket kinderopvang.
De vereniging voert de in de statuten en in deze samenwerkingsovereenkomst omschreven opdrachten autonoom en op een kwaliteitsvolle manier uit, en is vrij, binnen het kader van het gemeentelijk meerjarenplan, in de manier waarop ze haar opdracht vervult. Het is de vereniging niet toegelaten haar opdrachten geheel of gedeeltelijk over te dragen aan enige derde die zou handelen in eigen naam en/of voor eigen rekening, behoudens met schriftelijke toestemming van de gemeente.
Deze taakvervulling dient in overeenstemming te zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur en verder met alle toepasselijke regelgeving (decreet lokaal bestuur, het decreet houdende de organisatie van kinderopvang van baby’s en peuters, wetgeving overheidsopdrachten, …) en met het door de gemeente gevoerde beleid inzake kinderopvang.
De vereniging mag alle verrichtingen doen, binnen de grenzen van haar statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, welke rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel, of van aard zijn de verwezenlijking ervan te begunstigen.
Alle middelen waarover de vereniging beschikt [middelen door het gemeentebestuur ter beschikking gesteld; middelen toegekend door andere overheden en privépersonen; eigen inkomsten; enige andere middelen], worden uitsluitend aangewend voor het bereiken van haar doelstellingen en het vervullen van haar opdracht.
De vereniging is niet bevoegd voor de beleidsbepaling, welke bevoegdheid uitsluitend bij de gemeente rust. Onder beleidsbepaling wordt verstaan het nemen van beslissingen met belangrijke financiële, politieke of organisatorische impact of impact op de beeldvorming van de gemeente of met een impact op de dienstverlening aan de burger, zoals bijvoorbeeld de bepaling van de openingsuren.
4 FINANCIËN
4.1 Reserves van de vereniging
De financiële middelen (zichtrekeningen, spaarrekeningen, beleggingen e.d.) waarover de vereniging beschikte op 1 januari 2019 blijven eigendom van de vereniging. De vereniging zal deze middelen uitsluitend aanwenden voor de verwezenlijking van haar doel.
4.2 Engagementsverklaring van de gemeente
De gemeente engageert zich ertoe de nodige financiële middelen te voorzien opdat de vereniging haar opdracht en doelstellingen, zoals vastgelegd in de statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, optimaal kan realiseren. Daartoe maakt de vereniging jaarlijks een ontwerp van budget op voor het volgende boekjaar. Het bedrag van de personeelsdotatie die de gemeente dient te voorzien wordt onderhandeld tussen de gemeente en de vereniging. Het bedrag dat werd ingeschreven in de meerjarenplanning van de gemeente is de richtlijn voor de opmaak van het budget van de vereniging. De vereniging legt uiterlijk twee maanden voor de start van dat boekjaar het ontwerp van budget voor aan de algemene vergadering. Het besluit van de algemene vergadering over het ontwerp van budget wordt onverwijld overgemaakt aan de gemeente. Tijdens de eerste 6 maanden nadat het meerjarenplan van de gemeente is goedgekeurd maakt de vereniging op dezelfde wijze een ontwerp van financieel meerjarenplan op voor de volgende beleidsperiode. Voor tijdelijke en bijzondere projecten kan de vereniging een eenmalige toelage vragen voor een bepaald jaar.
De gemeenteraad bepaalt de jaarlijkse personeelsdotatie, in de mate van het mogelijke rekening houdende met het voorstel van de algemene vergadering van de vereniging, en voorziet de nodige middelen in het meerjarenplan.
De personeelsdotatie wordt in schijven overgemaakt via een storting op de zichtrekening van de vereniging.
4.3 Bevoegdheden van de vereniging
De dagelijkse financiële verrichtingen worden door de vereniging waargenomen.
De vereniging kan alle roerende goederen verwerven die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar doel, mits inachtneming van de ter zake geldende overheidsopdrachtenreglementering. De vereniging kan enkel onroerende goederen verwerven na voorafgaand akkoord van de gemeente.
De vereniging kan, na uitdrukkelijke goedkeuring door de gemeente, leningen aangaan om de uitvoering van haar opdracht te financieren.
De vereniging kan, voor zover dit past binnen de uitvoering van haar taken, eigen inkomsten verwerven.
Hieronder valt onder meer:
Sponsoring
Subsidies
Ouderbijdragen
Terugvordering van allerlei onkosten
…
4.4 Boekhouding
De vereniging voert een boekhouding in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften. De kosten die hieraan verbonden zijn (bijv. boekhoudkantoor) vallen ten laste van de vereniging.
4.5 Tariefzetting
De tariefzetting is gebonden aan wettelijke bepaling die bij wijziging worden medegedeeld aan het college van burgemeester en schepenen.
Indien binnen de wettelijke bepaling er een wijziging aan de tariefzetting kan optreden, is uitsluitend het college van burgemeester en schepenen bevoegd tot wijziging van deze tarieven, na advies van de vereniging.
De vereniging kan een voorstel doen aan het college van burgemeester en schepenen tot wijziging van de tarieven. Het college van burgemeester en schepenen kan enkel op uitdrukkelijk gemotiveerde wijze afwijken van het voorstel van de vereniging.
4.6 Verantwoordelijkheden van de vereniging
De vereniging maakt jaarlijks haar budget en jaarplan op en bezorgt die aan het gemeentebestuur.
De vereniging streeft ernaar haar budget in evenwicht af te sluiten.
De vereniging draagt alle kosten en uitgaven die een uitvloeisel zijn van haar opdracht zoals bijvoorbeeld kosten voor onderzoek en ontwikkeling, voeding, warme maaltijden, (para)medisch verzorgingsmateriaal, vaatwerk, educatief materiaal, speelgoed, wasproducten, textiel, beddengoed, linnengoed, sabam, relatiegeschenken,....
De vereniging zal alle mogelijke inspanningen leveren om maximale subsidiëring van hogere overheden en sponsoring te verkrijgen voor de vereniging of de gemeente.
De vereniging maakt jaarlijks een rekening op. De rekening wordt ter goedkeuring aan de algemene vergadering van de vereniging voorgelegd die gehouden wordt binnen zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar.
Indien uit de rekening blijkt dat de vereniging voor het vorige boekjaar een overschot heeft op haar werking, wordt dit opgenomen in de reserves van de vereniging.
Indien uit de rekening blijkt dat de vereniging voor het vorige boekjaar een overschot heeft op haar personeelsdotatie vanuit de gemeente, wordt dit overschot uiterlijk op 30 juni van het huidige boekjaar teruggestort aan de gemeente.
Bij (verwachte) tekorten maakt de vereniging een aangepast voorstel van budget voor het volgende jaar, of budgetwijziging van het lopende jaar over aan de gemeente. Hieraan wordt een gemotiveerde nota toegevoegd.
5 INFRASTRUCTUUR EN MATERIALEN
5.1 Onroerende goederen
Op 6 mei 2003 werd een erfpacht afgesloten tussen de vereniging en de gemeente. In uitvoering hiervan werd door de vereniging een kinderdagverblijf opgericht op het perceel gelegen te Mol, Rivierstraat 11.
5.2 Onderhoud onroerende goederen
De vereniging staat zelf in voor het eigenaarsonderhoud van de infrastructuur.
De vereniging kan een beroep doen op de gemeentelijke uitvoeringsdiensten voor onderhoud van en technische ondersteuning bij onder meer:
Elektriciteit
Onderhoud elektrische installaties en keuringen
Onderhoud verwarmingssystemen
Loodgieterij
Schrijnwerkerij
Vervangen zand in zandbak (om 2 jaar), tegels proper maken
Buitenonderhoud
gras maaien en onkruid wieden
opkuis met bezemwagen tijdens groot verlof
De vereniging koopt hiervoor desgevallend de benodigde materialen aan en voorziet hiertoe de nodige budgetten.
Het afdelingshoofd van de gemeentelijke uitvoeringsdiensten beoordeelt de aanvragen en is verantwoordelijk voor de planning en de communicatie.
5.3 Roerende goederen
De vereniging is eigenaar van alle roerende goederen die zich bevinden in de gebouwen van de vereniging. De vereniging is eigenaar van het gebouw.
Indien er nieuwe roerende goederen moeten aangekocht worden voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de vereniging, worden deze aangekocht door de vereniging en blijven zij eigendom van de vereniging. De vereniging voorziet hiertoe de nodige budgetten in haar ontwerp van begroting.
Roerende goederen die onroerend worden door bestemming, worden aangekocht door de eigenaar van het gebouw.
5.4 Bevoegdheid tot vastleggen openingsuren/dienstverlening aan de burger
Het college van burgemeester en schepenen beslist over de eventuele wijzigingen inzake openingsuren en dienstverlening aan de burger. De vereniging doet hiertoe een voorstel. De gemeente kan enkel op uitdrukkelijk gemotiveerde wijze afwijken van het voorstel van de vereniging.
5.5 Verantwoordelijkheden van de vereniging
De vereniging dient alle goederen zorgvuldig te beheren op de wijze van een goede huisvader.
De vereniging mag de infrastructuur uitsluitend voorbehouden voor activiteiten die betrekking hebben op de opdracht en de doelstellingen van de vereniging in de meest ruime zin van het woord.
6 OPRICHTING OF DEELNAME AAN ANDERE RECHTSPERSONEN
De vereniging kan beslissen tot het oprichten van, het deelnemen in of het zich laten vertegenwoordigen in andere rechtspersonen, voor zover dat in overeenstemming is met haar maatschappelijk doel en voor zover de gemeenteraad hiermee voorafgaandelijk heeft ingestemd.
7 PERSONEEL
De gemeente verbindt zich ertoe te voorzien in een loondotatie opdat de verenging haar opdracht en doelstellingen, zoals vastgelegd in de statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, optimaal kan realiseren. De loondotatie bedraagt € 87.000, de grootte van deze loondotatie wordt jaarlijks geëvalueerd. De loondotatie wordt afhankelijk van het personeel dat ten laste komt van de vereniging progressief toegepast.
De vereniging staat in voor de arbeidsorganisatie en werft personeel aan in functie van de verwezenlijking van haar opdrachten en doelstellingen. De vereniging benoemt en ontslaat het personeel, bepaalt het personeelskader, statuut en bezoldiging. De functieomschrijving van het personeel wordt door de vereniging vastgelegd. De vereniging staat in voor de loon- en personeelsadministratie van het eigen personeel. Hierbij houdt de vereniging rekening met het eigen arbeidsreglement, regelgeving omtrent arbeidsongevallenverzekering en richtlijnen in kader van interne preventie op het werk.
8 COMMUNICATIE EN PROMOTIE
De vereniging schrijft zich volledig in in het communicatiebeleid van het gemeentebestuur, zoals dit wordt voorbereid, uitgewerkt en uitgevoerd door de gemeentelijke communicatiedienst. Zo neemt een vereniging geen initiatieven om eigen logo’s of een eigen huisstijl te ontwikkelen, zonder de nodige afspraken en voorafgaandelijke expliciete toestemming van de gemeente.
In principe is de ontwikkeling van een eigen logo met een eigen huisstijl niet toegestaan, behalve wanneer dit grondig kan gemotiveerd worden. Dezelfde uitgebreide motivatieplicht geldt op een gelijke manier voor gemeentediensten wanneer deze een eigen logo wensen te ontwikkelen.
Crisiscommunicatie gebeurt steeds in samenspraak met de gemeentelijke communicatiedienst.
De vereniging ontwikkelt geen initiatieven om zich als afzonderlijke organisatie of structuur te profileren buiten de gemeentelijke context.
De gemeentelijke communicatiekanalen (bijv. website, elektronische informatieborden, informatieblad, …) staan via de communicatiedienst open voor de vereniging. Binnen deze kanalen wordt de vereniging behandeld op dezelfde manier als een gemeentelijke dienst en geniet de vereniging van dezelfde mogelijkheden.
De kosten van het gebruik van de algemene communicatiekanalen vallen ten laste van de gemeente. Specifieke kosten buiten de reguliere communicatiekanalen die louter ten behoeve van de vereniging worden gemaakt (bijv. drukkosten brochures, affiches, advertenties, …) vallen ten laste van de vereniging.
9 ICT
De vereniging kan beroep doen op de ondersteuning vanuit de afdeling ICT voor hard- en software voor zover deze conform zijn met de richtlijnen van de gemeentelijke ICT-architectuur. De vereniging verklaart deze richtlijnen te onderschrijven en voorziet de nodige financiële middelen. In de toekomst kunnen de nodige projecten opgestart worden om de bestaande ICT-infrastructuur van de vereniging volledig in lijn te brengen met de gemeentelijke ICT-architectuur.
10 OVERIGE ONDERSTEUNING EN SAMENWERKING
De vereniging kan kosteloos gebruik maken van volgende ondersteunende dienstverlening door de gemeente, volgens de regels die ook voor gemeentediensten gelden:
Kantoorbenodigdheden: papier, enveloppen, archiefdozen, schrijfmateriaal, schriften …
Schoonmaakmateriaal, onderhoudsproducten en papierwaren
Kopies, drukwerk, regulier drukwerk en frankeerkosten. Courante briefwisseling wordt gefrankeerd door de gemeente. Grote mailings vallen ten laste van de vereniging. Drukwerk van brochures, promotionele activiteiten van de vereniging vallen ten laste van de vereniging.
Samenaankoop: bijv. telefonie, printer,…
Advies: begeleiding bij grotere overheidsopdrachten, advies patrimoniumbeheer, juridisch advies, communicatie, advies bij aanvraag vergunningen, ICT advies,…
De vereniging draagt zelf de kosten voor haar afvalverwerking. De vereniging draagt zelf de kosten voor lidmaatschap van diverse verenigingen.
11 VERZEKERINGEN
11.1 Brandverzekering
De vereniging staat in voor de brandverzekering van de gebouwen.
Eventuele brandverzekering voor roerende goederen kan worden afgesloten door de vereniging.
11.2 Burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand
De vereniging dient haar burgerlijke aansprakelijkheid zodanig te verzekeren dat zij geniet van voldoende dekking voor elk schadegeval dat zich kan voordoen in het kader van haar werking. Tevens dient de rechtsbijstand te worden verzekerd.
De BA-verzekering voor de vrijwilligers dient in principe vervat te zijn in de algemene BA-verzekering van de vereniging. Zo niet, moet daartoe een afzonderlijke verzekering worden afgesloten.
11.3 Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
De vereniging sluit de verplichte verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing af.
11.4 Arbeidsongevallen personeel
De werkgever sluit de arbeidsongevallenverzekering af voor het personeel dat hij tewerkstelt.
11.5 Lichamelijke ongevallen (losse) medewerkers, vrijwilligers
De vereniging dient de lichamelijke ongevallen van losse medewerkers en vrijwilligers te verzekeren.
11.6 Bestuurdersaansprakelijkheid
De vereniging dient de aansprakelijkheid van haar bestuurders te verzekeren.
11.7 Andere verzekeringen
De vereniging kan, indien zij dat wenselijk acht, nog bijkomende verzekeringen afsluiten.
12 OVERHEIDSOPDRACHTEN
De vereniging is als extern verzelfstandigde entiteit van de gemeente onderworpen aan de overheidsopdrachtenreglementering.
De vereniging is belast met de uitvoering van welbepaalde taken van gemeentelijk belang, en vormt in die zin een verlengstuk van de gemeente (‘in house’-relatie). De overheidsopdrachtenreglementering speelt derhalve niet wanneer de gemeente een beroep doet op de vereniging in het kader van de uitvoering van gemeentelijke beleidstaken.
Voor leveringen, werken of diensten die een bedrag vertegenwoordigen van meer dan 30 000 euro excl. BTW zal de vereniging steeds een overheidsopdrachtenprocedure voeren die begeleid wordt door de dienst aankoop & aanbestedingen van de gemeente.
13 RAPPORTERING, CONTROLE EN EVALUATIE
13.1 Legislatuurgebonden evaluatie
In het begin van elke nieuwe legislatuur en uiterlijk voor 1 juni van het jaar dat volgt op de gemeenteraadsverkiezingen, maakt de vereniging een evaluatieverslag op. Hierin worden enerzijds de samenwerkingsovereenkomst, en anderzijds de verzelfstandiging grondig geëvalueerd, ter voorlegging aan de gemeenteraad. Naar aanleiding daarvan brengt de vereniging verslag uit bij het beleidscomité Mens en Leven die hieraan voorafgaat.
13.2 Tussentijdse evaluatie op verzoek
Op verzoek van een van de partijen kan steeds een tussentijdse evaluatie gebeuren met mogelijke bijsturing.
13.3 Periodieke rapportering in het kader van beleidsmonitoring
De vereniging rapporteert volgens de richtlijnen die gelden voor de beleidsmonitoring binnen de gemeente. In het bijzonder rapporteert de vereniging over de beleidsdoelstelling, actieplannen en acties in het meerjarenplan waarvan zij met de uitvoering ervan belast is.
13.4 Rapportering in beleidscomité mens en leven
Op verzoek van de gemeente rapporteert de vereniging over haar activiteiten, jaarplan, evaluatieverslag, budget en/of rekening in een gemeenteraadscommissie.
13.5 Rapportering over afwijkingen
De vereniging verbindt zich ertoe om op elk moment buiten de opgelegde rapporteringsdatum en rapporteringsverplichting de gemeente te informeren over dreigende afwijkingen ten opzichte van deze samenwerkingsovereenkomst en het budget.
13.6 Verslaggeving van vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering
De vereniging bezorgt onverwijld een goedgekeurd verslag van alle vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering aan de gemeente. Deze verslagen worden ter kennisgeving op het college van burgemeester en schepenen geagendeerd.
13.7 Recht op controle door de gemeente
De gemeente zal steeds het recht hebben toezicht uit te oefenen op de werking van de vereniging, onder meer op alle inkomsten en uitgaven en alle boekhoudkundige bescheiden ter zake. De controle hierop gebeurt door personeelsleden van de gemeente of door externen, daartoe aangeduid door het college van burgemeester en schepenen. De documenten en verantwoordingsstukken zijn ter inzage van de gemeenteraadsleden.
De vereniging zal op verzoek van het college van burgemeester en schepenen op elk ogenblik toegang verlenen aan de door het college van burgemeester en schepenen aangestelde personen tot de verschillende gebouwen en installaties zodanig dat de gemeente zich rekenschap kan geven van de manier waarop de uitbating en het beheer verlopen en van de toestand van de lokalen, de accommodaties, het materieel, het meubilair en de eventuele collecties.
13.8 Afdelingshoofd onderwijs en kinderopvang als scharnierfunctie
Het personeelslid van de gemeente dat hiërarchisch het hoofd is van de sector waaronder de uitvoering van de beleidsdoelstellingen van de vereniging valt en bij gebreke hieraan een door het college van burgemeester en schepenen aan te duiden personeelslid, zal de rol op zich nemen van contactpersoon tussen de gemeente en de vereniging. Alle communicatie tussen de vereniging en de gemeente verloopt in eerste instantie via hem/haar. Op regelmatige basis vindt een overleg plaats tussen voormelde gemeentelijke contactpersoon en de directeur van de vereniging, desgevallend samen met de voorzitter van de vereniging en de betrokken schepen, waarin ze elkaar op de hoogte houden van relevante gebeurtenissen binnen hun organisatie of ontwikkelingen die een invloed kunnen hebben op de werking van de vereniging.
13.9 Organisatiebeheersing
De systemen voor organisatiebeheersing zoals deze bestaan binnen de gemeente worden integraal binnen de vereniging gehanteerd.
13.10 Externe controle op de financiële toestand
De vereniging (algemene vergadering) benoemt een commissaris die jaarlijks haar financiële toestand, haar rekening en balans en de regelmatigheid van haar financiële operaties controleert, er een verslag van opmaakt en ter goedkeuring voorlegt aan de algemene vergadering van de vereniging. De commissaris dient te worden benoemd uit de leden van het Instituut der bedrijfsrevisoren. De vereniging draagt de kosten verbonden aan deze controle.
14 PRESENTIEGELDEN
Noch aan de leden van de algemene vergadering, noch aan de bestuurders wordt een presentiegeld toegekend. Evenmin worden onkostenvergoedingen toegekend.
15 ONTBINDING VAN DE VERENIGING
Bij ontbinding van de vereniging zullen de activa, na aanzuivering van de passiva, worden overgedragen aan de gemeente Mol.
Bij ontbinding van de vereniging komen alle infrastructuur en goederen die door de gemeente ter beschikking werden gesteld, evenals deze die door de vereniging werden verworven, in volle eigendom toe aan de gemeente.
16 SANCTIES
Wanneer één van de partijen zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet naleeft, wordt een overleg georganiseerd tussen beide partijen, waarin getracht wordt tot een oplossing te komen.
Bij herhaaldelijke niet-naleving van de bepalingen van deze overeenkomst door de vereniging, kan de gemeente, na schriftelijke waarschuwing, zelf de nodige maatregelen nemen om de uitvoering van de overeenkomst te verzekeren. De gemeente heeft in dat geval de mogelijkheid om geen of minder middelen (materialen, personeel, …) ter beschikking te stellen van de vereniging.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad neemt kennis van de evaluatie van de samenwerkingsovereenkomst van en door de EVA vzw Cultuurcentrum Mol.
Artikel 2
De gemeenteraad geeft goedkeuring aan de samenwerkingsovereenkomst tussen het gemeentebestuur en de EVA vzw Cultuurcentrum Mol:
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN DE GEMEENTE MOL EN EVA-VZW CULTUURCENTRUM MOL
TUSSEN:
De gemeente Mol, Molenhoekstraat 2, 2400 Mol, vertegenwoordigd door de gemeenteraad, voor wie optreden S. Hendrix, algemeen directeur en P. Van Rompaey, voorzitter gemeenteraad, handelend in uitvoering van de beslissing van de gemeenteraad de dato 16 september 2024, hierna genoemd de gemeente
EN
EVA-vzw Cultuurcentrum Mol, Molenhoekstraat 2, 2400 Mol, vertegenwoordigd door N. Ceunen en H. Valgaeren, voorzitter bestuursorgaan, handelend conform artikel 31 van de statuten en krachtens een beslissing van het bestuursorgaan de dato 30 september 2024, hierna genoemd de vereniging
is overeengekomen hetgeen volgt:
1. VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
Deze samenwerkingsovereenkomst regelt de verhoudingen tussen de gemeente en de vereniging, de afstemming van het beleid tussen de gemeente en de vereniging, de nadere omschrijving en afbakening van de opdrachten en verantwoordelijkheden van de vereniging ten opzichte van de gemeente, en de engagementen van de gemeente ten opzichte van de vereniging.
Deze samenwerkingsovereenkomst kadert binnen de bepalingen van Decreet Lokaal Cultuurbeleid, meer in het bijzonder artikel 247.
2. DUUR EN EINDE VAN DE OVEREENKOMST
Deze gewijzigde overeenkomst gaat in op 30 september 2024 en eindigt op 31 december 2025. Als bij het verstrijken van de samenwerkingsovereenkomst geen nieuwe overeenkomst in werking getreden is, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege verlengd tot een nieuwe samenwerkingsovereenkomst wordt vastgelegd.
De gemeente kan een einde stellen aan deze samenwerkingsovereenkomst, mits betekening van een aangetekend schrijven. Hierbij moet een opzegtermijn van minstens één jaar gerespecteerd worden, zodat contractuele verplichtingen kunnen worden nagekomen. Bovendien is de gemeente gerechtigd deze samenwerkingsovereenkomst eenzijdig en onmiddellijk te beëindigen, telkens wanneer het algemeen belang dit vereist. Dit zal inzonderheid het geval zijn indien zij grote tekortkomingen of zware overtredingen vaststelt tegen de bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst of indien hoogdringende omstandigheden van algemeen belang dit vereisen. De vastgestelde tekortkomingen zullen per aangetekend schrijven aan de vereniging gemeld worden.
Beide partijen kunnen ten allen tijde in onderling overleg de overeenkomst beëindigen. 2
3. OPDRACHT VAN DE VERENIGING
De vereniging wordt belast met de verwezenlijking van welbepaalde beleidsuitvoerende en beleidsvoorbereidende taken van gemeentelijk belang, met name het organiseren van activiteiten met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding. Ze richt haar aanbod en activiteiten op de gemeente Mol en de bredere regio.
Om deze opdracht uit te voeren, is de vereniging onder meer belast met volgende taken:
- De opmaak en uitvoering van de programmering van Cultuurcentrum Mol en de maatregelen die hiervoor nodig zijn;
- De organisatie van culturele activiteiten en evenementen in de ruimst mogelijke zin;
- De participatie van Cultuurcentrum Mol aan samenwerkingsverbanden met derden;
- Het bijdragen tot de uitvoering van het integrale strategische meerjarenplan van de gemeente Mol wat de doelstellingen rond cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding betreft;
- Het financieel beheer van de activiteiten van Cultuurcentrum Mol die te maken hebben met bovengenoemde opdrachten.
De vereniging mag eveneens alle activiteiten ondernemen die dit doel kunnen bevorderen. Zij kan in die zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan besteed wordt aan het doel waarvoor zij werd opgericht.
De vereniging is hiertoe gemachtigd door de gemeente overeenkomstig artikel 245 van het gemeentedecreet en onder de voorwaarden van het gemeentedecreet.
Voor de beleidsperiode 2020-2025 werd de vzw in het bijzonder belast met de realisatie van volgende beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties die opgenomen zijn in het strategisch meerjarenplan 2020-2025 van de gemeente Mol:
De vereniging voert de in de statuten en in deze samenwerkingsovereenkomst omschreven opdrachten autonoom en op een kwaliteitsvolle manier uit, en is vrij, binnen het kader van de gemeentelijke beleidsplannen, wat betreft de manier waarop ze haar opdracht vervult. Het is de vereniging niet toegelaten haar opdrachten geheel of gedeeltelijk over te dragen aan enige derde die zou handelen in eigen naam en/of voor eigen rekening, behoudens met schriftelijke toestemming van de gemeente.
Deze taakvervulling dient in overeenstemming te zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur en verder met alle toepasselijke regelgeving (het Decreet Lokaal Cultuurbeleid, wetgeving overheidsopdrachten, …) en met het door de gemeente gevoerde beleid inzake cultuur.
De vereniging mag alle verrichtingen doen, binnen de grenzen van haar statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, welke rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel, of van aard zijn de verwezenlijking ervan te begunstigen.
Alle middelen waarover de vereniging beschikt [jaarlijkse financiële toelage van de gemeente, middelen toegekend door andere overheden en privé-personen, eigen inkomsten, enige andere middelen], worden uitsluitend aangewend voor het bereiken van haar doelstellingen en het vervullen van haar opdracht.
De vereniging is niet bevoegd voor beleidsbepaling, welke bevoegdheid uitsluitend bij de gemeente rust. Onder beleidsbepaling wordt verstaan: het nemen van beslissingen met belangrijke financiële, politieke of organisatorische impact of impact op de beeldvorming van de gemeente of met een impact op de dienstverlening aan de burger, zoals bijvoorbeeld de organisatie van een grootschalig evenement, tariefbepaling verhuur zalen, openingsuren,… 3
4. FINANCIËN
4.1. Reserves van de vereniging
De financiële middelen (zichtrekeningen, spaarrekeningen, beleggingen e.d.) waarover de vereniging beschikte op 1 januari 2019 blijven eigendom van de vereniging. De vereniging zal deze middelen uitsluitend aanwenden voor de verwezenlijking van haar doel. Op het einde van de looptijd van deze samenwerkingsovereenkomst bedraagt het eigen vermogen exclusief eventuele investeringstoelagen maximum € 200.000.
4.2. Engagementen van de gemeente
De gemeente engageert zich ertoe de nodige financiële middelen te voorzien opdat de vereniging haar opdracht en doelstellingen, zoals vastgelegd in de statuten en in deze samenwerkingsovereenkomst, optimaal kan realiseren. Daartoe maakt de vereniging jaarlijks een ontwerp van budget op voor het volgende boekjaar. Het ontwerp van budget omvat een inhoudelijk programma betreffende de besteding van de dotatie en de afbouw van de reserves. Het bedrag van de werkingstoelage die de gemeente dient te voorzien, wordt onderhandeld tussen de gemeente en de vereniging. Het bedrag dat werd ingeschreven in de meerjarenplanning van de gemeente is de richtlijn voor de opmaak van het budget van de vereniging. De vereniging legt uiterlijk twee maanden voor de start van dat boekjaar het ontwerp van budget voor aan de algemene vergadering. Het besluit van de algemene vergadering over het ontwerp van budget wordt onverwijld overgemaakt aan de gemeente. Tijdens de eerste 6 maanden van de nieuwe legislatuur maakt de vereniging op dezelfde wijze een ontwerp van financieel meerjarenplan op voor de volgende beleidsperiode. Voor tijdelijke en bijzondere projecten kan de vereniging een eenmalige toelage vragen voor een bepaald jaar.
De gemeenteraad bepaalt de jaarlijkse werkingstoelage, in de mate van het mogelijke rekening houdende met het voorstel van de algemene vergadering van de vereniging, en voorziet de nodige middelen in het jaarlijkse budget en in het meerjarenplan.
De werkingstoelage wordt in schijven overgemaakt via een storting op de zichtrekening van de vereniging.
4.3. Bevoegdheden van de vereniging
De dagelijkse financiële verrichtingen worden door de vereniging waargenomen.
De vereniging kan alle roerende verwerven die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar doel, mits inachtneming van de ter zake geldende overheidsopdrachtenreglementering.
De vereniging kan, voor zover dit past binnen de uitvoering van haar taken, eigen inkomsten verwerven.
Hieronder valt onder meer:
- Innen van toegangsgelden
- Innen van huurgelden
- Sponsoring
- Lidgelden/inschrijvingsgelden
- Subsidies
- Terugvordering van allerlei onkosten
- … 4
4.4. Boekhouding
De vereniging voert een boekhouding in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften. De kosten die hieraan verbonden zijn (vb. boekhoudkantoor, boekhoudprogramma, rekeningcommissaris,…) vallen ten laste van de vereniging.
4.5. Tariefzetting verhuur zalen
Uitsluitend het gemeentebestuur is bevoegd tot wijziging van de tarieven met betrekking tot de verhuur van zalen, rekening houdend met de wettelijke bepalingen en na advies van de vereniging. De vereniging kan een voorstel doen aan het college van burgemeester en schepenen tot wijziging van de tarieven. Het gemeentebestuur kan enkel op uitdrukkelijk gemotiveerde wijze afwijken van het voorstel van de vereniging.
4.6. Verantwoordelijkheden van de vereniging
De vereniging maakt jaarlijks haar budget op en bezorgt dat aan het gemeentebestuur.
De vereniging streeft ernaar haar (exploitatie)budget in evenwicht af te sluiten.
De vereniging draagt alle kosten en uitgaven die een uitvloeisel zijn van haar opdracht zoals bijvoorbeeld wat de programmeringsopdracht betreft: uitkoopsommen, reiskosten artiesten, verblijfskosten artiesten, catering artiesten, auteursrechten, partageregelingen, bedrijfsvoorheffing, productiekosten, publiciteit,...
De vereniging zal alle mogelijke inspanningen leveren om voor de vereniging of de gemeente een maximale subsidiëring van hogere overheden en sponsoring te verkrijgen.
De vereniging maakt jaarlijks een jaarrekening op. De jaarrekening wordt ter goedkeuring aan de algemene vergadering van de vereniging voorgelegd, die gehouden wordt binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar.
Bij het aangaan van de samenwerkingsovereenkomst bleven de reserves van de vereniging zoals blijkt uit de jaarrekening 2018 behouden.
Indien uit de rekening blijkt dat de vereniging een tekort heeft op haar werking, wordt dit tekort aangezuiverd door de vereniging.
Bij een jaarlijks overschot maakt de vereniging dit bedrag, verminderd met eventuele geleden verliezen van vorige boekjaren, over aan het gemeentebestuur.
5. INFRASTRUCTUUR EN MATERIALEN
5.1. Onroerende goederen
De gemeente geeft aan de vereniging de volgende infrastructuur in gebruik, zonder dat er sprake kan zijn van eigendomsoverdracht, verpachting of verhuring tussen partijen:
a. Zaal ’t Getouw, exporuimte, gangen voor expo en foyer, verbonden aan Zaal ’t Getouw, gelegen in de Molenhoekstraat 2, 2400 Mol
b. Vergaderlokalen gelegen in de Molenhoekstraat 2, 2400 Mol
c. Schouwburg Rex, gelegen in de Smallestraat 2, 2400 Mol
Het betreft infrastructuur die door de gemeente Mol toegewezen wordt om de werking van het cultuurcentrum mogelijk te maken. 5
5.2. Onderhoud onroerende goederen
De gemeente staat in voor het eigenaarsonderhoud van de infrastructuur.
Dit omvat onder meer:
- Onderhoud elektrische installaties en keuringen
- Onderhoud installaties theatertechniek en keuringen
- Onderhoud verwarmingssystemen
- Energiekosten
- Onderhoudskosten, schoonmaakmateriaal, dienstverlening inzake schoonmaak
- …
5.3. Aansprakelijkheid voor schade door instorting veroorzaakt, cfr. art. 1386 BW
De gemeente verklaart ter volledige ontlasting van de vereniging de aansprakelijkheid op zich te nemen, voortvloeiend uit art. 1386 van het Burgerlijk Wetboek, met betrekking tot de in gebruik gegeven infrastructuur.
5.4. Roerende goederen
Indien er nieuwe roerende goederen (roerende goederen die onroerend worden door bestemming uitgezonderd) moeten aangekocht worden voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de vereniging, worden deze aangekocht door de vereniging en blijven zij eigendom van de vereniging. De vereniging voorziet hiertoe zelf de nodige middelen in haar ontwerp van budget en/of doet hiervoor beroep op de gemeente bij wijze van een voorstel tot dotatieverhoging. Een lijst met roerende goederen in eigendom van de vereniging is voortdurend raadpleegbaar.
5.5. Bevoegdheid tot zaalverhuur
De vereniging kan de door de gemeente in gebruik gegeven infrastructuur ter beschikking stellen aan derden voor zover dit past binnen de opdracht en de doelstellingen van de vereniging. Tussen de vereniging en de derde wordt een gebruiksovereenkomst opgesteld volgens de algemene voorwaarden die worden vastgesteld door de gemeenteraad op voorstel van de vereniging.
5.6. Bevoegdheid tot vastleggen openingsuren/dienstverlening aan de burger
Het college van burgemeester en schepenen beslist over de eventuele wijzigingen inzake openingsuren en dienstverlening aan de burger. De vereniging doet hiertoe een voorstel. Het college van burgemeester en schepenen kan enkel op uitdrukkelijk gemotiveerde wijze afwijken van het voorstel van de vereniging.
5.7. Privileges van de gemeente
De gemeente kan kosteloos gebruik maken van voornoemde infrastructuur volgens de algemene voorwaarden van de vereniging en mits naleving van volgende principes:
- Het gebruik wordt in onderling overleg met de vereniging vastgelegd;
- Het gebruik mag de gewone werking van de vereniging niet in het gedrang brengen;
- Het gebruik mag geen afbreuk doen aan reeds bestaande reservaties;
- Kosten inherent aan de georganiseerde activiteit vallen ten laste van gemeente.
Het gemeentepersoneel beschikt, op vertoon van een geldige vrijetijdspas, over volgende voordelen:
- Podiumvoorstellingen: vroegboekprijs (minstens 4€), niet cumuleerbaar met andere kortingen of abonnementen
- Film: 1€ korting 6
5.8. Verantwoordelijkheden van de vereniging
De vereniging dient alle goederen van de gemeente en van haarzelf zorgvuldig te beheren op de wijze van een goede huisvader.
De vereniging mag de infrastructuur uitsluitend voorbehouden voor activiteiten die betrekking hebben op de opdracht en de doelstellingen van de vereniging in de meest ruime zin van het woord.
De vereniging mag geen wijzigingen aanbrengen aan de in gebruik gegeven infrastructuur zonder instemming van de gemeente. De met toestemming aangebrachte wijzigingen blijven eigendom van de gemeente zonder recht op vergoeding.
6. OPRICHTING OF DEELNAME AAN ANDERE RECHTSPERSONEN
De vereniging kan beslissen tot het oprichten van, het deelnemen aan of het zich laten vertegenwoordigen in andere rechtspersonen, voor zover dat in overeenstemming is met haar maatschappelijk doel en voor zover de gemeenteraad hiermee voorafgaandelijk heeft ingestemd.
7. PERSONEEL
De gemeente is de juridische werkgever en de aanstellende overheid van de personeelsleden. De rechtspositieregeling en het arbeidsreglement van de gemeente is integraal van toepassing. Dit houdt onder meer in dat de arbeidsvoorwaarden, arbeidstijd en het loon worden toegepast zoals opgenomen is in de rechtspositieregeling.
De vereniging kan geen eigen personeel voor onbepaalde duur aanwerven.
8. COMMUNICATIE EN PROMOTIE
Omwille van de nood aan een eigen profiel binnen de groep van cultuurcentra beschikt de vereniging voor haar website, programmabrochure, affiches, … over een eigen herkenbare huisstijl, website en logo.
De gemeentelijke communicatiekanalen (vb. website, elektronische informatieborden, informatieblad, …) staan via de communicatiecel open voor de vereniging. Binnen deze kanalen wordt de vereniging behandeld op dezelfde manier als een gemeentelijke dienst en geniet de vereniging van dezelfde mogelijkheden.
De kosten van het gebruik van de algemene communicatiekanalen vallen ten laste van de gemeente.
Specifieke kosten buiten de reguliere communicatiekanalen die louter ten behoeve van de vereniging worden gemaakt (vb. drukkosten brochures, affiches, advertenties, …) vallen ten laste van de vereniging.
9. OVERIGE ONDERSTEUNING EN SAMENWERKING
De vereniging kan kosteloos gebruik maken van volgende ondersteunende dienstverlening door de gemeente, volgens de regels die ook voor gemeentediensten gelden:
- ICT: software en –hardware, installatie- en onderhoudskosten, …
- Telefonie: infrastructuur, telefoonkosten, … 7
- Kopies, drukwerk, post, kopiemachines, regulier drukwerk en specifieke frankeerkosten. Courante briefwisseling wordt gefrankeerd door de gemeente. Grote mailings vallen ten laste van de vereniging. Drukwerk van brochures en promotionele activiteiten van de vereniging vallen ten laste van de vereniging.
- Advies: begeleiding bij grotere aanbestedingsdossiers, advies patrimoniumbeheer, juridisch advies, communicatieadvies, advies bij aanvraag vergunningen.
De vereniging draagt zelf de kosten voor het lidmaatschap van diverse verenigingen.
10. VERZEKERINGEN
10.1. Brandverzekering en alle risico-verzekering
De gemeente staat in voor de brandverzekering van de gebouwen, die eigendom zijn van de gemeente of door haar gehuurd worden.
Ten opzichte van de vereniging als gebruiker of huurder van een gemeentegebouw en ten opzichte van derden-gebruikers geldt de clausule van afstand van verhaal.
De brandverzekering of alle risico-verzekering voor roerende goederen wordt afgesloten door de vereniging in de lijn van de richtlijn rond verzekerde waarden van vergelijkbare roerende goederen door de gemeente.
10.2. Burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand
De vereniging dient haar burgerlijke aansprakelijkheid zodanig te verzekeren dat zij geniet van voldoende dekking voor elk schadegeval dat zich kan voordoen in het kader van haar werking. Tevens dient de rechtsbijstand te worden verzekerd.
De BA-verzekering voor de vrijwilligers dient in principe vervat te zijn in de algemene BA-verzekering van de vereniging. Zo niet, moet daartoe een afzonderlijke verzekering worden afgesloten.
10.3. Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
De gemeente sluit de verplichte verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing af.
10.4. Arbeidsongevallen personeel
De gemeente sluit de arbeidsongevallenverzekering af voor het personeel dat zij tewerkstelt.
10.5. Lichamelijke ongevallen (losse) medewerkers, vrijwilligers
De vereniging dient de lichamelijke ongevallen van losse medewerkers en vrijwilligers te verzekeren.
10.6. Bestuurdersaansprakelijkheid
De vereniging dient de aansprakelijkheid van haar bestuurders te verzekeren.
10.7. Andere verzekeringen
De vereniging kan, indien zij dat wenselijk acht, nog bijkomende verzekeringen afsluiten. 8
11. OVERHEIDSOPDRACHTEN
De vereniging is als extern verzelfstandigde entiteit van de gemeente onderworpen aan de overheidsopdrachtenreglementering.
De vereniging is belast met de uitvoering van welbepaalde taken van gemeentelijk belang en vormt in die zin een verlengstuk van de gemeente (‘in house’-relatie). De overheidsopdrachtenreglementering speelt derhalve niet wanneer de gemeente een beroep doet op de vereniging in het kader van de uitvoering van gemeentelijke beleidstaken.
Voor leveringen, werken of diensten die een bedrag vertegenwoordigen van meer dan 30 000 euro excl. BTW zal de vereniging steeds een overheidsopdrachtenprocedure voeren die begeleid wordt door de afdeling financiën van de gemeente.
12. RAPPORTERING, CONTROLE EN EVALUATIE
12.1. Legislatuur gebonden evaluatie
In het begin van elke nieuwe legislatuur en uiterlijk voor 1 juni van het jaar dat volgt op de gemeenteraadsverkiezingen maakt de vereniging een evaluatieverslag op. Hierin worden enerzijds de samenwerkingsovereenkomst, en anderzijds de verzelfstandiging grondig geëvalueerd, ter voorlegging aan de gemeenteraad. Desgevallend zullen in onderling overleg tussen de gemeenteraad en de vereniging aanpassingen aan de samenwerkingsovereenkomst worden doorgevoerd, of zal de samenwerkingsovereenkomst een einde nemen.
12.2. Tussentijdse evaluatie op verzoek
Op verzoek van een van de partijen kan steeds een tussentijdse evaluatie gebeuren met mogelijke bijsturing.
12.3. Rapportering in gemeenteraadscommissie
Op verzoek van de gemeente rapporteert de vereniging over haar activiteiten, evaluatieverslag, budget en/of rekening aan een gemeenteraadscommissie.
12.4. Rapportering over afwijkingen
De vereniging verbindt zich ertoe om op elk moment buiten de opgelegde rapporteringsdatum en rapporteringsverplichting de gemeente te informeren over dreigende afwijkingen ten opzichte van deze samenwerkingsovereenkomst en het budget.
12.5. Verslaggeving van vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering
De vereniging bezorgt een goedgekeurd verslag van alle vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering aan de gemeente en dit wordt publiek gemaakt via de gemeentelijke website cfr. de door het gemeentebestuur gebruikte werkwijze. Alle verslagen worden bewaard op de zetel van de vereniging en zijn ter inzage beschikbaar.
12.6. Recht op controle door de gemeente
De gemeente zal steeds het recht hebben controle uit te oefenen op de werking van de vereniging, onder meer op alle inkomsten en uitgaven en alle boekhoudkundige bescheiden ter zake. De controle hierop gebeurt door personeelsleden van de gemeente of door externen, daartoe aangeduid door de gemeente. De documenten en verantwoordingsstukken zijn ter inzage van de gemeenteraadsleden. 9
De vereniging zal op elk ogenblik toegang verlenen tot de verschillende gebouwen en installaties zodanig dat de gemeente zich rekenschap kan geven van de manier waarop de uitbating en het beheer verlopen en van de toestand van de lokalen, de accommodatie, het materieel en het meubilair.
12.7. Afdelingshoofd cultuur als scharnierfunctie
Het personeelslid van de gemeente dat hiërarchisch het hoofd is van de afdeling waaronder de uitvoering van de beleidsdoelstellingen van de vereniging valt (cultuur), zal de rol op zich nemen van contactpersoon tussen de gemeente en de vereniging. Alle communicatie tussen de vereniging en de gemeente verloopt in eerste instantie via hem/haar. Op regelmatige basis vindt een overleg plaats tussen de sectormanager Mens & leven en de secretaris van de vereniging waarin beiden elkaar op de hoogte houden van relevante gebeurtenissen binnen hun organisatie of ontwikkelingen die een invloed kunnen hebben op de werking van de vereniging.
12.8. Organisatiebeheersing
De systemen voor organisatiebeheersing zoals deze bestaan binnen de gemeente worden integraal binnen de vereniging toegepast.
12.9. Externe controle op de financiële toestand
De vereniging (algemene vergadering) benoemt een rekeningcommissaris (bedrijfsrevisor) die haar financiële toestand, haar rekening en balans en de regelmatigheid van haar financiële operaties controleert, er een verslag van opmaakt en ter goedkeuring voorlegt aan de algemene vergadering van de vereniging. De rekeningcommissaris dient te worden benoemd uit de leden van het Instituut der bedrijfsrevisoren. De vereniging draagt de kosten verbonden aan deze controle.
13. PRESENTIEGELDEN
Noch aan de leden van de algemene vergadering, noch aan de bestuurders wordt een presentiegeld toegekend. Evenmin worden onkostenvergoedingen toegekend.
14. ONTBINDING VAN DE VERENIGING
Bij ontbinding van de vereniging zullen de activa, na aanzuivering van de passiva, worden overgedragen aan de gemeente Mol.
Bij ontbinding van de vereniging komen alle infrastructuur en goederen in volle eigendom toe aan de gemeente.
15. SANCTIES
Wanneer één van de partijen zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet naleeft, wordt een overleg georganiseerd tussen beide partijen, waarin getracht wordt tot een oplossing te komen.
Bij herhaaldelijke niet-naleving van de bepalingen van deze overeenkomst door de vereniging, kan de gemeente, na schriftelijke waarschuwing, zelf de nodige maatregelen nemen om de uitvoering van de overeenkomst te verzekeren. De gemeente heeft in dat geval de mogelijkheid om de werkingstoelage van de vereniging te verminderen en/of geen of minder middelen (materialen, personeel,…) ter beschikking te stellen van de vereniging.
Opgemaakt te Mol, in twee exemplaren, op 16 januari 2024 10
Iedere partij verklaart een exemplaar van huidige overeenkomst ontvangen te hebben.
Voor de gemeente Mol
Stefan Hendrix Peter Van Rompaey
secretaris voorzitter gemeenteraad
Voor de vereniging
Nathalie Ceunen Hilde Valgaeren
directeur voorzitter bestuursorgaan
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad keurt de agenda goed van de algemene vergadering van 24 juni 2025 van de EVA-vzw cultuurcentrum.
Artikel 2
De vertegenwoordiger van het gemeentebestuur wordt gemandateerd om tijdens die algemene vergadering te handelen overeenkomstig die beslissing. indien deze algemene vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien deze algemene vergadering om welke rede dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de gemeentelijke vertegenwoordiger gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met eenzelfde agenda.
Artikel 3
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit besluit en in het bijzonder met het in kennis stellen daarvan aan EVA-vzw cultuurcentrum Mol.
BESLUIT
Artikel 1
Op basis van de bekomen documenten (en de toelichtende nota) worden de agendapunten van de algemene vergadering van Pidpa van 27 juni 2025, zoals overgemaakt per brief van 9 mei en 23 mei 2025, goedgekeurd.
Artikel 2
De gemeentelijke vertegenwoordiger wordt gemandateerd om op de algemene vergadering van Pidpa van 27 juni 2025 conform dit besluit te handelen en te beslissen. Indien deze algemene vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien deze algemene vergadering om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de gemeentelijke vertegenwoordiger gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
Artikel 3
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit besluit en in het bijzonder met het in kennis stellen daarvan aan Pidpa.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het aangepaste huishoudelijke reglement BKO goed:
1.a. Organisator:
Gemeente Mol is de organisator van de buitenschoolse kinderopvang.
Rechtsvorm: Gemeentebestuur Mol
Ondernemingsnummer: 0207503388
Adres: Molenhoekstraat 2, 2400 Mol
Telefoon: 014 27 24 06
E-mail: bkomol@gemeentemol.be
Website: www.gemeentemol.be
1.b. Kinderopvanglocaties en verantwoordelijken:
1.b.i. Verantwoordelijke:
Dienst buitenschoolse kinderopvang is verantwoordelijk voor de gemeentelijke buitenschoolse kinderopvang.
Adres: Jakob Smitslaan 24, 2400 Mol
Telefoon: 014 27 24 06
E-mail: bkomol@gemeentemol.be
Website: www.gemeentemol.be/voor-en-naschoolse-kinderopvang
1.b.ii. Kinderopvanglocaties:
Er is kinderopvang in 10 kinderclubs. De contactgegevens van de kinderclubs kan je vinden in bijlage.
1.b.iii. Openingsuren:
De openingsuren van de kinderopvanglocaties kan je vinden in bijlage.
Elk jaar ten laatste in maart krijg je een bericht via i-Active over de dagen dat de kinderopvang sluit. Een eerste sluitingsdag valt ten vroegste 1 maand nadat je deze mail kreeg.
Je vindt ook een overzicht van sluitingsdagen en vakantie op de website www.gemeentemol.be/sluitingsdagen en in de kinderclubs aan de muur in de inkomhal.
Extra sluitingsdagen worden minstens 1 maand vooraf gemeld via i-Active of opgehangen in de kinderopvang.
1.c. Samenwerking met scholen:
Er is een samenwerkingsverband met alle scholen op het Mols grondgebied met uitzondering van het Europees onderwijs. De contactgegevens van de scholen vind je als bijlage.
1.d. Kind en Gezin:
Gemeente Mol heeft een erkenning van toezicht voor de kinderopvanglocaties en voldoet aan wettelijke voorwaarden.
Naam: Kind en Gezin
Adres: Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel
Telefoon: 078 150 100
E-mail: info@kindengezin.be
Website: http://www.kindengezin.be/contact-en-help/adressen/
Via contactformulier op de website van Kind en Gezin: http://www.kindengezin.be/formulieren/contact.jsp
2.a. De aangeboden kinderopvang:
Buitenschoolse kinderopvang Mol wil alle kinderen opvangen en discrimineert niemand op basis van cultuur, afkomst, nationaliteit, geslacht, geloof of levensovertuiging.
Buitenschoolse kinderopvang Mol organiseert opvang voor schoolgaande kinderen tot einde lagere school, van kinderen die schoollopen, wonen of waarvan de ouders werken in Mol. Kinderen die nog niet schoolgaand zijn, kunnen vanaf 3 jaar gebruik maken van het aanbod. Kinderen kunnen opgevangen worden tot maximum 14 jaar, indien zij nog in het basisonderwijs zitten.
Buitenschoolse kinderopvang Mol vangt ook kinderen op met een extra of specifieke zorgbehoefte binnen een bepaalde haalbaarheid. Indien de nodige aanpassingen, de draagkracht van het team overschrijden of de medische veiligheid van het kind niet gegarandeerd kan worden, kan er overgegaan worden tot niet starten/schorsing of stopzetting van de opvang.
2.a.i. Kwaliteitslabel Kleuteropvang (vanaf januari 2026)
Vanaf september 2026 zal onze buitenschoolse kinderopvang officieel voldoen aan een nieuw kwaliteitslabel kleuteropvang, zoals bepaald binnen het BOA-decreet (zie hier voor het decreet). Dit betekent dat we stappen ondernemen om te voldoen aan de specifieke kwaliteitsnormen en voorwaarden die hiervoor gelden.
In het kader van deze overgang zullen wij experimenten opstarten om onze werking aan te passen aan de vereisten van het kwaliteitslabel kleuteropvang. Ouders worden gedurende deze overgangsperiode via onze gebruikelijke communicatiekanalen op de hoogte gehouden van belangrijke ontwikkelingen en veranderingen binnen onze werking.
2.a.ii. Het pedagogisch beleid:
We vertrekken vanuit een positieve kijk op elk kind. We geloven dat kinderen van nature goed zijn en dat hoe we naar hen kijken, bepalend is voor hoe we met hen omgaan. We hechten veel belang aan verbinding, ontspanning en voorspelbaarheid. Dit betekent dat we kinderen begroeten, oprechte aandacht geven, samen spelen en duidelijke grenzen stellen. We zorgen voor een rustige en duidelijke omgeving, houden rekening met prikkels en overgangen, en bieden kinderen ruimte om op hun eigen manier tot rust te komen. Emoties mogen er zijn, en we reageren met begrip en geduld. Zo creëren we een warme, veilige plek waarin elk kind zich gezien en gerespecteerd voelt.
Met buitenschoolse kinderopvang dragen wij bij aan een kindvriendelijk Mol, waarin kinderen een centrale rol spelen:
● We creëren kwaliteitsvolle groeikansen voor alle kinderen.
● We werken samen met kinderen, ouders en partners.
● We werken proactief, inclusief en flexibel.
● We spelen in op noden en behoeften.
Buitenschoolse kinderopvang Mol werkt vanuit verschillende principes:
● Kinderopvang is vrije tijd
● Spelen doe je samen
● Doeltreffend en doelmatig
● Veilig en gezond
● Respect voor iedereen
● Regels en structuur
● Zorgzame kinderopvang
● Kind- en ouderparticipatie
● We werken met helden in de kinderopvang
Buitenschoolse kinderopvang behoort tot de vrije tijd van de kinderen. Eigen initiatief van kinderen wordt aangemoedigd. Kinderen kunnen zelf kiezen met wie en met wat ze willen spelen. Zelfstandigheid en zelfredzaamheid vinden wij belangrijk voor een pedagogisch verantwoorde kinderopvang. Er wordt gewerkt aan een huiselijke sfeer. Dit betekent dat de kinderclub zo gezellig mogelijk wordt ingericht met knusse hoekjes. Tijdens vakantiedagen en op woensdagnamiddag is er een spelaanbod. We zorgen dat dit gevarieerd is en zich richt naar de verschillende leeftijdsgroepen. Kinderen kunnen er vrij aan deelnemen.
De visie rond afgestemd opvoeden vind je als bijlage.
2.a.iii. Taalbeleid
In de Buitenschoolse Kinderopvang zetten we actief in op de ontwikkeling van de Nederlandse taal, binnen een sfeer van respect voor meertaligheid. We creëren taalrijke momenten via gesprekken, voorleesmomenten en speelse activiteiten. Begeleiders spreken Nederlands met de kinderen en stimuleren hen om dit ook onderling te doen. Tegelijk erkennen we de waarde van de thuistaal en bieden we ruimte aan meertaligheid via meertalige materialen, visuele ondersteuning en ouderbetrokkenheid. Kinderen die extra hulp nodig hebben, krijgen gerichte ondersteuning. Er is een duidelijke afspraak: wanneer kinderen met elkaar een andere taal spreken, schakelen ze over naar het Nederlands zodra er iemand bij komt die die taal niet begrijpt. Dit bevordert inclusie en zorgt dat iedereen zich welkom voelt. Ouders worden actief betrokken en geïnformeerd via duidelijke communicatie en vertaalde informatie. Jaarlijks evalueren we dit taalbeleid, zodat we blijven bouwen aan een inclusieve en taalstimulerende omgeving voor elk kind.
2.a.iv. Algemene afspraken:
De algemeen geldende afspraken vind je als bijlage.
2.a.v. Afspraken over opvolging van leerlingen:
We kijken naar jouw kind: Hoe reageert het op andere kinderen? Hoe speelt jouw kind? Zo volgen we de ontwikkeling en weten we of je kind zich goed voelt. Als we denken dat jouw kind een probleem heeft met ontwikkelen, dan zeggen we dat.
2.a.vi. Het niet nakomen van gemaakte afspraken
Wanneer gemaakte afspraken niet nagekomen worden, word je hier als ouders rechtstreeks over aangesproken. Wanneer er geen gevolg wordt gegeven aan deze meldingen, volgt er een oudergesprek met de betrokken teamcoach en/of pedagogisch coach en/of afdelingshoofd. In de volgende fase ontvangt de ouder een uitnodiging voor een officiële hoorzitting met de bevoegde schepen of burgemeester en afdelingshoofd voor Kinderopvang. Hiervan wordt een PV opgemaakt en kan leiden tot een tijdelijke schorsing.
2.b. Inschrijving en opname:
Wanneer je als ouder gebruik wil maken van de buitenschoolse kinderopvang Mol voor en na de schooluren, op woensdagnamiddag, tijdens snipperdagen en tijdens schoolvakantieperiodes doorloop je een procedure. Deze procedure vind je als bijlage.
2.c. Wanneer breng en haal je jouw kind?:
2.c.i. Ophalen na sluitingstijd:
Kan je je kind niet afhalen voor sluitingstijd? En kan je niemand contacteren om je kind voor jou op te halen? Bel dan de kinderclub waar je kind wordt opgevangen. We zoeken dan samen een oplossing.
Je moet je kind ten laatste 5 minuten voor sluitingstijd afhalen.
Indien je je kind te laat komt halen of te vroeg komt brengen, krijg je een boete, deze boete wordt automatisch omgezet naar een joker. Indien de dienst de ouders niet kan bereiken of de ouders zijn niet in de mogelijkheid om hun kind binnen afzienbare tijd op te halen, kan de politie verwittigd worden.
Bij herhaaldelijk voorkomen wordt een overleg georganiseerd met de verantwoordelijke en kunnen sancties en/of een uitsluiting volgen.
Binnen bepaalde zorgdossiers kunnen volgens gemaakte afspraken afwijkingen opgesteld worden.
2.c.ii. Personen die je kind kunnen afhalen:
Enkel de personen (minimumleeftijd 16 jaar) van wie de naam in het kinddossier in i-Active staat, mogen je kind in de opvang komen halen. Als er toch een andere persoon je kind komt afhalen, geef je vooraf via e-mail of het ouderaccount van i-Active de gegevens van deze persoon door.
Verandert het ouderlijk gezag, het verblijfsrecht of het bezoekrecht? Meld dit zo snel mogelijk aan de verantwoordelijke. De verantwoordelijke past dan het kinddossier aan. Eventueel wordt ook de schriftelijke overeenkomst aangepast.
2.c.iii. Zelfstandig de opvang verlaten of aankomen op de opvang vanaf het vierde leerjaar of de leeftijd van 10 jaar:
Wanneer je kind zelfstandig naar de opvanglocatie komt, bezorg je hiervoor een schriftelijke toestemming aan de verantwoordelijke.
Wanneer je toelaat dat je kind de opvanglocatie zelfstandig verlaat om naar huis te gaan of deel te nemen aan activiteiten buitenshuis, dan bezorg je hiervoor eveneens een schriftelijke toestemming aan de verantwoordelijke.
Ouders dienen een schriftelijke overeenkomst te ondertekenen. De ouders dragen de volledige verantwoordelijkheid, vanaf het moment dat het kind de opvang verlaat.
Je kind is zo verzekerd voor lichamelijke ongevallen op de kortste weg van en naar de opvanglocatie.
Je kan enkel gebruik maken van deze verzekering als je kind de kortste weg volgt, anders komt de verzekering niet tussen voor eventuele vergoedingen.
Onze begeleiding geeft de uren van aankomst en vertrek in via het inschrijfsysteem i-Active. Deze tijdstippen worden aangehouden en er is geen discussie over mogelijk.
2.c.iv. Opvang woensdagnamiddag
2.c.v. Op woensdagnamiddag worden kinderen opgevangen in de centrale kinderclubs. Kinderen worden verplaatst van de school naar de centrale kinderclub en kunnen daar pas vanaf 13 uur worden opgehaald.
2.d. Ziekte of ongeval van een kind:
Is je kind ziek? Dan kan je kind niet in de opvang terecht. Zoek best vooraf een oplossing voor als je kind onverwacht ziek wordt.
Een ziek kind heeft extra zorgen nodig die het niet kan krijgen in de opvang. Een ziek kind kan ook andere kinderen ziek maken.
Komt je kind na een ziekte opnieuw naar de opvang? Dan kan de opvang een doktersattest vragen. Daarin bevestigt de arts dat je kind genezen is.
Meld alle medische problemen van je kind die we niet kunnen zien. Zeker als we extra moeten opletten of er een gevaar kan zijn voor anderen.
Is er een besmettelijke ziekte in de opvang? Dan verwittigt de opvang jou. Om de privacy van de ouders en het kind te beschermen, zijn deze waarschuwingen anoniem.
Wordt je kind tijdens de dag ziek? Dan belt de verantwoordelijke of één van de kinderbegeleiders je op. Samen maken jullie dan afspraken over de zorg van je kind. Soms moet je je kind zo snel mogelijk ophalen. Ben je niet bereikbaar? Dan bellen we één van de personen op die vermeld staan in i-Active of je huisarts.
Deze dag wordt aangerekend als een aanwezigheidsdag voor de uren waarop het kind effectief in de opvang aanwezig was.
In geval van nood bellen we onmiddellijk een arts of de hulpdiensten. We brengen je zo snel mogelijk op de hoogte. Bij een ongeval volgen we dezelfde procedure.
Je betaalt voor alle kosten voor medische hulp die de kinderopvang maakt, behalve bij een ongeval.
2.e. Luizen of overdraagbare aandoeningen:
Het is belangrijk dat de buitenschoolse kinderopvang zo snel mogelijk op de hoogte wordt gebracht als er sprake is van luizen of andere overdraagbare aandoeningen.
Je behandelt je kind zo snel mogelijk volgens de voorgeschreven behandelmethode.
Bij een hardnekkig, terugkerend probleem of indien je kind niet behandeld wordt, kan je kind uitgesloten worden tot het probleem opgelost is.
De luizenprocedure vind je terug als bijlage.
2.f. Medicatie:
Dien medicatie zoveel mogelijk thuis toe. Vraag je arts om medicatie voor te schrijven die je zelf ‘s morgens en ’s avonds kan toedienen. De opvang geeft enkel medicatie als het echt nodig en haalbaar is.
Meld altijd wanneer je kind medicatie krijgt.
Moet de opvang toch medicatie geven? Dat kan enkel op voorschrift van een arts of apotheker. Vraag een voorschrift aan de arts of vraag de apotheker om de verpakking te voorzien van een sticker met de nodige gegevens en geef dit aan de kinderbegeleider. Op deze sticker of voorschrift staat:
● datum van het voorschrift
● naam van de medicatie
● naam van de arts
● naam van de apotheker (als het een attest is van de apotheker)
● naam van het kind
● datum van aflevering en vervaldatum
● dosering en wijze van toediening
● wijze van bewaren
● einddatum en duur van de behandeling
De begeleiders noteren wanneer de medicatie is toegediend en zorgen voor de juiste bewaring.
Indien kinderen koorts of pijn hebben, kan de begeleiding een kinderdosis paracetamol toedienen als u hiervoor toestemming gegeven heeft.
2.g. De veiligheid:
De dienst buitenschoolse kinderopvang zorgt voor een veilige opvang. Met een risicoanalyse schat de kinderopvang risico’s in en tracht deze te voorkomen en weg te werken. De kinderopvang volgt de regels over brandveiligheid, voedselveiligheid, veilige speeltoestellen en speelterreinen, … .
De opvang is voorbereid op gevaar. Een procedure legt de stappen en de manier van communiceren vast in geval van crisis. De crisis wordt zo snel mogelijk aan Kind en Gezin gemeld.
Grensoverschrijdend gedrag wordt niet getolereerd. Hiervoor voeren wij een preventief beleid en wordt een plan van aanpak door alle medewerkers onderschreven.
Aan de opvang geldt een algemeen rookverbod binnen een straal van 10m van alle in- en uitgangen.
2.g.i. Afspraken over verplaatsing:
De verplaatsingen tijdens de opvang gebeuren op een veilige manier en onder gepaste begeleiding.
De afspraken over verplaatsing vind je als bijlage.
2.g.ii. Afspraken rond inschatting veiligheid kinderen:
2.g.iii.
2.g.iv. Als de begeleiding bij het afhalen twijfels heeft over de veiligheid van het kind (dronkenschap, emotionele toestand, …) bekijkt ze samen met de afhaalpersoon of een andere oplossing mogelijk is (andere ouder verwittigen, later tijdstip om het kind af te halen, …). Indien nodig wordt de politie verwittigd.
2.h. Agressiebeleid:
Agressieprotocol:
2.i. Verantwoordelijkheid ouders in- en uitschrijven
Op het moment dat een ouder de opvang binnenkomt om een kind op te halen, wordt het kind uitgeschreven van de opvang. Vanaf dit moment ligt de verantwoordelijkheid bij de ouders en kan de opvang niet langer aansprakelijk worden gesteld.
Een kind dat samen met de ouders de opvang bezoekt (vb. tijdens een wenmoment) blijft onder de verantwoordelijkheid van de ouders.
3.a. Hoeveel betaal je?:
De prijs die je betaalt voor buitenschoolse opvang is gekoppeld aan de verblijfsduur van je kind in de opvanglocatie. Dit bedrag is onderhevig aan mogelijke wijzigingen, bv. aan de index.
Wijzigingen in het prijsbeleid worden 2 maanden vooraf bekend gemaakt aan de ouders via e-mail. Via de software van i-Active moet je deze aanpassing goedkeuren alvorens je verder opvangmomenten kan reserveren.
Ga je niet akkoord? Dan mag je de overeenkomst opzeggen zonder kosten.
Voor de volgende opvangmomenten geldt de volgende regeling:
1° voor opvang vóór en na schooltijd: je betaalt een bedrag per begonnen halfuur.
2° voor opvang op schoolvrije dagen: je betaalt een bedrag afhankelijk van hoe lang je kind in de opvang is (er is een bedrag voor een opvang langer dan zes uur, voor een verblijfsduur van drie tot zes uur en voor een verblijfsduur van minder dan drie uur).
3° voor opvang op woensdagnamiddag: je betaalt per begonnen halfuur of je betaalt een bedrag afhankelijk van hoe lang je kind in de opvang is volgens één van de twee bovenstaande procedures (meest voordelige formule wordt gebruikt).
In deze prijs zijn volgende items inbegrepen:
Sommige dingen zijn niet inbegrepen in de prijs, zoals reservekleren, maaltijden, … . Die breng je zelf mee [zie 3.5.].
Bij de opvang van meerdere kinderen uit hetzelfde gezin voor hetzelfde opvangmoment krijg je 25% gelijktijdigheidskorting. Deze vermindering kan gecombineerd worden met het sociaal tarief.
3.b. Opvolging onbetaalde facturen:
De procedure rond het opvolgen van onbetaalde facturen vind je als bijlage.
3.c. Sociaal tarief:
Aan sommige gezinnen kan een sociaal tarief (door K&G vastgesteld op maximaal 50% van de hierboven beschreven prijs) toegekend worden. In zeer uitzonderlijke gevallen is er gratis opvang mogelijk. Ouders kunnen bij de dienst buitenschoolse kinderopvang vertrouwelijk informeren naar de mogelijkheden voor het bekomen van een sociaal tarief.
De toekenning van het sociaal tarief wordt regelmatig herzien. Je dient elke wijziging te melden aan de verantwoordelijke. Dit kan een wijziging zijn van:
● je financiële situatie
● je gezinssituatie (een veranderd uittreksel uit het bevolkingsregister)
● je sociaal statuut
Het sociaal tarief wordt toegepast vanaf het factuur eerstvolgend op de datum van toekenning. Het sociaal tarief wordt niet met terugwerkende kracht uitgevoerd.
De procedure om een sociaal tarief toe te kennen vind je als bijlage.
3.d. Personeel buitenschoolse kinderopvang lokaal bestuur Mol
Kinderbegeleiders van de buitenschoolse kinderopvang van het lokaal bestuur Mol krijgen een verminderd tarief van -30 % op hun facturen van de buitenschoolse kinderopvang voor opvang van hun eigen kinderen.
3.e. Extra kosten:
Tijdens het schooljaar organiseren sommige scholen ‘toezicht op school’. Inschrijven voor dit toezicht op school gebeurt ook via i-Active. Je betaalt een administratieve bijdrage per boeking voor dit ‘toezicht op school’.
Je krijgt een e-mail bij wijziging van deze bijdrage.
Volgende zaken vragen we dat je als ouder zelf meebrengt naar de opvang (deze zijn niet inbegrepen in de kostprijs).:
● lunchpakket en/of tussendoortje (koek, fruit, …)
● dieetvoeding of andere voeding met een etiket
● reservekledij: boven- en onderkledij
Geef voldoende onderbroekjes, hemdjes en reservekledij mee als je kind leert het potje te gebruiken.
● zonnebescherming (vb. een hoedje, zonnecrème, ...) in de zomer
Zet duidelijk de naam van je kind in alle persoonlijke spullen. Zo vermijd je dat we spullen verliezen of verwisselen.
3.f. Hoe betaal je?:
De procedure tot betaling vind je terug als bijlage.
3.g. Fiscaal attest:
De kosten voor kinderopvang tot 12 jaar zijn fiscaal aftrekbaar. De dienst buitenschoolse kinderopvang geeft je na het verlopen jaar een fiscaal attest. Je ontvangt dat in het tweede trimester van het volgende jaar. Het bedrag op het fiscaal attest kan je fiscaal aftrekken, extra kosten niet. Enkel facturen betaald in het aanslagjaar kunnen opgenomen worden op het fiscaal attest.
Kinderen en hun gezin staan centraal binnen onze buitenschoolse kinderopvang. De ouders zijn de eerste en belangrijkste opvoeders. Als buitenschoolse kinderopvang zijn we een aanvulling op de opvoeding thuis. Hierbij respecteren we de waarden, wensen en verwachtingen van het gezin.
We streven ernaar dat elk kind zijn plaatsje vindt binnen de kinderopvang. We stimuleren inspraak van kinderen en versterken hun zelfredzaamheid. We zijn een toegankelijke dienst, waar we een nauw contact met ouders nastreven. We willen ouders zoveel mogelijk informeren over en betrekken bij onze buitenschoolse kinderopvang.
De DIENST BUITENSCHOOLSE KINDEROPVANG is open en wil met je praten. Daarom geven we info over hoe we werken via:
● infomoment
● huishoudelijk reglement
● website
● inschrijfsoftware i-Active
● …
Met elke ouder maken wij een:
● schriftelijke overeenkomst over de opvang van je kind.
● digitaal kinddossier met alles over de gezondheid en extra zorg van je kind.
Wij informeren je graag over de opvang van je kind, door:
● dagelijkse korte gesprekken bij het brengen en halen.
● de kans om te praten met kinderbegeleiders en verantwoordelijke.
We willen weten of je tevreden bent over onze opvang. Daarom geven we gezinnen de kans om suggesties, ideeën en feedback met ons te delen. Als we jullie verwachtingen, opmerkingen en voorstellen kennen, kunnen wij onze werking verbeteren.
4.a. Ouders mogen altijd binnen:
Tijdens de openingsuren hebben ouders steeds toegang tot alle lokalen waar de kinderen worden opgevangen. Zowel 's morgens als 's avonds breng en haal je je kinderen af in het lokaal van de kinderclub. Je tekent bij ieder opvangmoment de aanwezigheid van je kind af op de aanwezigheidsformulieren. Uitzonderingen hierop moeten gemeld en besproken worden met de leidinggevende of schriftelijk worden doorgegeven aan de begeleiding.
Tijdens de breng- en haalmomenten kan je (schriftelijke of mondelinge) informatie uitwisselen met de begeleiding.
4.b. Je mag een bedenking, opmerking of klacht uiten:
Heb je bedenkingen, opmerkingen of klachten? Bespreek ze met de verantwoordelijke, samen zoeken we naar een oplossing. Je kan dit melden via bkomol@gemeentemol.be of via het nummer 014 27 24 06.
Ben je niet tevreden met de oplossing? Dan kan je een klacht indienen.
Klachtenprocedure:
● De klacht wordt geregistreerd in ons klachtenregister.
● Intern wordt actie ondernomen om de klacht te behandelen.
● Er wordt teruggekoppeld via mail of persoonlijk.
Indien bovenstaande procedure niet voldoet, heeft het gemeentebestuur een centraal klachtenmeldpunt ingericht met bijhorende klachtenprocedure. Deze vind je terug op de website van de gemeente Mol.
Bedoeling van de klachtenprocedure is om onze dienstverlening te verbeteren. Inwoners en gebruikers die in conflict liggen met een bepaalde dienst willen we een kanaal bieden om hun ontevredenheid te uiten. Via bemiddeling gaan we, samen met de betrokken dienst, op zoek naar een oplossing.
Elke klacht wordt discreet en efficiënt geregistreerd, behandeld en beantwoord.
Ben je niet tevreden over hoe we je vraag of klacht behandelden?
Meld het aan het Opgroeipunt van Kind en Gezin:
Per brief naar Opgroeipunt ,Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel.
Telefonisch : 078 170 000
Via meldingsformulier: https://www.opgroeien.be/opgroeipunt#toc-bezorg-ons-je-melding
Ben je niet tevreden over hoe we je klacht over de overeenkomst of over de afrekening behandelen?
Meld het aan de Federale Consumentenombudsdienst:
e-mail: contact@consumentenombudsdienst.be
Ben je niet tevreden over de manier waarop wij je persoonsgegevens bijhouden of verwerken?
Meld het aan de VTC (Vlaamse Toezichtcommissie bevoegd voor het behandelen van klachten. https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie)
Ben je niet tevreden over hoe we je vraag of klacht over de veiligheid of de kwaliteit van de voeding behandelen?
Dan kan je terecht bij het Meldpunt FAVV.
4.c. Respect voor de privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer:
De opvang heeft verschillende persoonsgegevens van je kind en je gezin nodig.
4.c.i. Doel van de verwerking van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de kinderen en de gezinnen worden gebruikt in het kader van de klantenadministratie, de facturatie, het ontwikkelen van het kinderopvangbeleid van de organisator en de naleving van de vergunnings- en subsidievoorwaarden voor kinderopvang.
4.c.ii. Categorieën van verzamelde persoonsgegevens
In het kader van onze werking verzamelen wij verschillende persoonsgegevens: contactgegevens, niet-gevoelige persoonsgegevens, zoals o.a. leeftijd, en gevoelige persoonsgegevens, zoals medische gegevens van kinderen.
4.c.ii.1.
4.c.ii.2. Foto’s, filmpjes, beeldmateriaal
Wij maken foto’s en filmpjes in de kinderopvang. Dit materiaal gebruiken we om informatie te verstrekken over de activiteiten en de werking van de opvang. Het gaat om algemeen beeldmateriaal van groepsactiviteiten én om portretten van jouw kind.
Je hebt het recht om het algemeen beeldmateriaal waarop jouw kind staat te laten verwijderen. Dit kan zonder opgave van reden. Contacteer hiervoor de verantwoordelijke door een mail te sturen naar bkomol@gemeentemol.be.
Voor het maken en gebruiken van portretten van jouw kind vragen wij eenmalig toestemming. Dit doen we aan de hand van een formulier. Je mag dit weigeren. Je kan op elk moment je beslissing herzien. Dit doe je door een mail te sturen naar bkomol@gemeentemol.be waarin je duidelijk vermeldt waarover het gaat.
4.c.iii. Rechtsgrond
We verwerken jouw persoonsgegevens in het kader van het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin en de uitvoeringsbesluiten hiervan. Hierin staat welke gegevens we nodig hebben.
Daarnaast zijn verwerkingen noodzakelijk voor de uitvoering van de schriftelijke overeenkomst, voor de bescherming van vitale belangen van de kinderen of in het algemeen belang.
Voor het verwerken van andere gegevens vragen we je toestemming. Deze toestemming kan je op elk moment intrekken of wijzigen.
4.c.iv. Recht van het gezin
Als ouder heb je recht op informatie en toegang tot deze gegevens. Je kan vragen om de gegevens in te zien en er iets aan te verbeteren, door een mail te sturen naar bkomol@gemeentemol.be .
De meeste gegevens kan je ook aanpassen via je persoonlijke login op i-Active.
Je kan ons ook vragen je een kopie van je persoonsgegevens te bezorgen of je gegevens door te geven aan een nieuwe kinderopvang als je zou veranderen van kinderopvangorganisator.
4.c.v. Bewaarperiode
Je gegevens worden vernietigd als de wettelijke bewaartermijn voorbij is. Gegevens waarvoor geen wettelijke termijn vastligt, worden niet langer bewaard dan nodig.
4.c.vi. Overmaken aan derden
Als het noodzakelijk is worden je persoonsgegevens doorgegeven aan Kind en Gezin, Zorginspectie, de organisator.
De organisator van de kinderopvang waarborgt de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van het gebruik van de gegevens, zowel door de medewerkers van de opvang als door mogelijke onderaannemers (bv. een IT-bedrijf). Deze verwerking gebeurt conform de huidige privacywetgeving.
4.c.vii. Functionaris voor gegevensbescherming
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt onder toezicht van onze functionaris voor gegevensbescherming. De contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming vind je in de bijlage “Schriftelijke overeenkomst”.
Gedeelde communicatie met scholen en welzijnspartners
In belang van het kind kan de buitenschoolse kinderopvang bepaalde informatie doorgeven aan scholen, CLB, OCMW, Huis van het Kind, …. Ouders worden hiervan op de hoogte gebracht.
5.a. 5.1 Verzekeringen:
Dienst buitenschoolse kinderopvang gemeente Mol is verzekerd voor de burgerlijke aansprakelijkheid voor de medewerkers en de kinderen en voor lichamelijke ongevallen van de kinderen op de momenten dat het kind onder het toezicht van de kinderopvang staat.
Aangifte van schade of ongeval moet binnen de 24 uur na het ongeval bij een verantwoordelijke. Hij of zij brengt de verzekeringsmaatschappij op de hoogte. De polissen kan je inkijken bij de verantwoordelijke.
5.b. 5.2 Inlichtingenfiche en het aanwezigheidsregister:
Voor elk opgevangen kind wordt een inlichtingenfiche ingevuld. Dit is belangrijk voor de veiligheid van elk kind. De inhoud van de inlichtingenfiche omvat:
● de identificatiegegevens van het kind en de ouders
● de bereikbaarheidsgegevens van de ouders en de behandelende arts
● de specifieke aandachtspunten over de gezondheid en de manier van omgaan met het kind
● de personen die het kind mogen ophalen
Zorg ervoor dat de inlichtingenfiche over je kind altijd juist is. Geef veranderingen in de gegevens over de gezondheid van je kind, jouw telefoonnummers of de huisarts onmiddellijk door.
Wij vragen je toestemming om deze persoonlijke gegevens te verwerken in het kader van het naleven van de erkenningsvoorwaarden. Wij garanderen een zorgvuldige omgang met de inlichtingenfiche.
De inlichtingenfiche kan alleen en op elk moment geraadpleegd worden door:
● de organisator als het noodzakelijk is
● de verantwoordelijke
● de kinderbegeleider die het kind begeleidt
● de toezichthouders voor controle op de naleving van de erkenningsvoorwaarden (Zorginspectie)
● Kind en Gezin
● jou, voor de gegevens over jezelf en je kind
De organisator voorziet een aanwezigheidsregister. Daarin staat voor elk kind het uur van aankomst en vertrek per dag. Deze registratie gebeurt tot op de minuut nauwkeurig.
Je bevestigt schriftelijk elke aanwezigheid per opvangmoment van je kind.
Ga je niet akkoord met de opgeschreven aanwezigheden, dan kan je dit melden aan de verantwoordelijke.
6.a. Werkwijze bij wijziging van het huishoudelijk reglement:
Elke verandering in je nadeel aan het huishoudelijk reglement melden we schriftelijk minstens 2 maanden vóór de aanpassing. Andere wijzigingen melden we tot een maand op voorhand. Elke verandering in je nadeel moet je als ouder(s) ondertekenen voor ontvangst en kennisname.
Je hebt het recht om 2 maanden na kennisname van een aanpassing in je nadeel, de schriftelijke overeenkomst op te zeggen zonder enige schade- of opzegvergoeding, binnen twee maanden na kennisname van de wijziging.
6.b. Opzegmodaliteiten voor het gezin:
Elke wijziging aan het huishoudelijk reglement in het nadeel van de ouders (vb. wijziging in het prijsbeleid) wordt minstens 2 maanden voor de wijziging ingaat schriftelijk meegedeeld. Je ondertekent deze mededeling voor ontvangst en kennisname. Je hebt het recht om binnen de 2 maanden na kennisname van deze mededeling de schriftelijke overeenkomst op te zeggen zonder schade- of opzegvergoeding.
6.c. Opzegmodaliteiten voor de organisator:
Dienst buitenschoolse kinderopvang gemeente Mol kan deze overeenkomst opzeggen en de opvang stopzetten:
● Als ouders het huishoudelijk reglement en/of andere contractuele bepalingen niet naleven
● wanneer facturen niet (tijdig) betaald worden
● wanneer geen gevolg gegeven wordt aan de mondelinge en schriftelijke verwittigingen van de verantwoordelijke van de opvang
● wanneer de ouders de noodzakelijke documenten niet bezorgen aan de opvang
Als de opvang overweegt om de schriftelijke overeenkomst op te zeggen omwille van bovenstaande redenen, krijg je een schriftelijke verwittiging.
Als de opvang beslist om de schriftelijke overeenkomst op te zeggen, krijg je een aangetekende brief met vermelding van de reden van de opzeg. De opzegtermijn wordt bepaald in het overleg.
Als de organisator de opzegtermijn niet respecteert, zal er een opzegvergoeding ten bedrage van 1 maand opvang worden terugbetaald aan de ouders.
De bepaling inzake opzegtermijn kan niet gerespecteerd worden:
● indien er een beslissing is van Kind en Gezin tot opheffing van de vergunning.
● in geval van overmacht bijvoorbeeld brand, overstroming, … waardoor sluiting onafwendbaar is.
De bepalingen inzake opzegtermijn dient niet gerespecteerd te worden indien de ouder een zware fout heeft begaan en de organisator deze kan aantonen.
6.d. Schorsingsmodaliteiten voor de organisator:
Dienst buitenschoolse kinderopvang gemeente Mol kan de opvang tijdelijk schorsen:
● wanneer de inschrijf- en annuleringsreglementering niet gerespecteerd wordt
● wanneer geen gevolg gegeven wordt aan de mondelinge en schriftelijke verwittigingen van de verantwoordelijke van de opvang
● wanneer bepaalde zorg voor een kind de draagkracht van het begeleidende team overstijgt
● wanneer er sprake is van agressie of geweld
Als de dienst buitenschoolse kinderopvang overweegt om de opvang tijdelijk te schorsen, omwille van bovenstaande redenen, krijg je een schriftelijke verwittiging. In ernstige gevallen kan de teamcoach of het beleidsteam beslissen om over te gaan tot onmiddellijke schorsing, zonder schriftelijke verwittiging.
Als de opvang beslist om de opvang tijdelijk te schorsen, krijg je een aangetekende brief met vermelding van de reden, de duur en het startmoment van de schorsing.
Dit huishoudelijk reglement is opgesteld en goedgekeurd door gemeenteraad op 23 juni 2025 volgens de op dat moment geldende regelgeving en richtlijnen van Kind en Gezin. Alle regels over kinderopvang vind je op www.kindengezin.be.
Heb je vragen of opmerkingen bij dit reglement of bij de werking van buitenschoolse kinderopvang gemeente Mol, praat dan met de verantwoordelijke of maak een afspraak via bkomol@gemeentemol.be.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad heft het gemeenteraadsbesluit van 26 juni 2023 betreffende de capaciteitsbepaling voor SAIGO Sterrenbos op.
Artikel 2
De gemeenteraad legt de maximale capaciteit voor SAIGO Sterrenbos vanaf 1 september 2025 voor onbepaalde duur vast als volgt:
SAIGO Sterrenbos | ||
Type basisaanbod | lager | 130 |
Type 2* | kleuter | 17 |
lager | 18 | |
Totaal school |
| 165 |
BESLUIT
Enig artikel
De in bijlage toegevoegde verwerkersovereenkomsten worden opgesteld en goedgekeurd tussen het gemeentebestuur van Mol als verwerkingsverantwoordelijke en volgende verwerkers:
a. EDU-TECH
b. Jabbla BV
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad stelt de lestijden vanaf instapdatum 22 april 2025 vast op 2 lestijden in het ambt van kleuteronderwijzer aan gbs Mozawiek.
Artikel 2
De gemeenteraad stelt de lestijden vanaf de instapdatum van 2 juni 2025 vast op 5 lestijden in het ambt van kleuteronderwijzer aan gbs Mozawiek.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad stelt de lestijden vanaf de instapdatum van 22 april 2025 vast op 0 lestijden in het ambt van kleuteronderwijzer aan gbs Klim-Op.
Artikel 2
De gemeenteraad stelt de lestijden vanaf de instapdatum van 2 juni 2025 vast op 3 lestijden in het ambt van kleuteronderwijzer aan gbs Klim-Op.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad stelt de lestijden vanaf de instapdatum van 2 juni 2025 vast op 3 lestijden in het ambt van kleuteronderwijzer aan gbs Alles Kids.
BESLUIT
Enig artikel
De gemeenteraad stelt de lestijden vanaf de instapdatum van 2 juni 2025 vast op 6 lestijden in het ambt van kleuteronderwijzer aan gbs De Zandloper.
BESLUIT
Artikel 1
Het bestaande schoolreglement van de gemeentelijke basisscholen Alles Kids en Schooltje van de Hei, De Zandloper, Klim-Op en Mozawiek, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 24 juni 2024, wordt opgeheven bij de inwerkingtreding van dit schoolreglement.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt het hierbij toegevoegde gewijzigde schoolreglement goed voor de gemeentelijke basisscholen.
● Alles Kids, Pastoor Vaesstraat 24 en vestigingsplaats Schooltje van De Hei, Greesstraat 1
● De Zandloper, Gemeenteheistraat 1
● Klim-Op, Ginderbuiten 212
● Mozawiek, Schoolstraat 3
Artikel 3
Het gewijzigde schoolreglement van de gemeentelijke basisscholen treedt in werking op 1 september 2025.
BESLUIT
Artikel 1
Het bestaande schoolreglement van GIBBO Galbergen, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 24 juni 2024, wordt opgeheven bij de inwerkingtreding van dit schoolreglement.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt het hierbij toegevoegde gewijzigde schoolreglement goed voor GIBBO Galbergen.
Artikel 3
Het gewijzigde schoolreglement van GIBBO Galbergen treedt in werking op 1 september 2025.
BESLUIT
Artikel 1
Het bestaande schoolreglement van SAIGO Sterrenbos, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 24 juni 2024, wordt opgeheven bij de inwerkingtreding van dit schoolreglement.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt het hierbij toegevoegde gewijzigde schoolreglement goed voor SAIGO Sterrenbos.
Artikel 3
Het gewijzigde schoolreglement van SAIGO Sterrenbos treedt in werking op 1 september 2025.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad keurt de wijzigingen in het arbeidsreglement en haar bijlagen volgens de tekst toegevoegd als bijlage aan dit besluit goed.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt de toevoeging van bijlage 13 'Richtlijnen voor het personeel van afdeling gebouwen' bij het arbeidsreglement goed volgens de tekst toegevoegd als bijlage aan dit besluit goed.
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad keurt de aanpassingen van de rechtspositieregeling goed volgens de tekst opgenomen in dit besluit.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt de toevoeging van bijlage 5 'De fietspolicy' aan de rechtspositieregeling goed, zoals gevoegd als bijlage aan dit besluit.
Besluit
Artikel 1
Het rooilijnplan, opgesteld door landmeter-expert Peter Vandebosch, wordt voorlopig vastgesteld.
Artikel 2
Het rooilijnplan, opgesteld door landmeter-expert Peter Vandebosch, wordt definitief vastgesteld.
Artikel 3
De gemeenteraad keurt het rooilijnplan, opgemaakt door landmeter-expert Peter Vandebosch, goed. Een deel van het perceel 4e afdeling, sectie F, nr. 80 F2 met een oppervlakte van 283m2 (lot 1) wordt ingelijfd bij het openbaar domein ter realisatie van de rooilijn.
Artikel 4
De grondafstand gebeurt gratis. Alle kosten zijn ten laste van de aanvrager/eigenaar. De betreffende notariële akte zal, na de aflevering van een gunstige omgevingsvergunning, ter goedkeuring voorgelegd worden aan de gemeenteraad.
De notariële akte wordt uiterlijk verleden ten laatste 6 maanden na het bekomen van de omgevingsvergunning.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.